RegiJournaal - Aanmaken importbestand RegiLocatie

Er wordt maandelijks gejournaliseerd, dit betekent dat er na afloop van de maand wordt verwerkt.

Hiermee is te voorkomen dat boekingen dubbel gejournaliseerd worden. RegiJournaal kijkt naar de factuurdata in RegiAct. Alle definitieve facturen in een gekozen jaar en in de gekozen maand worden dan meegenomen.

Aanmaken importbestand

Kies voor het menu RegiLocatie, Import.

Het aanmaken van het importbestand gaat als volgt:

1. Bij meerdere administraties: kies de juiste administratie uit de keuzelijst.

2. Kies het betreffende jaar en de maand.

3. Selecteer de wijze van boeken. Bij de keuze voor de wijze van boeken is het van belang hoe tot nu toe gehandeld is. Zie toelichting.

4. Geef aan hoe de gegevens gegroepeerd moeten worden. Zie toelichting.

5. Geef aan of er gebruik wordt gemaakt van kostenplaatsen, kostendragers en/of projectcodes. Indien dit het geval is, vink dan het betreffende optie aan.

6. Klik op de knop Aanmaken importbestand journaalposten. RegiJournaal maakt het importbestand aan en de naam verschijnt in het naastgelegen tekstveld. Het bestand heeft de extensie .csv. maar via de keuzelijst kan ook voor de extensie .xml worden gekozen.

7. Eventueel is het gegeneerde bestand in te zien via de knop Afdruk maken.

Toelichting bij de optie 'Wijze van boeken'

Er zijn een aantal mogelijkheden om de omzet te boeken, te weten:

Boekingsdatum is gelijk aan de factuurdatum: De boeking vindt plaats in de periode waarin de factuur is gemaakt. Deze datum is opgegeven bij het aanmaken van de definitieve factuur.

Specifieke boekdatum: Geef aan in welke periode de boeking moet plaatsvinden door een boekingsdatum te kiezen. Dit is altijd de laatste van de betreffende maand.

Toelichting bij de optie 'Gegroepeerd per'

Er zijn een aantal mogelijkheden om de omzet te groeperen:

GBNr / factuur: Iedere factuur wordt afzonderlijk geboekt, gegroepeerd per grootboeknummer. Resulteert in veel boekingsregels.

GBNr / contract: De omzet wordt eerst per grootboeknummer en daarbinnen per contract gegroepeerd. Hierdoor zijn de afzonderlijke factuurregels niet meer beschikbaar in het boekhoudprogramma, maar zijn deze a.h.w. ingedikt per contract. Het aantal boekingsregels neemt hierdoor af. De detailinformatie is uiteraard nog opvraagbaar in de subadministratie van RegiLocatie.

GBNr: De omzet wordt enkel per grootboeknummer gegroepeerd. Hierdoor zijn de afzonderlijke factuurregels niet meer beschikbaar in het boekhoudprogramma, maar zijn deze a.h.w. ingedikt per grootboeknummer. Meerdere contracten kunnen hetzelfde grootboeknummer hebben, waardoor het aantal boekingsregels nog kleiner wordt. De detailinformatie is uiteraard nog opvraagbaar in de subadministratie van RegiLocatie.