RegiDeclaratie full client - Declaraties invoeren en accorderen

Invoeren

Op de tabbladen Declaratie km verg., Declaratie overig en Vaste vergoedingen kunnen declaraties worden ingevoerd en geaccordeerd.

Bij wijze van voorbeeld nemen we het tabblad Declaraties overig. Hier worden de overige variabele vergoedingen geregistreerd. De werking is vrijwel gelijk aan die van de declaratie voor kilometervergoedingen en vaste vergoedingen.

Bij kilometers worden aantallen kilometers opgeven, bij declaratie overig wordt een bedrag ingevoerd en bij vaste vergoedingen staat het bedrag vast maar moet worden aangegeven of het gaat om een eenmalige vergoeding of een vergoeding met een bepaalde herhalende interval. Daarnaast dient bij de vaste vergoedingen een datum (eenmalige vergoeding) of een periode (herhalende vergoeding) opgegeven te worden.

Een nieuwe declaratie overig kan als volgt worden toegevoegd:

• Kies de betreffende Taakhouder en Persoon uit de keuzelijst. Er verschijnt automatisch een selectievinkje. Indien de persoon niet in de lijst voorkomt dient deze bekend gemaakt te worden als vrijwilliger of medewerker en aan een manager gekoppeld te worden via Bestand > Gebruikers > Rollen en koppelingen
• Kies de gewenste Declaratiesoort uit de keuzelijst. Er verschijnt automatisch een selectievinkje.
• 
  Klik op de knop Voeg een nieuwe declaratie toe (groene plus). De declaratieregel is nu zichtbaar.
• Vink bon aan als er via Bonnen wordt gekoppeld aan het declaratienummer (kolom nr.)
• Geef het uit te betalen bedrag op
  

Herhaal dit proces voor de andere declaraties en als alles is ingevoerd kan er worden geaccordeerd. 

Accorderen

Als declaraties via Declaratie Online niet direct op accoord staan, dan dient dit nog te gebeuren via RegiDeclaratie full client.

Via Bestand - Instellingen kan op de tab Operationeel II worden gekozen om automatisch accoord te geven op de declaraties.

Dit kan per regel door het vinkje in de kolom 'accoord' aan te zetten. Er kan dan per regel een 'betalen op' datum worden ingevoerd.

Dit is praktisch als er verschillende datums nodig zijn of als er per soort declaratie wordt geaccordeerd.

Als de datum gelijk is voor alle vrijwilligers en/of medewerkers, dan kan het ook in één keer voor alle declaraties in het scherm.

Dat kan op de tab Totaal.

Selecteer het vinkje links van 'bij accoord uitbetalen op' en voer de gewenste betaaldatum in. 

Als er via RegiDeclaratie Online al declaraties zijn goedgekeurd, plaats dan een vinkje bij 'zet alleen op accoord als er een goedkeuring is van de manager'.

Met het vinkje direct rechts van de betaaldatum worden alle onderstaande declaraties geaccordeerd. Met het vierkantje hiernaast worden het vinkje bij accoord weer weggehaald bij alle declaraties in het scherm.

Bevestig de melding die wordt gegeven en sla de gegevens op met de groene vink rechtsonder.