RegiVervoer - bevestigingen en routelijsten per mail

Leestijd: ongeveer 3 minuten

In dit artikel wordt uitleg gegeven over het versturen van ritbevestigingen en routelijsten voor de module RegiVervoer

INHOUDSOPGAVE

• Bevestigingen sturen
• Routelijsten versturen

Het is mogelijk om aangevraagde ritten via e-mail te bevestigen aan passagiers en organisaties, en de routelijsten te versturen naar vrijwillige chauffeurs en begeleiders.

N.B.: Om deze functie goed te kunnen gebruiken dient contact opgenomen te worden met uw vaste contactpersoon bij AdSysCo, of de helpdesk. Er moeten afspraken worden gemaakt over het verzendingsadres, de naam van de verzender en er moeten enkele technische zaken (o.a. SPF-record) worden afgestemd.

Bevestigingen sturen

Het versturen van ritbevestigingen via e-mail kunnen worden gedaan aan:

1. Passagiers van alle soorten diensten met een geldig e-mailadres
   • A. Combivervoer
   • B. Individueel vervoer
   • C. Groepsvervoer (keuze organisaties of passagiers)
2. Contactpersonen van organisaties bij groepsritten en verhuur met een geldig e-mailadres. Bij de volgende type diensten kunnen bevestigen aan contactpersonen van organisaties worden verstuurd:
   • A. Groepsritten (keuze organisaties of passagiers)
   • B. Groepsritten (organisatie)
   • C. Goederenvervoer
   • D. Verhuur

Bij aanklikken van de button “Bevestigingen versturen” wordt onderstaand scherm getoond.

1. Een selectie kan worden gedaan op voertuig
2. Eventueel kan een shift worden gekozen, indien leeg, dan wordt de gehele dag geselecteerd
3. De passagier die een bevestiging krijgt wordt getoond met het e-mailadres. Indien niet gewenst, kan het vinkje worden uitgezet zodat de passagier bij deze verzending geen e-mail krijgt. Standaard staat de passagier aangevinkt, tenzij er al een bevestiging eerder is verstuurd.
4. Zowel de heen- als de terugrit kan worden gekozen
5. Indien er al een bevestiging is verstuurd, wordt dit hier aangegeven
6. Met deze optie worden de bevestigingen verstuurd.

De mail heeft de onderstaande lay-out:

Routelijsten versturen

Het versturen van routelijsten wordt gedaan naar chauffeurs en begeleiders die zijn ingepland op de voertuigen.

1. Selectie op voertuig
2. Selectie op shift, indien leeg, dan wordt de gehele dag getoond
3. De chauffeur/vrijwilliger met het e-mailadres. Indien de routelijst niet verstuurd moet worden kan het vinkje worden uitgezet
4. Indien de routelijst al eerder is verzonden wordt, dan op deze plek aangegeven en staat het vinkje bij de vrijwilliger uit.

Met de button verzenden worden de routelijsten (deze zijn gelijk als de reeds bestaande lijsten) verzonden naar de chauffeurs en begeleiders

De e-mail heeft de volgende lay-out, waarbij de planning van de komende 7 dagen voor de vrijwilliger in de e-mail zijn opgenomen: