RegiTijd full client - AFAS: Personeelskoppeling – synchroniseren tussen AFAS en RegiCare

RegiTijd full client – AFAS – Personeelskoppeling ten behoeve van het ophalen van personeelsgegevens uit AFAS

In RegiTijd kan een koppeling met AFAS worden ingesteld in overleg met AdSysCo.

Indien deze koppeling is gemaakt kan er via 'RegiTijd - AFAS update' een update worden uitgevoerd van het medewerkersbestand.

Dat gaat als volgt:

• Klik bovenin op menu ‘Bestand’
• Klik op ‘Instellingen’
• Klik op tabblad ‘Instellingen ‘I’
• Druk op de knop ‘AFAS update’

-              Klik in scherm ‘RegiTijd’ op ‘OK’:

Het volgende scherm verschijnt:

• Klik op de knop ‘Synchroniseren’. De gegevens worden nu opgehaald uit AFAS.

Indien alle gegevens van AFAS overeenkomen met die in RegiTijd, dan staat op tabblad ‘Algemeen’ bij alle synchronisatiestappen in kolom ‘Status’ een groen vierkantje:

Meteen wordt het scherm ‘Medewerkers’ geopend en wordt automatisch het verlof voor alle medewerkers doorgerekend.

Sluit het scherm ‘Medewerkers’ nadat het verlof voor alle medewerkers is doorgerekend.

Indien niet alle gegevens van AFAS overeenkomen met die in RegiTijd, staat op tabblad ‘Algemeen’ bij de betreffende synchronisatiestap(pen) in kolom ‘Status’ een rood vierkantje. Er is dan een vervolghandeling nodig. Het tabblad waar de actie moet plaatsvinden opent automatisch.

• Klik op het tabblad waar de actie moet plaatsvinden tweemaal in de titel van de kolom ‘Status’. Hierdoor worden de regels zodanig gesorteerd dat die waarvan de status ‘rood’ is, bovenaan staan. Op de regels waarvan de status rood is, dient namelijk een handeling uitgevoerd te worden

Acties

• In de kolom ‘Actie’ is te kiezen uit verschillende handelingen. Kies allereerst voor ‘Koppelen’ om te controleren of de persoon/organisatie die opgehaald wordt uit AFAS al in RegiCRM staat.
• Met de actie ‘Koppelen’ verschijnt er een zoekscherm waarin is te zoeken of de persoon/organisatie al is aangemaakt in RegiCRM. Zoek goed, open eventueel ook ‘CRM’ boven in de menubalk om iets uitgebreider te kunnen zoeken of de persoon niet al in RegiCRM bestaat, of bij dubbelen welke de juiste is om de gegevens uit AFAS mee te koppelen (juiste is de persoonskaart met inlogaccount).
  Indien persoon/organisatie gevonden in RegiCRM: Selecteer deze persoon/organisatie en klik op knop ‘Selecteren’. De koppeling is nu aangebracht tussen gegevens in AFAS en RegiCRM. Indien persoon/organisatie niet gevonden in RegiCRM: Klik op knop ‘Annuleren’ en kies in kolom ‘Actie’ voor ‘Aanmaken’.
• Met de actie ‘Aanmaken’ wordt er een nieuw persoon/organisatie aangemaakt in RegiCRM met minimale rechten. Deze wordt gevuld met de informatie vanuit AFAS en daarna ook als medewerker/werkmaatschappij verwerkt in RegiTijd met bijbehorende gegevens. Er worden bij een persoon dan nog geen gebruikersnaam en wachtwoord aangemaakt, rechten toegekend of tijdschrijfrubrieken gekoppeld. Dit dient nog te gebeuren. Het aanmaken van een gebruikersaccount en het toekennen van rechten dient te gebeuren in RegiWeb via ‘Beheer’. Als gebruikersnaam zal de waarde uit AFAS uit het veld ‘werk-emailadres’ getoond worden. Het koppelen van tijdschrijfregels aan medewerkers dient te gebeuren in RegiTijd full client.
• ‘Overslaan’ geeft aan dat een bepaald persoon/organisatie deze keer niet uit AFAS overgenomen hoeft te worden. De volgende keer komt deze persoon gewoon weer naar voren en dient er opnieuw een keuze gemaakt te worden. De standaard keuze is altijd overslaan.
• ‘Blokkeren’ geeft aan dat een bepaald persoon/organisatie nooit uit AFAS overgenomen hoeft te worden in RegiCRM en RegiTijd (bv. bij tijdelijke of externe medewerkers). Bij een volgende synchronisatie wordt deze dan genegeerd. LET OP: De status ‘Blokkeren’ kan alleen door AdSysCo opgeheven worden. Kies daarom bij twijfel voor de status ‘Overslaan’.
• Na het koppelen, aanmaken, blokkeren of overslaan en het nalopen van de gehele medewerkerslijst/organisatielijst, dient onderin het scherm op ‘Bijwerken’ geklikt te worden.

Na het bijwerken wordt automatisch het venster ‘Medewerkers’ met tabblad ‘verlof / uren’ geopend en wordt het verlof opnieuw berekend en getoond.

Na bovenstaande stappen uitgevoerd te hebben en als overal status groen naar voren gekomen is, dan zijn de gegevens in AFAS gelijk aan de gegevens in RegiTijd. Sluit het scherm ‘AFAS Sync’ door op ‘OK’ te klikken.

Medewerkers die in RegiTijd handmatig ingevoerd zijn, worden blauw gemarkeerd. De gegevens bij deze personen komen dus niet uit AFAS tijdens een synchronisatie. Bij wijzigingen in functie, afdeling, contract etc. van deze medewerkers dient dit dus handmatig in RegiTijd aangepast te worden!

Contract en tijdschrijfrubrieken:

Om in RegiTijd online tijd te kunnen registreren moet een medewerker een contract hebben en er moeten opdrachtregels met tijdschrijfrubrieken aan de medewerker gekoppeld zijn. Het contract is na synchronisatie met AFAS aangemaakt.

Het koppelen van opdrachtregels met tijdschrijfrubrieken aan een medewerker staat beschreven in het artikel ‘Tijdschrijfrubrieken koppelen aan medewerkers en ontkoppelen van medewerkers’.

Raadpleeg onderstaande artikelen om een account aan te maken en rechten toe te kennen:

Een account aanmaken

Rollen en rechten toekennen