RegiCRM Online - Excelgegevens samenvoegen t.b.v. etiketten en brieven

Gemaakt door Jos Koedam, Gewijzigd op Fri, 22 Mar 2024 om 08:05 AM op Jos Koedam

RegiCRM Online bevat geen directe mogelijkheid om samen te voegen naar Excel.

Er dient eerst een export aangemaakt te worden via het onderdeel Overzichten.

Hier kan een overzicht worden gegenereerd, bijvoorbeeld op basis van een kenmerk. Dit overzicht is te exporteren via de button 'Export personen'.

N.B.: Als de button niet zichtbaar is, dan kan deze worden geactiveerd door dit door uw applicatiebeheerder aan te laten vragen bij de helpdesk (helpdesk@adsysco.nl / 0235273666).

Het vervolg van dit artikel beschrijft de 5 stappen van het samenvoegen via een Excel werkblad.

Gegevens voorbereiden in Excel voor Afdruk samenvoegen
De samenvoegbewerking starten
Een samenvoegveld invoegen
De samenvoeging bekijken en voltooien
Het samenvoegdocument opslaan

Let op: Indien al een sjabloon met samenvoegvelden aanwezig is, geldt onderstaand:

Van bovenstaande stappen zijn alleen 2, 4 en 5 van belang.

Van stap 2 is alleen van belang het deel 'Kies adressen selecteren > Bestaande lijst gebruiken'.

Afdruk samenvoegen met een Excel-werkblad

Afdruk samenvoegen wordt gebruikt om in één keer meerdere documenten te maken. Deze documenten zijn identiek wat betreft lay-out, opmaak en tekst. Alleen bepaalde secties in elk document verschillen en zijn aangepast. Word kan met Afdruk samenvoegen documenten maken zoals bulketiketten, brieven, enveloppen en e-mailberichten.

Er zijn drie documenten betrokken bij het proces van Afdruk samenvoegen:

Het hoofddocument
De gegevensbron
Het samengevoegde document

Meer informatie over het gebruiken van Excel-gegevens voor Afdruk samenvoegen is hier te vinden: Afdruk samenvoegen naar een hoger niveau tillen

Stap 1: Gegevens voorbereiden in Excel voor Afdruk samenvoegen

De belangrijkste stap in het proces van Afdruk samenvoegen is het instellen en voorbereiden van de gegevens. Gebruik het Excel-werkblad als gegevensbron voor de lijst met geadresseerden.

Hier volgen enkele tips om de gegevens voor te bereiden voor Afdruk samenvoegen. Controleer het volgende:

Namen van kolommen in het werkblad moeten overeenkomen met de namen van de velden die in de samenvoegbewerking moeten worden ingevoegd. Als er in het document geadresseerden met hun voornaam moeten worden aangesproken, dan zijn er aparte kolommen voor voor- en achternaam nodig.
Alle gegevens moeten worden samengevoegd op het eerste werkblad van het spreadsheet.
Gegevens met postcodes zijn correct opgemaakt in het werkblad zodat Word de waarden correct kan lezen.
Het Excel-spreadsheet dat bij de samenvoegbewerking moet worden gebruikt, is opgeslagen
.
Wijzigingen van of toevoegingen aan het spreadsheet zijn voltooid voordat deze aan het document voor afdruk samenvoegen in Word worden gekoppeld.

Notities:

U kunt informatie uit het Excel-spreadsheet importeren door gegevens te importeren uit een bestand met door komma's gescheiden waarden (.csv) of een tekstbestand (.txt) en met de wizard Tekst importeren een nieuw spreadsheet maken.
Zie Uw Excel-gegevensbron voorbereiden voor Afdruk samenvoegen in Word voor meer informatie

Stap 2: De samenvoegbewerking starten

Kies in Word de opties Bestand > Nieuw > Leeg document.
Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten de optie Afdruk samenvoegen starten en kies daarna het type samenvoeging.

Kies Adressen selecteren > Bestaande lijst gebruiken.

Blader naar de Excel-spreadsheet en kies Openen.

Indien hierom wordt gevraagd door Word, kies Blad1$ > OK.

Opmerking: Het Excel-werkblad is nu verbonden met het document voor Afdruk samenvoegen dat in Word wordt gemaakt.

De adressenlijst bewerken

Via de adressenlijst kan worden beperkt wie de e-mailberichten ontvangt.

Klik op Adressenlijst bewerken.

In het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen kan het selectievakje uit worden geschakeld naast de naam van de personen naar wie de mailing niet moet worden verzonden.

Opmerking: het is mogelijk om te sorteren of filteren om namen en adressen gemakkelijker te vinden. Zie De gegevens voor samenvoegbewerkingen sorteren en filteren voor meer informatie over het sorteren en filteren van items.

Stap 3: Een samenvoegveld invoegen

Een of meer samenvoegvelden kunnen worden ingevoegd waarmee de gegevens uit het werkblad worden opgehaald en in het document worden geplaatst.

Een adresblok invoegen voor een envelop, etiket, e-mailbericht of brief

Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Adresblok.

Kies in het dialoogvenster Adresblok invoegen een indeling voor de naam van de geadresseerde, zoals deze op de envelop wordt weergegeven.

Kies OK en Bestand > Opslaan.

N.B.: De naamvelden worden aangeleverd in roepnaam, tussenvoegsel en achternaam.

Via Adresblok - Velden vergelijken kan een eigen indeling voor de weergave van de naam worden opgegeven.

Geef vervolgens de juiste kolommen op voor de weergave van de naam.

In Word wordt geen tussenvoegsel gebruikt maar een achtervoegsel. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Jan Janssen jr.

Waarbij jr. het achtervoegsel betreft. Voor ons zou de indeling beter werken zoals onderstaand:

Een begroetingsregel in een e-mailbericht of brief invoegen

Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Begroetingsregel.

Voer in het dialoogvenster Begroetingsregel invoegende volgende handelingen uit:
- Wijzig, indien nodig, onder Notatie van de begroetingsregel de aanhef door de gewenste begroeting te kiezen (Geachte is de standaardinstelling), de notatie van de naam van de geadresseerde en het leesteken waarmee de begroetingsregel wordt afgesloten (een komma is de standaardinstelling).
  en
- Kies onder Begroetingsregel voor ongeldige geadresseerden een optie in de aanheflijst.

Kies OK en Bestand > Opslaan.

Gegevens uit het spreadsheet invoegen in een e-mailbericht of brief

Ga naar het tabblad Verzendlijsten en klik in de groep Velden beschrijven en invoegen op Samenvoegveld invoegen.
Kies in het dialoogvenster Samenvoegveld invoegen onder Velden de naam van een veld (kolomnaam in de spreadsheet) en kies daarna Invoegen.
Herhaal, indien nodig voor het invoegen van een ander veld
Kies Bestand > Opslaan.

Zie Samenvoegvelden invoegen voor meer informatie over het toevoegen van velden uit het spreadsheet naar het samenvoegdocument.

Meer informatie over de opties voor het instellen van een e-mailbericht: E-mail samenvoegen in Word.

Stap 4: De samenvoeging bekijken en voltooien

Nadat de gewenste samenvoegvelden zijn ingevoegd, kan een voorbeeld van de resultaten worden bekeken om te controleren of de inhoud juist is. Daarna kan samenvoegingsproces worden voltooid.

Kies op het tabblad Verzendlijsten de optie Voorbeeld van het resultaat.

Kies de knop Volgende record of Vorige record om door de records in de gegevensbron te bladeren en te bekijken hoe de records in het document worden weergegeven.
Kies in de groep Voltooien de optie Voltooien en samenvoegen en kies Documenten afdrukken of E-mailberichten verzenden.

Stap 5: Het samenvoegdocument opslaan

Wanneer het samenvoegdocument wordt opgeslagen, blijft het verbonden met de gegevensbron. Het samenvoegdocument Kan opnieuw worden gebruikt voor een volgende mailing.

Open het document voor Afdruk samenvoegen en kies Ja wanneer dit door Word wordt gevraagd of de verbinding behouden moet blijven.