Importsheet - Personen, Organisaties en Medewerkers

Gemaakt door Jos Koedam, Gewijzigd op Thu, 04 Apr 2024 om 04:04 PM op Jos Koedam

RegiImport voorziet in de geautomatiseerde import van personen, organisaties en medewerkers.


Gegevens voor een import kunnen worden aangeleverd middels de bijgevoegde importsheets (zie bijlages)

De relaties dienen voorafgaand aan de import kwalitatief beoordeeld te worden. 

Onvolledige gegevens moeten worden aangevuld, naamgeving van organisaties wordt gelijkgetrokken, dubbele personen en organisaties worden verwijderd etc. 

Afhankelijk van de situatie vindt dit plaats voor of nadat de data in het importsheet van AdSysCo wordt opgenomen.


Algemene uitgangspunten importsheets


Gestructureerd

De data dient gestructureerd te zijn. In RegiCRM worden diverse gegevens in afzonderlijke velden opgeslagen, denk aan voorletters, voornaam/voornamen, maar ook postcodes, huisnummers etc. In dit kader is het niet wenselijk dat meerdere gegevens zijn samengevoegd.


Eenduidig

De data moet eenduidig zijn: in een veld mag slechts één soort gegeven worden vastgelegd. In het veld voorletters dienen alleen de voorletters te worden vastgelegd, en geen voornamen of andere informatie.


Uniek

Een gegeven (als organisatienaam) dient uniek te zijn in de database. Vooral bij organisaties komen diverse benamingen voor, terwijl sprake is van dezelfde organisatie. Denk aan het gebruik van classificaties als ‘stichting’ / ‘Stg’. Of de inzet van afkortingen vs. volledige namen. In de huidige systemen komt een organisatie dan ook vaak meerdere keren terug, zeker wanneer er sprake is van inzet diverse onderliggende adressen (bij inzet locaties/afdelingen).


Volledig

Gegevens dienen zo volledig mogelijk te worden aangeboden. Gebruik van tussenvoegsels zoals ‘v.d.’ dienen vermeden te worden. Ook de inzet van telefoonnummers niet bestaande uit 10 posities, email adressen met spaties) of ontbreken van het @ teken of domeinnamen als .nl, .com etc. zijn kwalitatief zwak en dienen eerst gecorrigeerd/verwijderd te worden. Aangezien bij de import gebruik gemaakt wordt van de combinatie postcode en huisnummer,dienen deze gegevens ingevuld te zijn (correctie combinatie).


Actueel

Neem alleen gegevens mee die daadwerkelijk actueel en correct zijn. Gegevens die al geruime tijd niet zijn ‘aangeraakt’ zijn zeer waarschijnlijk al verouderd en vormen daarmee een afbreukrisico aan de betrouwbaarheid en kwaliteit van het CRM systeem. Ook is het opnemen van sterk onvolledige gegevens niet wenselijk; het is immers dan niet mogelijk de betreffende relatie uniek te identificeren, noch om gerichte correspondentie te voeren.


Structuur Excel model - Personen


Naam Kolom
Opmerking
Import ID
Hier kunt u een unieke code voor deze regel meegeven zodat deze eventueel later aangevuld kan worden met extra gegevens.
Titel
Bijvoorbeeld Ir.; Ing.; … Niet de aanhef plaatsen, deze wordt door RegiCare zelf samengesteld!
Roepnaam
Neem geen andere informatie op, gebruik hiervoor de andere kolommen.
Voornamen
Wanneer de officiële voornamen van de persoon bekend zijn, kan de kolom voornamen worden gevuld. Over het algemeen volstaat roepnaam.
Voorletters
Voorletters dienen in hoofdletters opgenomen te worden, gescheiden door een punt. Vul geen voornamen in.
Tussenvoegsel
Afkortingen worden niet geaccepteerd.
Achternaam
Bij gebruik van meisjesnaam de betreffende kolom gebruiken.
Tussenvoegsel meisjesnaam
Indien er gebruik gemaakt wordt van de meisjesnaam (ook wel geboortenaam) kan deze hier opgegeven worden. Deze kan alleen gebruikt worden indien in de kolom geslacht een "V" is opgenomen.
Meisjesnaam
Zonder tussenvoegsel / voorvoegsel
Geslacht
Het geslacht wordt aangegeven met een M (Man) of een V (Vrouw). Indien het geslacht niet bekend is en op basis van voornaam niet is te achterhalen kan een O (Onbekend) gebruikt worden; of leeg laten
Geboortedatum
De geboortedatum wordt opgegeven in het formaat dd-MM-yyyy. Indien de geboortedatum onbekend is dient dit veld leeg te blijven.
Adres
Volledig bezoekadres. Alleen invullen als het adres als geheel bekend is (straat, huisnummer, huisnummertoevoeging). Wordt vaak op deze manier vanuit te converteren applicatie aangeleverd, dient ter referentie. De andere kolommen worden hieruit afgeleid.
Plaats
Alleen invullen als de plaats afzonderlijk is geregistreerd. Voor conversie niet relevant, immers postcode + huisnummer combi.
Postcode
Spaties zijn niet noodzakelijk maar wel wenselijk (consistente structuur). Kolom postcode moet samen met huisnummer ingevuld zijn en een geldige combinatie opleveren. Indien dit niet het geval is, zal het gehele record niet geïmporteerd worden.
Huisnummer
Plaats in geval van een huisnummer bereik het eerste nummer als huisnummer, het laatste nummer in de kolom toevoeging plaatsen. Andere informatie als kamernummer, appartement, verdieping opnemen in kolom toevoeging. Kolom postcode moet samen met huisnummer ingevuld zijn en een geldige combinatie opleveren. Indien dit niet het geval is, zal het gehele record niet geïmporteerd worden.
Toevoeging
Indien er een toevoeging bij het huisnummer hoort kan deze hier opgegeven worden. AdSysCo streeft naar een eenduidige werkwijze. Enkele voorbeelden van standaard toevoegingen die gebruikt kunnen worden; a, b, c, deze worden altijd met een kleine letter geschreven. Rood, Zwart wordt afgekort naar Rd of Zw. Huis wordt Hs, Appartement wordt App. 1 hoog wordt 1h. Indien er andere afkortingen gebruikt worden dient dit binnen de gehele organisatie bekend te zijn.
Adresextra
Naast de toevoeging kan er in dit veld nog extra adres informatie toegevoegd worden. De naam van het verzorgingstehuis / de afdeling / vleugel waar de persoon woont bijvoorbeeld. Dit veld kan tevens toegevoegd worden achter de velden voor het post en / of werkadres. De naam van de kolom wordt dan post_extra en / of werk_extra.
Telefoon standaard
Het (standaard) telefoonnummer bestaat uit 10 cijfers. Eventueel mag tussen netnummer en abonneenummer een spatie of streepje voorkomen. Andere tekst / tekens mogen hier niet toegevoegd worden.
Telefoon standaard type
De naam van het type moet identiek zijn aan de naam die in de stamtabel "Persoon - Soort telefoonnummer" is vastgelegd. Standaardkeuze uit: Privé, Werk, Mobiel privé, Mobiel werk.
Telefoon standaard omschrijving
Hier kan een opmerking bij het telefoonnummer geplaatst worden. Enkele voorbeelden; Mevrouw hoort de telefoon niet goed, telefoonnummer van haar vader / moeder (bij gescheiden ouders) etc.
Telefoon 2
Aanvullend telefoonnummer, zie Telefoon Standaard
Telefoon 2 type
Zie Telefoon Standaard Type
Telefoon 2 omschrijving
Zie Telefoon Standaard Omschrijving
Email standaard
Het e-mail adres waar de persoon zijn mail wil ontvangen. Dit kunnen nieuwsbrieven zijn maar ook directe communicatie. Spaties mogen niet voorkomen. Geen andere tekst, let op gebruik van @ en een domein (.nl, .com).
Klantnummer 1 type
Hier kan het klantnummer ingevoerd worden dat in andere applicaties gebruikt wordt (dit moet opgenomen zijn in de stamtabel "Algemeen – Klantnummers I / II" in RegiCRM.
Klantnummer 1 nummer
Hier kan het klantnummer zelf worden ingegeven (dit is alleen mogelijk wanneer het type klantnummer bekend is!). Zowel cijfers als letters zijn mogelijk, maar de maximum lengte is 32 karakters.
Notitie
Hier kunnen notities geplaatst worden die betrekking op deze persoon hebben (alleen gebruiken wanneer de betreffende informatie niet in andere kolommen te plaatsen is). Deze informatie is in alle modules van RegiCare inzichtelijk.
BSN

Zorgverzekeraar
De beschikbare verzekeraars zijn vastgelegd in de stamtabel "Algemeen - Zorgverzekeraar" in RegiCRM. De ingegeven waarde dient overeen te komen met de waarden in de stamtabel.
Zorgverzekeringsnummer

Rekening standaard
Voer hier het volledige IBAN van de persoon in.
Rekening standaard BIC
Voer hier het volledige BIC behorende bij het rekeningnummer van de persoon in.
Rekening standaard t.a.v.
Dit is alleen nodig indien de tenaamstelling afwijkt van naam die is opgegeven voor deze persoon.
Rekening standaard plaats
Aanvullend kan hier de plaats van het betreffende rekeningnummer opgegeven worden.
Nationaliteit
De beschikbare nationaliteiten zijn vastgelegd in de stamtabel "Algemeen - Nationaliteiten" in RegiCRM. De ingegeven waarde dient overeen te komen met de waarden in de stamtabel.
Geboorteland
De beschikbare landen zijn vastgelegd in de stamtabel "Algemeen - Landen" in RegiCRM. De ingegeven waarde dient overeen te komen met de waarden in de stamtabel.
Burgerlijke staat
Zie de stamtabel "Algemeen - Burgerlijke Staat" in RegiCRM voor de mogelijke waarden. De ingegeven waarde dient overeen te komen met de waarden in de stamtabel.
Woonsituatie
De beschikbare woonsituaties zijn vastgelegd in de stamtabel "Algemeen - Woonsituatie" in RegiCRM. De ingegeven waarde dient overeen te komen met de waarden in de stamtabel.
Samenlevingsverband
De beschikbare samenlevingsverbanden zijn vastgelegd in de stamtabel "Algemeen - Samenlevingsverbanden" in RegiCRM. De ingegeven waarde dient overeen te komen met de waarden in de stamtabel.
Etniciteit
De beschikbare etniciteit is vastgelegd in de stamtabel "Algemeen - Etnische Achtergronden" in RegiCRM. De ingegeven waarde dient overeen te komen met de waarden in de stamtabel.
Inkomstenbron
De beschikbare inkomstenbronnen zijn vastgelegd in de stamtabel "Algemeen - Bron van inkomsten" in RegiCRM. De ingegeven waarde dient overeen te komen met de waarden in de stamtabel.
Inkomensrange
De beschikbare inkomensranges zijn vastgelegd in de stamtabel "Algemeen - Inkomensrange in RegiCRM. De ingegeven waarde dient overeen te komen met de waarden in de stamtabel.
Opleiding
De beschikbare niveaus zijn vastgelegd in de stamtabel "Algemeen - Opleiding" in RegiCRM. De ingegeven waarde dient overeen te komen met de waarden in de stamtabel.
Invoerdatum
Indien het interessant is om de oorspronkelijke invoerdatum van de persoon uit een voorgaand programma te bewaren kan dat in deze kolom opgegeven worden. Het juiste format hiervoor is dd-MM-yyyy.
Wijzigingsdatum
Indien het interessant is om de oorspronkelijke wijzigingsdatum van de persoon uit een voorgaand programma te bewaren kan dat in deze kolom opgegeven worden. Het juiste format hiervoor is dd-MM-yyyy.
Kenmerk
Vul deze kolom uitsluitend in overleg met de implementatie consultant! Elk kenmerk komt in een afzonderlijke kolom. De benaming dient overeen te komen met de benaming in de kenmerkenstructuur (laagste niveau). Indien kenmerknaam vaker voorkomt in de kenmerkenstructuur dient deze uniek gemaakt te worden, bijvoorbeeld door cijfer te plaatsen achter de benaming.



Structuur Excel model - Organisaties en medewerkers


Naam Kolom
Opmerking
Import ID
Hier kunt u een unieke code voor deze regel meegeven zodat deze eventueel later aangevuld kan worden met extra gegevens.
Organisatienaam
Geef hier de officiële naam van de organisatie op. Let op afwijkende naamgeving voor dezelfde organisatie. Wanneer het eenzelfde organisatie betreft dient de naam identiek te zijn.
Omschrijving
Geef hier eventueel een aanvullende omschrijving op voor de organisatie.
Soort
Zie de stamtabel "Organisaties - Soort" voor de mogelijke waarden.
Sector
Zie de stamtabel "Organisaties - Sector" voor de mogelijke waarden.
KvK
Kamer van Koophandel nummer
BTW Nr

Rechtsvorm
Zie de stamtabel "Organisaties - Rechtsvorm" voor de mogelijke waarden.
Website
Hier kan de homepage van de organisatie ingegeven worden, zoals bijvoorbeeld www.adsysco.nl
Rekeningnummer IBAN

Rekeningnummer BIC

Kladblok
Opmerkingen en notities
Kladblok financieel
Hier worden opmerkingen en notities bij deze organisatie opgegeven die een financieel karakter hebben. Zichtbaar op tabblad Financieel
BezoekAdres
Volledig bezoekadres. Alleen invullen als het adres als geheel bekend is (straat, huisnummer, huisnummertoevoeging).
BezoekPlaats
Alleen invullen als de plaats afzonderlijk is geregistreerd. Voor conversie niet relevant, immers postcode + huisnummer combi.
Bezoekadres_Postcode
Hier wordt de postcode van het bezoekadres opgegeven. Spaties zijn niet noodzakelijk maar wel wenselijk (consistente structuur). Kolom postcode moet samen met bezoekadresnummer ingevuld zijn en een geldige combinatie opleveren. Indien dit niet het geval is, zal het gehele record niet geïmporteerd worden. Postbus opnemen bij postadres.
Bezoekadres_Nr
Hier dient het nummer van het bezoekadres (zonder toevoegingen) opgegeven te worden. Plaats in geval van een nummer bereik het eerste nummer als bezoekadresnummer, het laatste nummer in de kolom toevoeging plaatsen. Andere informatie als verdieping opnemen in kolom toevoeging. Kolom postcode moet samen met huisnummer ingevuld zijn en een geldige combinatie opleveren. Indien dit niet het geval is, zal het gehele record niet geïmporteerd worden. Postbus opnemen bij postadres.
Bezoekadres_tv
Indien er een toevoeging bij het nummer bezoekadres hoort kan deze hier opgegeven worden. AdSysCo streeft naar een eenduidige werkwijze. Enkele voorbeelden van standaard toevoegingen die gebruikt kunnen worden; a, b, c, deze worden altijd met een kleine letter geschreven. Rood, Zwart wordt afgekort naar Rd of Zw. Huis wordt Hs, Appartement wordt App. 1 hoog wordt 1h. Indien er andere afkortingen gebruikt worden dient dit binnen de gehele organisatie bekend te zijn.
PostAdres
Volledig postadres. Alleen invullen als het adres als geheel bekend is (straat, huisnummer, huisnummertoevoeging). Ook postbussen.
PostPlaats
Alleen invullen als de plaats afzonderlijk is geregistreerd. Voor conversie niet relevant, immers postcode + huisnummer combi.
Postadres_Postcode
Hier wordt de postcode van het postadres opgegeven. Spaties zijn niet noodzakelijk maar wel wenselijk (consistente structuur). Kolom postcode moet samen met postadresnummer ingevuld zijn en een geldige combinatie opleveren. Indien dit niet het geval is, zal het gehele record niet geïmporteerd worden. Postbus hier opnemen.
Postadres_Nr
Hier dient het nummer van het postadres (zonder toevoegingen) opgegeven te worden. Plaats in geval van een nummer bereik het eerste nummer als postadresnummer, het laatste nummer in de kolom toevoeging plaatsen. Andere informatie als verdieping opnemen in kolom toevoeging. Kolom postcode moet samen met postadresnummer ingevuld zijn en een geldige combinatie opleveren. Indien dit niet het geval is, zal het gehele record niet geïmporteerd worden. Postbus hier opnemen.
Postadres_tv
Indien er een toevoeging bij het nummer postadres hoort kan deze hier opgegeven worden. AdSysCo streeft naar een eenduidige werkwijze. Enkele voorbeelden van standaard toevoegingen die gebruikt kunnen worden; a, b, c, deze worden altijd met een kleine letter geschreven. Rood, Zwart wordt afgekort naar Rd of Zw. Huis wordt Hs, Appartement wordt App. 1 hoog wordt 1h. Indien er andere afkortingen gebruikt worden dient dit binnen de gehele organisatie bekend te zijn.
Email
Geef hier het algemene e-mailadres (bijvoorbeeld info@adsysco.nl) van de organisatie in. Spaties mogen niet voorkomen. Geen andere tekst, let op gebruik van @ en een domein (.nl, .com).
Telefoonnummer
Het telefoonnummer van de organisatie bestaande uit 10 cijfers. Tussen netnummer en abonneenummer mag een spatie of streepje voorkomen. Andere tekst / tekens mogen hier niet toegevoegd worden.
Faxnummer
Het faxnummer van de organisatie bestaande uit 10 cijfers. Tussen netnummer en abonneenummer mag een spatie of streepje voorkomen. Andere tekst / tekens mogen hier niet toegevoegd worden.
Kenmerk
Vul deze kolom uitsluitend in overleg met de implementatie consultant! Elk kenmerk komt in een afzonderlijke kolom. De benaming dient overeen te komen met de benaming in de kenmerkenstructuur (laagste niveau). Indien kenmerknaam vaker voorkomt in de kenmerkenstructuur dient deze uniek gemaakt te worden, bijvoorbeeld door cijfer te plaatsen achter de benaming.
Medewerker voornaamofletters
Voornaam of voorletter(s) van medewerker.
Medewerker tussenvoegsel

Medewerker achternaam

Medewerker geslacht
Geslacht van de medewerker: m(an);v(rouw);o(nbekend).
Medewerker afdeling
Eventueel kan hier de afdeling worden aangegeven waarop de medewerker werkzaam is. Indien niet bekend, dan leeg laten.
Medewerker functie
Functie van de medewerker, als gedefinieerd in RegiCRM stamtabel "organisaties - functies". Zorg voor duidelijke functiebenaming (uniek), die algemeen inzetbaar is. Geen afdelingen opnemen.
Medewerker telefoon1
Geef hier het telefoonnummer (10 cijfers met een spatie na het kengetal) van de medewerker in. Geen andere tekst opnemen.
Medewerker telefoon1ext
Doorkiesnummer
Medewerker telefoon1opmerking

Medewerker telefoon2
Geef hier het telefoonnummer (10 cijfers met een spatie na het kengetal) van de medewerker in. Geen andere tekst opnemen.
Medewerker telefoon2ext
Doorkiesnummer
Medewerker telefoon2opmerking

Medewerker email

Medewerker kamer
Kamernummer
Medewerker notitie
Hier worden opmerkingen en notities bij deze medewerker opgegeven. Deze zijn algemeen zichtbaar.
Medewerker kenmerken
Vul deze kolom uitsluitend in overleg met de implementatie consultant! Elk kenmerk komt in een afzonderlijke kolom. De benaming dient overeen te komen met de benaming in de kenmerkenstructuur (laagste niveau). Indien kenmerknaam vaker voorkomt in de kenmerkenstructuur dient deze uniek gemaakt te worden, bijvoorbeeld door cijfer te plaatsen achter de benaming.
Medewerker gebruikersnaam
Indien een andere gebruikersnaam van medewerker wenselijk is dan het eigen email adres, kan dat hier worden opgegeven.
Medewerker prive email

Medewerker prive email opmerking

Medewerker prive telefoon1

Medewerker prive telefoon1opmerking

Medewerker prive telefoon2

Medewerker prive telefoon2opmerking

RegiMatch kladblok
Opmerkingen t.b.v. RegiMatch dossier bij organisatie. Alleen hanteren indien RegiMatch ingezet wordt.


Let op de naamgeving van de organisatie

  • Afkortingen of voluit (m.n. politieke partijen)
  • Let op gebruik van St, Stg, Stichting etc: hanteer consequent de juiste naam van de organisatie, zodat de medewerkers aan de juiste organisatie worden gekoppeld
  • Ongewenst gebruik spaties (Gemeente_Heemstede vs. Gemeente__Heemstede (fout))
  • Soms heeft het de voorkeur ‘locaties’ als afzonderlijke organisatie op te nemen. Geef dit dan aan in de naam van de organisatie
  • Dubbele rijen (volkomen identieke gegevens) verwijderen (dus dan ook medewerker identiek!)
  • In geval van identieke organisatie dient de naam + bezoekadres + postadres (via kolommen …postcode, …huisnummer, …huisnummertoevoeging) mail, telefoon van de organisatie identiek te zijn/gemaakt te worden. Uiteraard mag/kan de organisatie meerdere keren voorkomen in geval van meerdere medewerkers. Hierdoor ook eenvoudiger te controleren op dubbelen
  • Vaak staan in de organisatielijst ook ‘organisaties’ opgenomen die in de RegiCRM visie eerder groepen zijn (immers: de privé adressen van de leden zijn als ‘organisatieadres’ opgenomen). Deze dienen uit de organisatielijst gehaald te worden. Sla deze gegevens wel op: zeer waarschijnlijk kunnen de leden als persoon wel geïmporteerd worden

Nuttige Excel functionaliteit voor het uitvoeren van controles


Excel biedt de nodige functionaliteit aan voor bijvoorbeeld het snel kunnen controleren op de aanwezigheid van dubbelen. Vaak is het vooraf sorteren van de data op een bepaalde kolom vereist.

Bij het sorteren dienen alle gegevens in de selectie te worden meegenomen. Afhankelijk van de versie geeft Excel dit bereik al weer, wanneer voor de opdracht sorteren wordt gekozen. In onderstaande gevallen gaat de selectie en dus de sortering niet goed:


- Wanneer de gebruiker zelf een of meerdere (maar niet alle) kolom(men) heeft geselecteerd
- Er een volledig lege kolom / rij in het bereik is opgenomen (bijvoorbeeld wanneer eerder de opdracht kolom invoegen is gegeven).


In beide gevallen zal slechts maar een deel worden gesorteerd, waardoor de gegevens ‘uit de pas’ gaan lopen. Recente versies van Excel signaleren dit in een aantal gevallen, maar niet altijd….
Advies is dan ook om het hele werkblad voorafgaand aan de sortering te selecteren.


Sorteren


1. Verzeker u ervan dat het gebied volledig aaneengesloten is. Dit betekent dat er niet een volledig lege kolom of rij in het gebied mag voorkomen. 

2. Klik op om het hele gebied te selecteren:
3. Klik op menu Gegevens > Sorteren:

 


4. Het dialoogvenster Sorteren verschijnt. Let op de optie ‘De gegevens bevatten kopteksten’
a. Geef de kolom op waarop gesorteerd moet worden;
b. Geef aan of op waarde -/- kleur gesorteerd moet worden
c. Geef de gewenste volgorde aan.


 



Voorwaardelijke opmaak


1. Sorteer eerst op de gewenste kolom waarbinnen op dubbele waarden gecontroleerd moet worden.
2. Selecteer de kolom waarbinnen op dubbele waarden gecontroleerd moet worden.
3. Klik op menu Start > Voorwaardelijke opmaak, Nieuwe regel:


 


4. Het dialoogvenster Nieuwe opmaakregel verschijnt.
a. Geef de op ‘dubbele waarden’;
b. Geef gewenste opmaak mee.


 


Was dit artikel nuttig?

Dat is fantastisch!

Hartelijk dank voor uw beoordeling

Sorry dat we u niet konden helpen

Hartelijk dank voor uw beoordeling

Laat ons weten hoe we dit artikel kunnen verbeteren!

Selecteer tenminste een van de redenen
CAPTCHA-verificatie is vereist.

Feedback verzonden

We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren