RegiMatch - Stamtabellen

In RegiMatch is het volgende te vinden in de stamtabellen:

Algemeen: Zie de uitleg over de stamtabellen onder “Algemeen I” voor RegiCRM hier.

Match: Absentie / Verlof, Bekend via [Niveau 1], Contact Soort, Contact Wijze, Diensten, Diensten Categorieën, Eigenschappen / Bijzonderheden, Frequentie, Gebieden / regio’s, Hobby’s / Interesses, Opleiding / Ervaring / Competenties, Reden Aanmelding [Werksoort], Reden Afsluiten [vraag], Reden Inactief [werksoort], Status Contract, Taken, Vacature Eigenschappen, Vrije velden (9 stuks).

Organisaties: Zie de uitleg over de stamtabellen onder “Organisaties” voor RegiCRM hier.

Uitleg stamtabellen

Iedere “Stamtabel” (zie de linkerkant van het scherm in onderstaande afbeelding) heeft een standaard inhoud (zie de rechterkant van de onderstaande afbeelding). Deze inhoud kan worden aangepast door te dubbelklikken op de naam van een bestaande regel kan de omschrijving worden gewijzigd.

Stamtabellen die in onderstaande uitleg niet genoemd worden adviseren wij niet (meer) te gebruiken (zijn niet in RegiMatch Online beschikbaar!).

Absentie / Verlof – Hierin zijn de soorten verlof opgenomen die vrijwilligers kunnen selecteren wanneer ze hun afwezigheid opgeven.

Bekend via [niveau 1] – Dit veld kan worden gebruikt om te onderzoeken waardoor er vragen en of vrijwilligers bij uw organisatie terechtkomen.

Contact Soort – Wanneer er binnen het dossier van de vrager of aanbieder (vrijwilliger) contacten geregistreerd worden kunnen hier soorten gedefinieerd zodat hier op kan worden gezocht (bijvoorbeeld; Voortgangsgesprek / Intake / Evaluatie).

Contact Wijze – Bij ieder contact is het mogelijk om te registreren op welke manier het contact heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld; Face-to-face / telefonisch / e-mail).

Diensten – Onder diensten worden alle typen en soorten van een dienst die voor een specifieke werksoort gebruikt mogen worden opgenomen (bijvoorbeeld; beweging, reparaties, vervoer, etc. ). Op deze diensten wordt oa. gezocht, gematcht en gerapporteerd.

Diensten Categorieën – Om bredere selectiecriteria te kunnen toepassen zijn de “Diensten categorieën” beschikbaar. Zo kunnen vraag en aanbod omtrent bijvoorbeeld “Koersbal, Fietsen en Voetbal” allemaal in de “Diensten categorie - Sport & Beweging” opgenomen worden. Een “Diensten Categorie” kan niet direct aan een “Dienst” gekoppeld te worden. Er is geen onderliggende relatie tussen de inhoud van deze twee stamtabellen.

Eigenschappen / Bijzonderheden* – Om het profiel van een vrager of aanbieder binnen RegiMatch meer inhoud te geven kunnen er “Eigenschappen / Bijzonderheden” worden ingegeven. Enkele voorbeelden zijn; “Ik heb een bezwaar tegen huisdieren”, Ik ben werkzoekende”, “Ik werk al als vrijwilliger”, “Beschikbaar op variabele dagen”.

Frequentie – De frequentie wordt gebruik om aan te geven hoe vaak er bij het maken van een succesvolle match contact zou moeten zijn tussen vragen en aanbieder.

Gebieden /regio’s – Het kan belangrijk zijn om het gebied of de regio van de vraag of het aanbod te kunnen achterhalen zonder dat daarbij adresgegevens van personen nodig zijn. Vandaar dat dit ook door middel van Gebieden / regio’s aan vraag en aanbod gekoppeld kan worden.

Hobby’s / Interesses* – Voor werksoorten waarbij er één op één bemiddeling plaats vindt zijn overeenstemmende hobby’s en interesses natuurlijk belangrijke factoren.

Opleiding / Ervaring / Competenties* – Wanneer het binnen de werksoort belangrijk is om ene juiste match op basis van Opleiding (niet de hoogst genoten opleiding, die wordt in RegiCRM gevuld) eerdere ervaringen of competenties te maken, dan moeten de waarden die geselecteerd kunnen worden in deze stamtabel opgenomen worden.

Reden Aanmelding [werskoort] – Hier worden de waarden geselecteerd die naar voren komen in het veld “Reden aanmelding”. Het veld “Reden aanmelding” kan o.a. verplicht gesteld worden op online aanmeldformulieren (voorbeelden van redenen zijn; Persoonlijke interesse, Maatschappelijke betrokkenheid, Behoud uitkering, Nuttige vrijetijdsbesteding).

Reden Afsluiten [vraag] – Het kan voorkomen dat er vragen zijn waarbij het niet lukt om tijdig een passende match te vinden of te maken of waarvan de vraagstelling te onduidelijk blijkt of de vrager niet meer in actie komt. Om te monitoren welke situaties er veel voorkomen kunnen verschillende redeneren van het afsluiten van vragen worden aangemaakt in deze stamtabel.

Reden Inactief [werksoort] – Bij het stoppen van vraag of aanbod in een bepaald type vrijwilligerswerk kan het interessant zijn om te informeren waarom de betreffende vrijwilliger / organisatie stopt. Enkele voorbeelden hierbij zijn “Geen tijd / interesse meer”, “Ziek”, “Verhuisd”, etc.)

Status Contract – Veel organisaties bieden vrijwilligers een contract aan. Om te kunnen achterhalen of vrijwilligers recht hebben op een vergoeding, verzekering en / of andere ondersteuning vanuit de stichting is het belangrijk dat het contract ondertekend is. Andere statussen die vaak in deze stamtabel opgenomen worden zijn “Aangemaakt”, “Toegestuurd”, “Getekend retour ontvangen”.

Taken – Hier wordt aangegeven onder welke categorieën de “taken” in RegiMatch kunnen vallen. Enkele voorbeelden zijn “Contact opnemen”, “Informatie uitzoeken” en “Gegevens bijwerken”.

Vacature Eigenschappen – Deze stamtabel kan alleen worden gebruikt binnen het werksoorttype - “Vacaturebank” en kan verduidelijking en zoekopties bieden over specifieke eigenschappen van de vacature. Enkele voorbeelden zijn; “VOG verplicht”, Reiskosten vergoeding” en “Rijbewijs type X vereist”.

Vrijevelden (9 stuks) – Over vrije velden is geen verdere toelichting beschikbaar. Ons advies is om deze alleen in overleg met een consultant van AdSysCo in te richten.

*Deze stamtabel kan een “gelaagdheid” bevatten (zie een voorbeeld in de afbeelding hieronder). Deze kan alleen door de AdSysCo helpdesk aangemaakt worden!

Daarnaast hebben deze tabellen de mogelijkheid om achter de “waarden” extra opmerkingen toe te voegen (zie onderstaande afbeelding).

Inhoud stamtabellen

Iedere stamtabel heeft een aantal vaste inhoudelijke kenmerken zoals aan de namen van de kolommen in de tabel direct te zien is (zie onderstaande afbeelding). In totaal zijn er vijf kolommen met een functie.

[ 1 ] ; Het aanpassen van de cijfers in deze kolom heeft invloed op hoe de gegevens gesorteerd worden.

[ 2 ] ;  Hier is te zien of deze waarde gebruikt is binnen RegiCare. Grijs = nog nooit gekoppeld. Groen = in gebruik.

[ 3 ] Naam; Dit is tekst / waarde die in RegiMatch overal te zien zal zijn.

[ 4 ] Status;

• Actief – De tekst / waarde in deze regel wordt getoond en kan worden gebruikt.
• Passief – De tekst / waarde in deze regel wordt getoond maar kan NIET meer gebruikt worden voor nieuwe invoer.
• Inactief – De tekst / waarde kan niet gebruikt worden en wordt niet getoond in RegiMatch.

[ 5 ] Tonen bij; hiermee wordt aangegeven of de tekst / waarde getoond mag worden in alle werksoorten of dat er onderscheid is tussen verschillende werksoorten waar deze tekst / waarde geselecteerd mag worden. Behalve de specifieke werksoorten kan hier ook een onderscheid worden aangebracht tussen het weergeven aan de “vraag” en/of “aanbod” kant.

Functies & icoontjes

Ook in RegiMatch staat er bij de stamtabellen steeds hetzelfde rijtje met iconen.

1. Nieuwe regel toevoegen (onderaan).

2. Nieuwe regel toevoegen boven de geselecteerde regel.

3. Nieuwe regel toevoegen onder de geselecteerde regel.

4. Geselecteerde regel verwijderen.

5. Geselecteerde regel naar boven verplaatsen.

6. Geselecteerde regel naar onderen verplaatsen.

7. Alle informatie uit de stamtabel afdrukken.

8. De informatie uit de stamtabel kopiëren naar klembord.

9. Hiermee kunnen de stamgegevens vanuit alle werksoorten worden getoond.

In sommige stamtabellen bestaat de optie om een regel als standaard te selecteren. Dit betekent dat in de applicatie de geselecteerde regel als eerste waarde (standaardwaarde) wordt aangegeven.