RegiJournaal - Aanmaken importbestand RegiAct

Er wordt maandelijks gejournaliseerd, dit betekent dat er na afloop van de maand gaat wordt verwerkt.

Hiermee is te voorkomen dat boekingen dubbel worden gejournaliseerd. RegiJournaal kijkt naar de factuurdata in RegiAct. Alle definitieve facturen in een gekozen jaar en in de gekozen maand worden dan meegenomen.

Importbestand Omzet

Kies voor het menu RegiAct, submenu Import, Omzet.

Het aanmaken van het importbestand Omzet gaat als volgt:

1. Bij meerdere administraties: kies de juiste administratie uit de keuzelijst.

2. Kies het betreffende jaar en de maand.

3. Selecteer de wijze van boeken. Bij de keuze voor de wijze van boeken is het van belang hoe tot nu toe gehandeld is. Zie toelichting.

4. Geef aan hoe de gegevens gegroepeerd moeten worden. Zie toelichting.

5. Geef aan of er gebruik wordt gemaakt van kostenplaatsen, kostendragers en/of projectcodes. Indien dit het geval is, vink dan de betreffende optie aan.

6. Klik op de knop Aanmaken importbestand journaalposten. RegiJournaal maakt het importbestand aan en de naam verschijnt in het naastgelegen tekstveld. Het bestand heeft de extensie .csv. maar via de keuzelijst kan ook voor de extensie .xml worden gekozen.

7. Eventueel is het gegeneerde bestand in te zien via de knop Afdruk maken.

Toelichting bij de optie 'Wijze van boeken'

Er zijn een aantal mogelijkheden om de omzet te boeken, te weten:

Boekingsdatum is gelijk aan de factuurdatum: De boeking vindt plaats in de periode waarin de factuur is gemaakt. Deze datum is opgegeven bij het aanmaken van de definitieve factuur.

Specifieke boekdatum: Bepaal zelf in welke periode de boeking moet plaatsvinden door een boekingsdatum te kiezen. Dit is altijd de laatste van de betreffende maand.

Boekingsdatum o.b.v. datum te factureren: Bij het aanmaken van de activiteit is er bij de stamgegevens (tabblad: financieel) een factuurdatum opgegeven, deze datum kan afwijken van de werkelijke factuurdatum.

Boekingsdatum op basis van datum te factureren verdeeld:

Er zal een verdeling van de omzet plaatsvinden op basis van de bij de activiteit ingevulde kalenderdata (bijeenkomsten).

Toelichting bij de optie 'Gegroepeerd per'

Er zijn een aantal mogelijkheden om de omzet te groeperen:

Factuur: Iedere factuur wordt afzonderlijk geboekt. Resulteert in veel boekingsregels.

Activiteit: De omzet wordt per activiteit gegroepeerd. Hierdoor zijn de afzonderlijke factuurregels niet meer beschikbaar in het boekhoudprogramma, maar zijn deze a.h.w. ingedikt per activiteit. Het aantal boekingsregels neemt hierdoor af. De detailinformatie is uiteraard nog opvraagbaar in de subadministratie van RegiAct.

Grootboeknummer: De omzet wordt per grootboeknummer gegroepeerd. Hierdoor zijn de afzonderlijke factuurregels niet meer beschikbaar in het boekhoudprogramma, maar zijn deze a.h.w. ingedikt per grootboeknummer. Meerdere activiteiten kunnen hetzelfde grootboeknummer hebben, waardoor het aantal boekingsregels nog kleiner wordt. De detailinformatie is uiteraard nog opvraagbaar in de subadministratie van RegiAct.

Importbestand Kosten

Kies voor het menu RegiAct, submenu Import, Kosten.

Het importbestand betalingen aan docenten/vrijwilligers (kosten) komt op vrijwel dezelfde wijze tot stand. Bij de wijze van boeken zijn er minder opties. Dit heeft te maken met het feit dat de betalingen per kalenderdatum aangemaakt worden en dus al in een goede periode geboekt worden.

Het aanmaken van het importbestand Kosten gaat als volgt:

1. Bij meerdere administraties: kies de juiste administratie uit de keuzelijst.

2. Kies het betreffende jaar en de maand.

3. Selecteer de wijze van boeken. Bij de keuze voor de wijze van boeken is het van belang hoe tot nu toe gehandeld is. Zie toelichting.

4. Geef aan hoe de gegevens gegroepeerd moeten worden. Zie toelichting.

5. Geef aan of er gebruik wordt gemaakt van kostenplaatsen, kostendragers en/of projectcodes. Indien dit het geval is, vink dan het betreffende optie aan.

6. Geef aan hoe de betalingen van docenten met een fictief dienstverband geboekt moeten worden. Zie toelichting.

7. Klik op de knop Aanmaken importbestand journaalposten. RegiJournaal maakt het importbestand aan en de naam verschijnt in het naastgelegen tekstveld. Het bestand heeft de extensie .csv. maar via de keuzelijst kan ook voor de extensie .xml worden gekozen

8. Eventueel is het gegeneerde bestand in te zien via de knop Afdruk maken.

Toelichting bij de optie 'Wijze van boeken'

Er zijn een aantal mogelijkheden om de omzet te boeken, te weten:

Boekingsdatum is gelijk aan de datum betaald: De boeking vindt plaats in de periode waarin de betaling is uitbetaald. Deze datum is opgegeven bij het aanmaken van de definitieve betaling.

Specifieke boekdatum: Geef zelf aan in welke periode de boeking moet plaatsvinden door een boekingsdatum te kiezen. Dit is altijd de laatste van de betreffende maand.

Toelichting bij de optie 'Gegroepeerd per'

Er zijn een aantal mogelijkheden om de uitbetalingen (kosten) te groeperen:

Betaling: Iedere uitbetaling wordt afzonderlijk geboekt. Resulteert in veel boekingsregels.

Activiteit: De kosten wordt per activiteit gegroepeerd. Hierdoor zijn de afzonderlijke factuurregels niet meer beschikbaar in het boekhoudprogramma, maar zijn deze a.h.w. ingedikt per activiteit. Het aantal boekingsregels neemt hierdoor af. De detailinformatie is uiteraard nog opvraagbaar in de subadministratie van RegiAct.

Grootboeknummer: De omzet wordt per grootboeknummer gegroepeerd. Hierdoor zijn de afzonderlijke factuurregels niet meer beschikbaar in het boekhoudprogramma, maar zijn deze a.h.w. ingedikt per grootboeknummer. Meerdere activiteiten kunnen hetzelfde grootboeknummer hebben, waardoor het aantal boekingsregels nog kleiner wordt. De detailinformatie is uiteraard nog opvraagbaar in de subadministratie van RegiAct.

Toelichting bij de optie '...fictief dienstverband...'

Er zijn een aantal mogelijkheden om te gaan met betalingen van fictieve dienstverbanden:

Alle betalingen boeken: Alle vergoedingscomponenten horende bij een docentenbetaling worden geboekt.

Alleen variabele reiskosten, onkosten en vergoedingen: Alleen vergoedingen als reiskosten, onkosten en andere vergoedingen worden geboekt.

Geen betalingen: Geen enkele betaling wordt geboekt.