RegiVrijwilliger - Werkgebieden

Het is binnen de vrijwilligersoplossing mogelijk gemaakt om werkgebieden (ook regio's en / of clusters genoemd) aan te maken. Aan werkgebieden kunnen locaties gekoppeld worden. Hierdoor is het mogelijk om de inzet van de vrijwilligers en vragen van bewoners per werkgebied in kaart te brengen. Ook kan het werkgebied gebruikt worden om de zichtbaarheid van (vrijwilligers)gegevens te beperken. Zo kun je ervoor zorgen dat medewerkers alleen rechten hebben op de locaties / bewoners en vrijwilligers die direct of indirect gekoppeld zijn binnen een geselecteerd werkgebied.

Het is binnen RegiCare mogelijk dat werkgebieden automatisch in RegiCare worden opgenomen door een koppeling te maken met HRM- of EPD software* .

* Voordat je verder gaat met het aanmaken of bewerken van een (nieuw) werkgebied is het belangrijk dit te achterhalen. De applicatiebeheerder kan je hier de benodigde informatie over geven.

INHOUDSOPGAVE

• De basisgegevens van het werkgebied toevoegen
• Werkgebied gegevens aanvullen
• Locaties koppelen
• Coördinatoren koppelen

Werkgebieden instellen

Wergebieden werken standaard op persoonsniveau* wil je de werkgebieden kunnen koppelen aan de organisaties / locaties dan moet dit ingesteld worden via de full client van RegiCRM. Dit doe je via het menu "RegiCRM - Instellingen - Algemeen" , vanuit het scherm Algemene instellingen kun je via het tabblad RegiCare subtabblad RegiVrijwilliger kiezen voor de optie "Bij afbakening op werkgebied dit baseren op organisaties i.p.v. personen" zie afbeelding 1.0 hieronder.

Afbeelding 1.0, werkgebieden instellen om te gebruiken i.c.m. organisaties en locaties. 

De basisgegevens van het werkgebied toevoegen

Om een nieuw werkgebied toe te voegen wordt de knop Toevoegen (zie afbeelding 1.1) gebruikt, deze komt rechtsboven in de pagina naar voren na het aanklikken van de tegel Werkgebieden (zie afbeelding 1.2).

Controleer voor het toevoegen of het werkgebied niet al bestaat in RegiCare! Werkgebieden kunnen in RegiCare niet onderling (hiërarchisch) met elkaar gekoppeld worden.

Afbeelding 1.1, met deze knop rechtsboven wordt een nieuw werkgebied toegevoegd.
 

Afbeelding 1.2, na het aanklikken van de tekst of tegel Werkgebieden kom je in de pagina die hierop volgt de knop uit afbeelding 1.1 naar voren.

In het pop-up scherm Werkgebied toevoegen is de naam verplicht. Wanneer je een nieuw werkgebied aanmaakt krijg je automatisch de status Actief voorgesteld.

Werkgebiedgegevens aanvullen

Behalve de naam van het werkgebied en de status zijn er geen verdere gegevens in te voeren of aan te vullen. Wel kun je Locaties en Coördinatoren aan een werkgebied koppelen.

Locaties koppelen

Wanneer het werkgebied aangemaakt is moeten de locaties die binnen het werkgebied vallen gekoppeld worden, dit is mogelijk door in het tabblad Locaties te kiezen voor de knop Locaties koppelen (zie afbeelding 1.3 hieronder).

Afbeelding 1.3, de knop Locatie koppelen komt naar voren na het aanklikken van het tabblad Locaties.

In het scherm dat naar voren komt kan je alle locaties aanvinken die bij het eerder geselecteerde werkgebied horen (welk werkgebied er geselecteerd is kunt u op de achtergrond nog zien). 

Afbeelding 1.4, het zetten van de juiste vinkjes is genoeg om locaties aan een werkgebied te koppelen..

Coördinatoren koppelen

Aan een werkgebied kunnen naast locaties ook medewerkers (coördinatoren) gekoppeld worden, deze medewerkers zijn in de regel contactpersonen rondom vrijwilligerswerk op deze locatie. Ook reguliere zorgmedewerkers of overkoepelende vrijwilligerscoördinatoren kunnen worden gekoppeld. Welke medewerkers er binnen je organisatie aan de werkgebieden gekoppeld worden is terug te vinden in het document werkafspraken.

Let op: je kunt deze personen alleen koppelen wanneer ze de gebruikersrol RegiVrijwilliger - Coördinator hebben!

Om een coördinator te koppelen klik je in het tabblad Coördinatoren op de knop Coördinatoren Koppelen, deze kun je vinden aan de rechterkant van het scherm. In het scherm Coördinatoren koppelen dat nu geopend wordt kun je, net als bij de locaties, selecteren welke vrijwilligerscoördinatoren er aan het werkgebied gekoppeld moeten worden.

Let op: om ervoor te zorgen dat rechten beperkt worden aan de hand van de koppelingen met werkgebieden moet in RegiCRM full client via het menu "RegiCRM - Instellingen - Algemeen" vanaf het tabblad RegiCare met sub-tabblad RegiVrijwilliger de optie "Rollen en rechten limiteren a.d.h.v. werkgebieden" ingeschakeld zijn. 

* voor een actueel overzicht van technische koppelingen die met RegiCare gemaakt kunnen worden kun je onze pagina RegiCare technisch bekijken.