Koppelingen - AFAS - Configuratie - Personeelskoppeling

Door middel van een koppeling met AFAS HR is het mogelijk om organisatie, locatie, medewerkersgegevens en meer uit te wisselen met RegiCare. Door AFAS te koppelen worden deze gegevens vanuit AFAS ingelezen in RegiCare. AFAS blijft dus leidend.

Voor deze koppeling is een GetConnector binnen AFAS nodig. Het onderhouden van toegang* en het dubbel bijhouden van medewerkergegevens is hiermee verleden tijd.
In dit artikel van AFAS is opgenomen hoe een GetConnector binnen AFAS kan worden aangemaakt.

Voor meer informatie over het aanmaken van de connectoren in AFAS kunt u bij uw AFAS-partner terecht.

*voor automatische gebruikerstoegang tot RegiCare moet er naast AFAS ook Single Sign-on worden geconfigureerd.

INHOUDSOPGAVE

• 1. Configureren
  • 1.1 de getConnector voor medewerkers instellen
  • 1.2 de getConnector voor contracten instellen
  • 1.3 benodigde instellingen in RegiCare
• 2. Testen
  • 2.1 voordat er getest kan worden
  • 2.2 de test uitvoeren
  • 2.3 
• 3. Gebruiken
• 4. FAQ

1. Configureren

Om AFAS te koppelen met RegiCare moet er binnen de AFAS omgeving een GetConnector aangemaakt worden. In dit artikel van AFAS is te lezen op wat voor manier een GetConnector toegevoegd kan worden.

Om de gewenste gegevens uit te wisselen met RegiCare is het belangrijk dat er twee connectoren worden aangemaakt, 

één connector voor personen, één connector voor contracten (zie onderstaande afbeelding 1.0). Afhankelijk van de opzet zijn er extra Get- en UpdateConnectoren nodig. Deze worden in een later stadium aan dit artikel toegevoegd. 

Afbeelding 1.0, binnen de app connector RegiCare bestaan er twee GetConnectoren. 

Binnen deze connectoren is het belangrijk dat de connectoren ingesteld zijn op historische gegevens en niet op actuele gegevens.

1.1 de GetConnector voor medewerkers instellen

Binnen de connector voor medewerkers zijn een aantal velden verplicht (oranje in onderstaande tabel), een aantal zijn optioneel. Wanneer de wens bestaat om meer dan de verplichte velden uit te wisselen dan moet dit afgestemd worden met uw RegiCare-consultant.

Welke velden u overgezet wilt hebben naar RegiCare kunt u opnemen in de bijlage MS Excel AFAS Connector V2.xsls te vinden onderin dit artikel. Na het invullen van deze MS Excelsheet kan het ingevulde formulier worden verstuurd naar projecten@adsysco.nl .

1.2 de GetConnector voor contracten instellen

Voor de GetConnector voor contracten gelden dezelfde regels als voor de connector voor medewerkers.

Welke velden u overgezet wilt hebben naar RegiCare kunt u opnemen in de bijlage MS Excel AFAS Connector V2.xsls te vinden onderin dit artikel. Na het invullen van deze MS Excelsheet kan het ingevulde formulier worden verstuurd naar projecten@adsysco.nl .

Nadat deze GetConnectoren zijn aangemaakt en ingesteld is de configuratie binnen AFAS gereed!

1.3 benodigde instellingen in RegiCare

Voordat de test kan beginnen moeten er binnen de RegiCare omgeving van de organisatie verschillende configuratie-opties aangepast worden, deze moeten door de (externe) AFAS contactpersoon doorgegeven worden aan het projectbureau van AdSysCo (projecten@adsysco.nl). De verschillende configuratie opties zijn hieronder opgenomen.

Let op: Wanneer RegiCare al in gebruik is moet het test moment in overleg bepaald worden.

configuration.AFASconnection.endpoint="https://"

Het endpoint is het adres waarop wij AFAS kunnen bereiken om gegevens uit te wisselen. Dit is een URL met een vaste opbouw oa. de AFAS klantcode is in deze URL opgenomen. In principe is voor de configuratie in RegiCare de klantcode voldoende. De url die wij nodig hebben is als volgt opgebouwd (000 is als voorbeeld klantcode gebruikt):

https://000.rest.afas.online/profitrestservices/ 

configuration.AFASconnection.token="<token><version>1</version><data>xxxx-xxxx-xxxx-xxx-xxxxxxx"</data></token>

Het token is de code die zorgt voor de beveiliging, iedereen met deze token kan verbinding maken, verstuur deze in overleg en apart van het endpoint.

Na het invoeren van deze gegevens kan er in RegiCRM ingesteld worden welke informatie er binnen deze koppeling leidend is. Standaard is voor alle onderdelen AFAS leidend, er kunnen echter uitzonderingen gemaakt worden (zie afbeelding 1.1 hieronder).

Afbeelding 1.1, via het menu "RegiCRM - Instellingen Algemeen" kunnen de instellingen bereikt worden.

De instelling "Koppeling is leidend" betekent dat na het aanpassen van bijvoorbeeld de functie of afdeling in RegiCare, deze aanpassing bij een nieuwe sync ongedaan gemaakt wordt. De gegevens worden dan vervangen door de meest recente informatie uit AFAS. Onderin afbeelding 1.1 zijn nog twee extra opties te vinden.

Contractkoppeling gebaseerd op
hiermee is het mogelijk om ???

Gegevens fixeren gesynchroniseerd voor
hiermee kan de ???

2. Testen

2.1 voordat er getest kan worden

2.2 de test uitvoeren

2.3 

Nu alle instellingen en opties zijn geconfigureerd is het mogelijk om de gegevens uit AFAS op te halen. Om er zeker van te zijn dat dit bij een eerste keer in de live omgeving zonder problemen verloopt wordt er door de RegiCare consultant een test omgeving geconfigureerd.

Hierin worden bovenstaande configuraties toegepast en 

3. Gebruiken

Het ophalen van gegevens uit AFAS HR wordt gedaan via RegiCRM of RegiTijd, in dit artikel is te vinden hoe de uitwisseling gestart kan worden en dient te verlopen.

4. FAQ