Importsheet - Personen, Organisaties en Medewerkers

RegiImport voorziet in de geautomatiseerde import van personen, organisaties en medewerkers.

Gegevens voor een import kunnen worden aangeleverd middels de bijgevoegde importsheets (zie bijlages)

De relaties dienen voorafgaand aan de import kwalitatief beoordeeld te worden. 

Onvolledige gegevens moeten worden aangevuld, naamgeving van organisaties wordt gelijkgetrokken, dubbele personen en organisaties worden verwijderd etc. 

Afhankelijk van de situatie vindt dit plaats voor of nadat de data in het importsheet van AdSysCo wordt opgenomen.

Algemene uitgangspunten importsheets

Gestructureerd

De data dient gestructureerd te zijn. In RegiCRM worden diverse gegevens in afzonderlijke velden opgeslagen, denk aan voorletters, voornaam/voornamen, maar ook postcodes, huisnummers etc. In dit kader is het niet wenselijk dat meerdere gegevens zijn samengevoegd.

Eenduidig

De data moet eenduidig zijn: in een veld mag slechts één soort gegeven worden vastgelegd. In het veld voorletters dienen alleen de voorletters te worden vastgelegd, en geen voornamen of andere informatie.

Uniek

Een gegeven (als organisatienaam) dient uniek te zijn in de database. Vooral bij organisaties komen diverse benamingen voor, terwijl sprake is van dezelfde organisatie. Denk aan het gebruik van classificaties als ‘stichting’ / ‘Stg’. Of de inzet van afkortingen vs. volledige namen. In de huidige systemen komt een organisatie dan ook vaak meerdere keren terug, zeker wanneer er sprake is van inzet diverse onderliggende adressen (bij inzet locaties/afdelingen).

Volledig

Gegevens dienen zo volledig mogelijk te worden aangeboden. Gebruik van tussenvoegsels zoals ‘v.d.’ dienen vermeden te worden. Ook de inzet van telefoonnummers niet bestaande uit 10 posities, email adressen met spaties) of ontbreken van het @ teken of domeinnamen als .nl, .com etc. zijn kwalitatief zwak en dienen eerst gecorrigeerd/verwijderd te worden. Aangezien bij de import gebruik gemaakt wordt van de combinatie postcode en huisnummer,dienen deze gegevens ingevuld te zijn (correctie combinatie).

Actueel

Neem alleen gegevens mee die daadwerkelijk actueel en correct zijn. Gegevens die al geruime tijd niet zijn ‘aangeraakt’ zijn zeer waarschijnlijk al verouderd en vormen daarmee een afbreukrisico aan de betrouwbaarheid en kwaliteit van het CRM systeem. Ook is het opnemen van sterk onvolledige gegevens niet wenselijk; het is immers dan niet mogelijk de betreffende relatie uniek te identificeren, noch om gerichte correspondentie te voeren.

Soorten relaties

Binnen RegiCare is er sprake van de volgende typering in relaties:

Personen

Zoals:

• Eigen vrijwilligers
• Docenten
• Deelnemers
• Cliënten
• Huurders
• Overige relaties

Organisaties

Zoals:

• Algemene relaties
• Partnerorganisaties
• Leveranciers
• Vrijwilligersorganisaties
• Onderwijsinstellingen/scholen

Organisaties met meerdere locaties en/of afdelingen kunnen op twee manieren vastgelegd worden in

RegiCRM. Hier wordt vooraf aan de import een besluit over genomen.

1. De organisatie invoeren als organisatie met centraal adres en de deelorganisaties als afdeling opnemen. Voordeel: hiërarchie van organisatie ligt vast. Correspondentie naar organisatie – afdeling is mogelijk.
2. De deelorganisaties/afdelingen als afzonderlijke organisaties invoeren en behandelen als eigen organisatorische eenheid. In dat geval moeten de namen afwijkend aan elkaar zijn. Ook kunnen de deelorganisaties (i.e. afdeling) aan elkaar verschillende kenmerken meekrijgen.

Groepen

Zoals:

• Wijkpanels
• Buurtplatformen
• Commissies
• Andere samenwerkingsverbanden

Medewerkers

Medewerkers van externe organisatie kunnen bij de organisatie/afdeling worden vastgelegd. Indien bekend

moet ook de functie vastgelegd worden. Indien de afdeling nog niet bekend is, deze leeg laten. De

medewerker is dan wel gekoppeld aan de organisatie.

Binnen de conversie worden alleen de NAW+gegevens overgenomen, eventueel met kenmerk. Overige informatie zal niet worden meegenomen in de automatische import. Deze informatie blijft indien afgesproken met de leverancier voor raadplegen beschikbaar in de oorspronkelijke applicatie. Bij overnemen van client in RegiMaDi / RegiMatch zal relevante informatie al dan niet beknopt door medewerker zelf worden overgenomen. Hierdoor wordt zoveel mogelijk alleen relevante informatie overgenomen en blijft de kwaliteit van de data gewaarborgd.

Structuur Excel model - Personen

Structuur Excel model - Organisaties en medewerkers

Let op de naamgeving van de organisatie

• Afkortingen of voluit (m.n. politieke partijen)
• Let op gebruik van St, Stg, Stichting etc: hanteer consequent de juiste naam van de organisatie, zodat de medewerkers aan de juiste organisatie worden gekoppeld
• Ongewenst gebruik spaties (Gemeente_Heemstede vs. Gemeente__Heemstede (fout))
• Soms heeft het de voorkeur ‘locaties’ als afzonderlijke organisatie op te nemen. Geef dit dan aan in de naam van de organisatie
• Dubbele rijen (volkomen identieke gegevens) verwijderen (dus dan ook medewerker identiek!)
• In geval van identieke organisatie dient de naam + bezoekadres + postadres (via kolommen …postcode, …huisnummer, …huisnummertoevoeging) mail, telefoon van de organisatie identiek te zijn/gemaakt te worden. Uiteraard mag/kan de organisatie meerdere keren voorkomen in geval van meerdere medewerkers. Hierdoor ook eenvoudiger te controleren op dubbelen
• Vaak staan in de organisatielijst ook ‘organisaties’ opgenomen die in de RegiCRM visie eerder groepen zijn (immers: de privé adressen van de leden zijn als ‘organisatieadres’ opgenomen). Deze dienen uit de organisatielijst gehaald te worden. Sla deze gegevens wel op: zeer waarschijnlijk kunnen de leden als persoon wel geïmporteerd worden

Nuttige Excel functionaliteit voor het uitvoeren van controles

Excel biedt de nodige functionaliteit aan voor bijvoorbeeld het snel kunnen controleren op de aanwezigheid van dubbelen. Vaak is het vooraf sorteren van de data op een bepaalde kolom vereist.

Bij het sorteren dienen alle gegevens in de selectie te worden meegenomen. Afhankelijk van de versie geeft Excel dit bereik al weer, wanneer voor de opdracht sorteren wordt gekozen. In onderstaande gevallen gaat de selectie en dus de sortering niet goed:

- Wanneer de gebruiker zelf een of meerdere (maar niet alle) kolom(men) heeft geselecteerd
- Er een volledig lege kolom / rij in het bereik is opgenomen (bijvoorbeeld wanneer eerder de opdracht kolom invoegen is gegeven).

In beide gevallen zal slechts maar een deel worden gesorteerd, waardoor de gegevens ‘uit de pas’ gaan lopen. Recente versies van Excel signaleren dit in een aantal gevallen, maar niet altijd….
Advies is dan ook om het hele werkblad voorafgaand aan de sortering te selecteren.

Sorteren

1. Verzeker u ervan dat het gebied volledig aaneengesloten is. Dit betekent dat er niet een volledig lege kolom of rij in het gebied mag voorkomen. 

2. Klik op om het hele gebied te selecteren:
3. Klik op menu Gegevens > Sorteren:

4. Het dialoogvenster Sorteren verschijnt. Let op de optie ‘De gegevens bevatten kopteksten’
a. Geef de kolom op waarop gesorteerd moet worden;
b. Geef aan of op waarde -/- kleur gesorteerd moet worden
c. Geef de gewenste volgorde aan.

Voorwaardelijke opmaak

1. Sorteer eerst op de gewenste kolom waarbinnen op dubbele waarden gecontroleerd moet worden.
2. Selecteer de kolom waarbinnen op dubbele waarden gecontroleerd moet worden.
3. Klik op menu Start > Voorwaardelijke opmaak, Nieuwe regel:

4. Het dialoogvenster Nieuwe opmaakregel verschijnt.
a. Geef de op ‘dubbele waarden’;
b. Geef gewenste opmaak mee.