RegiJournaal - Uitgangspunten & Instellingen

Uitgangspunten

RegiJournaal is ontwikkeld voor de gebruikers van RegiCare en boekhoudprogramma’s als Exact Globe, Afas profit of Figam.

In RegiCare worden diverse zaken geregistreerd waarbij sprake is van een financiële component. Het betreft:

• RegiAct: gegevens van activiteiten en deelnemers van activiteiten
• RegiFin: financiële (omzet) gegevens van met betrekking tot inschrijvingen van deelnemers
• RegiProf: uibetalingen aan vakkrachten en vrijwilligers
• RegiLocatie: gegevens van verhuur ruimtes van accommodaties en de inzet van faciliteiten en diensten

Zodra een deelnemer definitief wordt ingeschreven op een activiteit of een verhuur- of gebruikerscontract wordt aangegaan, ontstaat een ‘financiële verplichting’. Deze informatie is relevant voor de boekhouding en dient bij voorkeur eenvoudig beschikbaar te zijn binnen het gebruikte boekhoudprogramma (eventueel gegroepeerd).

Gezien het aantal deelnemers aan activiteiten en huurders en gebruikers van ruimten en faciliteiten is deze registratie vaak omvangrijk. Om die reden om is het dan ook aan te raden de volledige debiteurenadministratie in RegiCare af te handelen. 

Het is dan van belang dat er op deze ‘subadministratie’:

• controle kan plaatsvinden, en
• alle financiële resultaten kunnen worden overgezet naar de boekhouding

Met RegiJournaal kan men deze handelingen op eenvoudige wijze verrichten en is het mogelijk zowel de omzet als de uitgaven van RegiCare over te zetten naar het boekhoudprogramma (Exact Globe, Afas Profit en Figam).

Afhankelijk van de wijze waarop de resultaten gerapporteerd moeten worden zijn er vier methodes van conversie van data.

- Methode A    de opbrengsten worden genomen op de factuurdatum.

- Methode B    de opbrengsten worden genomen op een specifiek gekozen datum.

- Methode C    de opbrengsten worden genomen op basis van de bij de activiteit gekozen ” datum te factureren”.

- Methode D    de opbrengsten worden genomen op basis van de bij de activiteit gekozen ” datum te factureren verdeeld”.

De te converteren data bestaat uitsluitend uit de gefactureerde omzet die in de modules RegiAct resp. RegiFin en RegiLocatie is ontstaan en uit de uitgevoerde betalingen van vakdocenten en/of vrijwilligers die in RegiProf zijn gedaan.

Instellingen

Tijdens de implementatie is RegiJournaal voorzien van de juiste inrichting. In de basisinstellingen van RegiJournaal worden de juiste instellingen ingegeven, te weten:

• De basisgegevens van de organisatie
• De locatie van de correspondentie- en importbestanden
• De instellingen die betrekking hebben op de inloggegevens, personen, printen en kalenderdata
• De instellingen die betrekking hebben op de financiële administratie t.a.v. de boekhouding als dagboeknummers, grootboeknummers, BTW instellingen en gehanteerd boekhoudprogramma

Organisatie

Bestanden

Het is van belang dat de locatie van de import bestanden toegankelijk is voor de financiële administratie, zodat de betreffende medewerker de importbestanden kan inlezen. De importbestanden worden als volgt geplaatst:

• RegiAct (omzet): omzet vanuit RegiAct/RegiFin (deelnemers)
• RegiAct (kosten): uitbetalingen vanuit RegiProf (docenten, vrijwilligers)
• RegiLocatie: opbrengsten vanuit RegiLocatie (huurders)

Instellingen

Standaard datums: Geeft de begin- en einddatum aan van de periode waar RegiJournaal naar kijkt.

Module: Activeert het menu RegiLocatie. Indien ook de module RegiLocatie in gebruik is, dient deze optie aan gevinkt te worden. Hierdoor wordt het menu RegiLocatie zichtbaar en kan er voor de financiële gegevens van RegiLocatie ook een importbestand worden aangemaakt.

Administratie

Dagboeknummers: Geef hier de dagboeknummers aan van waaruit de boekingen plaatsvinden van de omzet en de kosten via de RegiCare modules.

Grootboeknummers: Vul hier de tussenrekeningen voor de facturen en de betalingen in. Dit zijn de balansrekeningen die de volgende boekingen bevatten:

Tussenrekening RegiAct Facturen:

• Facturen: Tussenrekening RegiAct Facturen (debet tussenrekening RegiAct Facturen)
• Aan: omzetrekeningen (credit omzetrekening)

Bij de activiteiten in RegiAct en RegiLocatie wordt het grootboeknummer voor de omzet gekoppeld.

Tussenrekening RegiAct Betalingen:

• De ontvangen betalingen/incasso’s van de RegiCare worden ook geboekt op de Tussenrekening RegiAct Facturen via de boeking: Kas-Bank-Giro
• Aan: Tussenrekening RegiAct Facturen

De Tussenrekening RegiAct Facturen in de boekhouding geeft dan ook het saldo openstaande facturen aan. Dit saldo moet corresponderen met het saldo openstaande facturen in RegiAct-RegiLocatie.

BTW: Rekeningnummers voor de verschillende BTW percentages.

Data: Vul hier het laatst afgesloten en gecontroleerde boekjaar in. Hierdoor zullen er geen boekingen meer plaatsvinden in dit boekjaar, mochten er achteraf nog boekingen zijn die betrekking hebben op dit boekjaar, dan worden die in januari van het daaropvolgende boekjaar gedaan.

Boekhouding: Het boekhoudprogramma waarin het importbestand ingelezen moet gaan worden.

Standaard administratie: In RegiAct is de administratienaam aangegeven via het lokale kenmerk administratie, dit is een verplichte handeling. Zonder deze naamgeving kan er niet worden gejournaliseerd. Dit is tijdens de implementatie al ingericht. Wanneer er slechts 1 administratie is hoeft er geen keuze gemaakt te worden zal gekozen worden voor de waarde standaard, zijn er meerdere administraties in RegiAct, dan wordt hier de keuze gemaakt voor de administratie die gejournaliseerd moet worden.