RegiAct full client - de werking van RegiProf

Leestijd: ongeveer 3 minuten

In dit artikel wordt de basis van RegiProf beschreven.

Overzicht

RegiProf is een onderdeel van RegiAct en wordt gebruikt voor het beheren, controleren en verwerken van contractgegevens van docenten. Daarnaast ondersteunt RegiProf de administratieve afhandeling van vergoedingen, facturen en contractvormen.

Binnen RegiAct worden de kosten van een activiteit vastgelegd als vakkrachtbetalingen. RegiProf ondersteunt vervolgens de controle, contractafhandeling en administratieve verwerking van deze betalingen.

Naast contractbeheer wordt RegiProf gebruikt voor het controleren en accorderen van de inzet van docenten.

INHOUDSOPGAVE

• Samenhang met RegiAct
• Belangrijk
• Procesoverzicht
• Vergoeding
• Wijzigingen verwerken
  • Werkwijze
• Aandachtspunten

Samenhang met RegiAct

RegiProf maakt onderdeel uit van RegiAct. Activiteitgegevens worden automatisch beschikbaar gesteld aan RegiProf zodat contracten, vergoedingen en de inzet van docenten kunnen worden gecontroleerd en verwerkt.

In RegiAct worden onder andere de volgende gegevens vastgelegd:

• Activiteit
• Startdatum
• Einddatum
• Starttijd
• Eindtijd
• Uitgevoerde bijeenkomsten
• Gekoppelde docent(en)
• Vakkrachtbetalingen

Deze gegevens vormen de basis voor de verdere verwerking binnen RegiProf.

Belangrijk

Nadat de activiteitgegevens zijn overgenomen, worden wijzigingen in RegiAct niet automatisch bijgewerkt in RegiProf.

Voorbeelden van wijzigingen:

• Een vervallen bijeenkomst
• Een extra bijeenkomst
• Een wijziging van datum of tijd
• Een zieke docent
• Een vervangende docent
• Een wijziging in het aantal uitgevoerde bijeenkomsten
• Een vervallen activiteit
• Een wijziging in de vakkrachtbetaling

Dergelijke wijzigingen moeten handmatig worden verwerkt in RegiProf.

Procesoverzicht

1. Activiteit wordt aangemaakt in RegiAct.
2. De docent wordt gekoppeld aan de activiteit.
3. De vakkrachtbetaling wordt vastgelegd in RegiAct.
4. Activiteitgegevens worden automatisch beschikbaar gesteld in RegiProf.
5. De inzet van de docent wordt gecontroleerd.
6. De juiste contractvorm wordt bepaald.
7. Contractgegevens worden ingevuld indien van toepassing.
8. De vergoeding wordt gecontroleerd of aangevuld indien van toepassing.
9. Eventuele wijzigingen uit RegiAct worden handmatig verwerkt in RegiProf.
10. Facturen of declaraties worden gecontroleerd indien van toepassing.
11. De activiteit wordt gecontroleerd en geaccordeerd.
12. De gegevens worden beschikbaar gesteld voor verdere administratieve verwerking.

Vergoeding

Voor activiteiten waarvoor een contract wordt aangemaakt, kan een vergoeding worden vastgelegd of gecontroleerd in RegiProf.

De basis hiervoor is de vakkrachtbetaling die in RegiAct is geregistreerd. Afhankelijk van de contractvorm kan deze vergoeding worden gecontroleerd, aangepast of verder administratief worden verwerkt.

Het is mogelijk om een standaardvergoeding vast te leggen voor een docent. Dit bedrag kan indien nodig worden aangepast op basis van gemaakte afspraken.

Wijzigingen verwerken

Wanneer een wijziging in RegiAct wordt doorgevoerd, moet deze ook in RegiProf worden verwerkt.

Dit geldt onder andere voor wijzigingen in:

• Activiteitgegevens
• Docenttoewijzingen
• Uitgevoerde bijeenkomsten
• Contractgegevens
• Vakkrachtbetalingen

Werkwijze

1. Controleer de wijziging in RegiAct.
2. Open de activiteit in RegiProf.
3. Pas de activiteitgegevens aan.
4. Controleer de contractgegevens.
5. Controleer de vergoeding of vakkrachtbetaling.
6. Sla de wijzigingen op.
7. Accordeer de activiteit opnieuw indien nodig.

Aandachtspunten

Mogelijk zie in het overzicht rode regels, dan moet er een controle plaatsvinden. Een aantal zaken die je kan controleren zijn:

• Controleer altijd of de juiste docent aan de activiteit is gekoppeld.
• Controleer het aantal uitgevoerde bijeenkomsten.
• Controleer of de vakkrachtbetaling correct is vastgelegd.
• Verwerk wijzigingen uit RegiAct altijd handmatig in RegiProf.
• Controleer contractgegevens voordat een activiteit wordt geaccordeerd.
• Controleer facturen van ZZP-docenten zorgvuldig.
• Facturen met BTW worden niet via RegiProf uitbetaald.
• Activiteiten van docenten in loondienst moeten altijd worden gecontroleerd en geaccordeerd.