RegiVrijwilliger - Locaties

Binnen de vrijwilligersoplossing worden vrijwilligers gekoppeld aan locaties, cliënten en / of dienstverlening. Het is binnen RegiCare mogelijk dat locaties automatisch in RegiCare worden opgenomen door een koppeling te maken met HRM- of bijvoorbeeld HRM of EPD software.

Voordat u verder gaat met het aanmaken of bewerken van een (nieuwe) locatie is het belangrijk dit te achterhalen. Uw applicatiebeheerder kan u hier meer informatie over geven.

INHOUDSOPGAVE

• De basisgegevens van de locatie toevoegen/verwijderen
• Locatie gegevens aanvullen
• Een werkgebied instellen
• Vrijwilligers koppelen
• Medewerkers koppelen
• Cliënten koppelen

De basisgegevens van de locatie toevoegen/verwijderen

Om een nieuwe locatie toe te voegen (of te verwijderen) kan men een aanpassing doen onder de eigen (moeder)organisatie in CRM online. Bij de eigen organisatie worden de locaties (via het tabblad Locaties) getoond in RegiVrijwilliger.
 

Locatie gegevens aanvullen

Na het toevoegen van de locatie zelf kunnen er vanuit het locatiescherm (zie afbeelding hieronder) onder andere, werkgebieden, vrijwilligers, medewerkers en cliënten gekoppeld worden.

Afbeelding, na het toevoegen van een locatie komt u in het overzicht van de locatie. 

Een werkgebied instellen

Locaties kunnen gekoppeld worden aan een werkgebied. Werkgebieden kunnen momenteel alleen door medewerkers van AdSysCo worden toegevoegd. Neem dus contact met ons op via helpdesk@adsysco.nl om dit te regelen.

Vrijwilligers koppelen

Omdat bij het aanmaken van een vrijwilligersdossier het al verplicht is om een locatie koppeling te maken wordt deze functie niet vaak vanuit de locatie gebruikt. Toch geeft dit tabblad onder de locatie een handig overzicht van de vrijwilligers die op de betreffende locatie actief zijn (geweest). Een nieuwe vrijwilliger koppelen kan eenvoudig met de knop Vrijwilliger koppelen na het aanklikken van deze knop komt het scherm naar voren waarin de velden vrijwilliger en Datum van verplicht gevuld moeten worden.

Medewerkers koppelen

Aan een locatie kunnen medewerkers gekoppeld worden, deze medewerkers zijn in de regel contactpersonen rondom vrijwilligerswerk op deze locatie, maar ook reguliere zorgmedewerkers of overkoepelende vrijwilligerscoördinatoren kunnen worden gekoppeld. Welke medewerkers er binnen uw organisatie aan de locaties gekoppeld worden is terug te vinden in het document werkafspraken.

Om een medewerker te koppelen klikt u in het tabblad Medewerkers op de knop Toevoegen, deze kunt u vinden aan de rechterkant van het scherm. In het scherm Medewerker toevoegen dat nu geopend wordt kunt u ervoor kiezen om een reeds bestaande persoon in RegiCare te koppelen (zie onderstaande afbeelding 1.4) of een volledige nieuwe persoon toe te voegen.

Afbeelding, zoek bij het koppelen van een nieuwe medewerker altijd eerst naar reeds bestaande personen!

Cliënten koppelen

Naast medewerkers en vrijwilligers kunnen op een bijna identieke manier ook de bewoners (cliënten) aan een locatie gekoppeld worden. Ga hiervoor naar het tabblad Cliënten en kies aan de rechterkant van het scherm Toevoegen. Ook hier kan een keuze gemaakt worden "reeds bestaande persoon koppelen" of "nieuwe client" . Bij het toevoegen van een nieuwe client zijn roepnaam, achternaam en geslacht verplichte velden.

Meer informatie over cliënten (oa. beschikbare functionaliteit) kunt u in dit artikel te vinden.