Wanneer een vrijwilliger wil stoppen of aangeeft reeds gestopt te zijn met zijn inspanningen als vrijwilliger dan dient het dossier van de vrijwilliger op een nette manier te worden afgesloten. Op deze manier blijft het duidelijk welke vrijwilligers er actief zijn, extra ingezet kunnen worden (zie voorkeuren en beschikbaarheid), wie er willen stoppen of al gestopt zijn.

! Afspraken met betrekking tot het afsluiten van het vrijwilligersdossier zijn terug te vinden in het document werkafspraken , dit document moet binnen uw organisatie bekend zijn. In dit document kunt u onder andere terug vinden wat er in het dossier opgeslagen moet worden, mag worden en welke richtlijnen en achterliggende afspraken er gemaakt zijn.

Voor wat betreft de verwerking binnen RegiCare zijn er voor het afmelden twee startpunten.

1. een medewerker kan een vrijwilliger in RegiVrijwilliger afmelden via knop Afmelden (persoonlijke afmelding).
2.  een vrijwilliger kan zichzelf afmelden via zijn of haar profiel op het vrijwilligersportaal (digitale afmelding).

In dit artikel worden beide manieren van afmelden behandeld.

INHOUDSOPGAVE

• Een persoonlijke afmelding verwerken
• Een digitale afmelding verwerken
• Controle bij afmelding
  • declaraties
  • matches (reacties)
  • inzet
  • contracten
  • contactenmomenten en taken
  • account

Een persoonlijke afmelding verwerken

Alle afmeldingen die gedaan worden via telefoon en e-mail maar ook  afmeldingen die u naar aanleiding van een persoonlijk gesprek ontvangt vallen onder de persoonlijke afmelding. Om deze afmelding te verwerken gaat u binnen RegiVrijwilliger naar de tegel Vrijwilligers en zoekt u de betreffende vrijwilliger op (zie afbeelding 1.0 hieronder).

Afbeelding 1.0, ook het afmelden van een vrijwilliger doet u vanuit het vrijwilligersdossier, te bereiken via de tegel Vrijwilligers.

Wanneer het dossier van de vrijwilliger geopend is kunt u rechts naast de naam van de vrijwilliger de knop kies een andere status gebruiken om het dossier van de vrijwilliger de status in afmelding te geven. Hiermee is het voor iedereen duidelijk dat deze vrijwilliger stopt. U kunt de vrijwilliger pas volledig afmelden nadat er de verschillende onderdelen in het dossier gecontroleerd zijn. De onderdelen die gecontroleerd moeten worden zijn onder Controle bij afmelding terug te vinden.

Wanneer dit gereed is kan de vrijwilliger door middel van de knop Afmelden de status afgemeld krijgen. Na het aanklikken van de knop komt u echter eerst in het scherm Vrijwilliger afmelden terecht. Hier kunnen de datum van afmelding en de reden van afmelding worden opgegeven en daarna kunt u onderin het scherm voor Afmelden afronden kiezen.

Wanneer er nog onderdelen zijn die niet op de juiste manier zijn afgesloten, dan wordt hiervoor een overzicht weergegeven (zie het onderdeel Controle: in afbeelding 1.1. hieronder).

Afbeelding 1.1, wanneer de locatiekoppeling niet beëindigd is kan de vrijwilliger niet worden afgemeld.

Een digitale afmelding verwerken

Door middel van het vrijwilligersportaal is het ook mogelijk dat vrijwilligers zich via de website afmelden (een digitale afmelding). Wanneer een vrijwilliger via het vrijwilligersportaal kiest voor de optie afmelden, dan ontvangt u hier een notificatie van. Deze komt  in de hiervoor ingestelde mailbox terecht, het dossier van de vrijwilliger wordt automatisch op de status In Afmelding gezet! Vanaf dit moment verloopt het proces van afmelden gelijk aan de persoonlijke afmelding.

Controles bij afmelding

Zoals in afbeelding 1.1 hierboven al te zien is, komt u na het aanklikken van de knop Afmelden in het scherm Vrijwilliger afmelden terecht, hier worden verschillende onderdelen uit het vrijwilligersprofiel gecontroleerd om te zien of deze wel op de juiste manier afgesloten zijn. De volgende controles kunt u zelf uitvoeren om te voorkomen dat deze achteraf nog moeten gebeuren. Raadpleeg ook het document werkafspraken! Wij adviseren om daar altijd afspraken in op te nemen met betrekking tot een afsluitend contactmoment, controle op (netwerk) toegang en teruggave van middelen zoals sleutels.

declaraties

- Controleer of de vrijwilliger nog openstaande declaraties heeft die goedgekeurd en / of uitbetaald moeten worden en zorg ervoor dat deze verwerkt worden. Meer informatie over het verwerken van declaraties kunt u hier vinden.

matches (reacties)

- Wanneer er nog openstaande reacties zijn op vacatures of vragen, moeten deze de status succesvol bemiddeld of geannuleerd krijgen. 

inzet

- De koppelingen met locaties, cliënten en dienstervelening op het tabblad inzet moeten beëindigd worden, dit doet u door deze koppeling van een einddatum te voorzien en de status op inactief te zetten. 

contracten

- Het contract van de vrijwilliger moet een einddatum hebben. Meer informatie over contracten kunt u hier vinden.

contactenmomenten en taken

- Zorg ervoor dat openstaande contactmomenten worden voltooid (of geannuleerd).

- Zorg ervoor dat openstaande taken worden voltooid (of geannuleerd).

account

- Het account van de vrijwilliger wordt niet automatisch afgesloten, wanneer u het account wilt blokkeren dan moet u dit zelf controleren.