Leestijd: 5 minuten Wat leer ik in dit artikel? Welke declaraties kan ik zien en hoe kan ik ze goedkeuren.
INHOUDSOPGAVE
Het goedkeuren van declaraties is een eenvoudige handeling maar er kan verwarring ontstaan over de zichtbaarheid van declaraties. In dit artikel leggen we eerst uit hoe een declaratie bekeken en goedgekeurd kan worden. In het tweede hoofdstuk is er toelichting over welke collega's en/of vrijwilligers welke declaraties mogen bekijken (en goedkeuren) en wat hierin ingesteld kan worden.
Een declaratie goedkeuren
Het goedkeuren van declaraties wordt gedaan door in de module RegiDeclaratie de tegel "Goedkeuren" te selecteren (zie onderstaande afbeelding).
Afbeelding 1.0, de tegel voor het bekijken en goedkeuren van declaraties.
Na het aanklikken wordt er standaard gefilterd op de "Status - ingediend" zodat alle declaraties die weergegeven worden ook echt de declaraties zijn die op dit moment de status "goedgekeurd" moeten worden.
Afbeelding 1.1, rechtsboven is het filter op Status - Ingediend zichtbaar.
Door een één van de declaratie-regels aan te klikken (zie afbeelding 1.2) wordt het scherm "declaratie bewerken" geopend, hierbij is rechtsonder een button te zien waarmee de declaratie goedgekeurd kan worden. Ook is daaronder een button voor de optie "Declaratie afkeuren" zichtbaar.
Afbeelding 1.2, de declaratie-regel bevat de informatie die nodig is om de declaratie in de lijst te herkennen.
Bij het goedkeuren of afkeuren van een declaratie wordt er een extra check gedaan op het IBAN . Wanneer de betreffende persoon in de tussentijd zijn/haar rekeningnummer heeft verwijderd kan de declaratie niet beoordeeld worden.
Bij sommige declaratietypes kan het verplicht zijn dat een bon wordt toegevoegd, meer informatie hierover is te vinden in dit artikel over de verschillende declaratietypes. De bon kan alleen via het overzicht met declaratie-regels gevonden worden. Wanneer er een bon gekoppeld is kan er op de tekst 'Ja' worden geklikt om de bon te bekijken.
De zichtbaarheid van declaraties
Om te kunnen goedkeuren moeten declaraties natuurlijk zichtbaar zijn. Maar niet alle declaraties zijn voor iedereen zichtbaar, in de regel zijn declaraties alleen zichtbaar voor de leidinggevende die de declaratie moet goedkeuren. Hoe deze bepaald wordt kun je in deze paragraaf te weten komen.
Bij vrijwilligers
Nadat declaraties zijn toegevoegd (door een vrijwilliger via een vrijwilligersportaal) kunnen deze niet door iedereen ingezien worden. Er zijn twee verschillende routes waardoor een declaratie van een vrijwilliger zichtbaar kan worden. Dit is 1. via een locatie / medewerkerskoppeling of 2. door de dossierbeheerderskoppeling.
via de locatie / medewerkerskoppeling
Alleen RegiCare gebruikers die als medewerker gekoppeld zijn aan de locatie waar ook (in de betreffende periode*) de vrijwilliger op gedeclareerd heeft kunnen de declaratie inzien en goedkeuren. Hoe medewerkers aan locaties gekoppeld kunnen worden is in dit artikel te vinden.
*heeft een vrijwilliger in 2020 een declaratie ingediend en ben je zelf pas sinds 2024 op deze locatie actief dan kun je de betreffende declaratie niet inzien.
via de dossierbeheerderskoppeling
Ben je als dossierbeheerder gekoppeld aan een vrijwilliger dan kun je altijd alle ingediende declaraties van de betreffende vrijwilliger bekijken.
Gerelateerde artikelen
RegiDeclaratie - Declaraties stamgegevens toevoegen
Een dossierbeheerder koppelen in RegiVrijwilliger
Locaties onderhouden in RegiVrijwilliger
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren