RegiCRM Online - Persoon archiveren, verwijderen of aangeven als overleden

Bij het archiveren, verwijderen of aanmerken als overleden van personen is het belangrijk om rekening te houden met eventuele koppelingen aan andere modules. Denk hierbij aan de mogelijkheid dat de persoon deelnemer is aan een activiteit in RegiAct en een openstaande factuur heeft, of betrokken is bij een dossier in RegiMaDi.

Na het afsluiten van eventuele dossiers, casussen e.d. kan de persoon de status gearchiveerd, verwijderd of overleden krijgen. De persoon zal niet langer verschijnen in zoekresultaten van RegiCRM en andere modules.

Bovendien wordt de persoon uitgesloten van verdere correspondentie om onnodige communicatie te voorkomen. Het activeren van deze status helpt bij het beheren van gegevens en zorgt voor een overzichtelijke en up-to-date database.

INHOUDSOPGAVE

• Een persoon archiveren
• Een persoon aanmerken als overleden
• Een persoon verwijderen
• Een gearchiveerd of als overleden aangemerkt persoon terugvinden

Een persoon archiveren

Een persoon archiveren of als overleden aanmerken vereist de rol RegiCRM - Modulebeheerder en de uitvoering vindt plaats in RegiCRM Online. Zoek de persoon op, ga naar de tab Beheer.

Afbeelding 1: Klik rechts op het onderdeel beheer

Als er op het icoontje is geklikt, opent het statusscherm en hier kan worden gekozen voor de knoppen "Overleden" of "Archiveren". In onderstaande afbeelding is te zien dat de actie niet kan worden uitgevoerd i.v.m. bestaande koppelingen.

Afbeelding 2: Het statusscherm

Door te klikken op de knop "Dienstverlening" word je naar de betreffende tab van de persoonskaart gebracht.

Controleer hier de actieve koppelingen en deactiveer deze door er op te klikken en de handelingen voor het afmelden / afsluiten te volgen.

Afbeelding 3: Controleer de actieve koppelingen op de tab Dienstverlening

Een persoon aanmerken als overleden

Zoek de persoon op in regiCRM Online en open de tab Beheer. 

Klik op de knop 'Overleden' om de persoon aan te merken als overleden.

Wanneer de persoon wordt aangemerkt als overleden, wordt het webaccount van die persoon volledig verwijderd.
De persoon zelf wordt niet geheel uit de database verwijderd.

Zoals eerder aangegeven, is het essentieel om rekening te houden met mogelijke actieve koppelingen bij de persoon.

Als deze koppelingen nog niet zijn afgehandeld, zal dit ook hier via de tab Dienstverlening verder afgehandeld moeten worden.

Een persoon verwijderen

Een persoon verwijderen is anders dan het archiveren in de zin dat de persoon niet meer 'geactiveerd' kan worden.

De persoon wordt verwijderd uit vrijwel alle mogelijke zoekopdrachten, overzichten etc.

Een gearchiveerd persoon of als overleden aangemerkt persoon terugvinden

Gearchiveerde, overleden en verwijderde personen zijn niet volledig verwijderd uit de database, maar niet terug te vinden in RegiCRM Online.

Mocht het nodig zijn om de persoon terug te vinden, dan kan dit in RegiCRM full client.

Via CRM - Personen - Zoeken, waarbij de status 'Inactief' als parameter wordt opgegeven, zijn gedeactiveerde of overleden personen terug te vinden.