Leestijd: ongeveer 10 minuten In dit uitgebreide artikel leer je veel over accounts aanmaken voor een collega of externe partij. Het accountscherm wordt in detail toegelicht.
Gebruikt jouw organisatie RegiTijd en worden medewerkers van de eigen organisatie ingelezen via een koppeling met AFAS, BINT of NMBRS? Raadpleeg dan eerst één van de onderstaande artikelen.
Indien jouw organisatie RegiTijd gebruikt zonder een van de bovenstaande koppelingen, kun je gewoon dit artikel volgen.
- Klik hier indien er sprake is van een AFAS-koppeling
- Klik hier indien er sprake is van een BINT-koppeling
- Klik hier indien er sprake is van een NMBRS-koppeling
INHOUDSOPGAVE
- Over personen en gebruikers
- Een medewerker van de eigen organisatie toevoegen
- Een gebruiker toevoegen
- Veelgestelde vragen:
Over personen en gebruikers
Personen en gebruikersaccounts zijn in RegiCare één op één met elkaar verbonden. Dit betekent dat een persoon niet meerdere gebruikersaccounts kan hebben, en het is ook niet mogelijk om meerdere personen aan één account te koppelen.
Er is echter één uitzondering op deze regel: medewerkers (collega's) die ook als privépersoon in RegiCare voorkomen, mogen wel twee accounts hebben. In dit geval wordt één account gekoppeld aan de medewerker van de eigen organisatie, en het andere account wordt gekoppeld aan de reguliere persoon in RegiCare.
Een medewerker van de eigen organisatie toevoegen
Een medewerker van de eigen organisatie moet aangemaakt worden onder de eigen organisatie.
Ga hiervoor in RegiCare binnen de module RegiCRM naar de tegel Organisaties, hier kan de link open uw eigen organisatie gevolgd worden (zie afbeelding 1.0).
Afbeelding 1.0, volg de link open uw eigen organisatie onder het zoekveld.
Klik op het tabblad Medewerkers (zie afbeelding 1.1):
Afbeelding 1.1, medewerkers bij organisatie
Klik op de knop Toevoegen
Laat in het veld Type de optie Nieuwe medewerker staan
Voer minimaal de verplichte velden in en het veld E-mailadres in en klik op Opslaan
Een gebruiker toevoegen
Een gebruikersaccount kan alleen aangemaakt worden door deze toe te voegen aan een persoon of medewerker. De betreffende persoon of medewerker moet hiervoor te vinden zijn in RegiCRM Online.
Klik op Beheer -> Gebruikers (zie afbeelding 1.2)
Afbeelding 1.2, gebruikersaccount toevoegen, bewerken en verwijderen doe je via deze tegel.
Voer in het zoekfilter Gebruiker de achternaam van de medewerker in. Als er geen gebruiker wordt gevonden, klik dan op de knop "Gebruiker toevoegen".
Voordat het gebruikersaccount wordt aangemaakt, bepaal of het account voor een collega (medewerker van de eigen organisatie) of voor een klant/cliënt (persoon) is.
Een collega
Als het een account voor een collega betreft, dan is het belangrijk om te controleren of de gevonden persoon wel gekoppeld is aan de eigen organisatie, zie ook afbeelding 1.3. hieronder.
Afbeelding 1.3, in dit voorbeeld is Jan de Vries inderdaad een medewerker van Welzijn Waard.
Is de gevonden persoon niet bekend als "Medewerker bij" de eigen organisatie? In dat geval moet de medewerker alsnog aan de organisatie worden toegevoegd, zoals aan het begin van dit artikel is omschreven.
Wanneer de collega wel als "Medewerker bij" naar voren komt, kun je na het aanklikken van de persoon aan de slag gaan met het invullen van de juiste instellingen. Een uitleg over welke instellingen beschikbaar zijn en waar deze voor dienen is te vinden onder Afbeelding 1.4.
Afbeelding 1.4, de verschillende instellingen kunnen direct bij het aanmaken worden geselecteerd.
 | Gebruikersnaam Het zakelijke e-mailadres van de collega of het privé e-mailadres van een klant of cliënt. | |
 | RegiCare AD gebruikersnaam Voor single sign on opties in de full client software moet de gebruikersnaam hier in een ander format (sAMAccountName) opgegeven worden. Dat is dus de oude Windows-gebruikersnaam. Meer informatie over het verschil tussen UPN en SAMaccountname kan hier worden gevonden. | |
 | Account geldig tot Wanneer bij het aanmaken al bekend is dat de betreffende medewerker maar een bepaalde periode toegang krijgt kan er hier een einddatum ingevoerd worden. | |
 | Account uitgeschakeld Een account kan uitgeschakeld worden, bijvoorbeeld bij tijdelijke of definitieve afwezigheid (bij einde dienstverband bijvoorbeeld). | |
 | Account geblokkeerd Deze optie wordt alleen aangevinkt wanneer het account automatisch geblokkeerd is. Dit kan voorkomen wanneer er te vaak* met een ongeldig wachtwoord is ingelogd. * dit kan ingesteld worden in de RegiCRM full client. | |
 | SSO authenticatie Wanneer deze optie aan staat dan kan er voor dit account geen wachtwoord ingevoerd worden, de enige manier van inloggen is doormiddel van Single Sign On authenticatie (via Azure Active Directory of ADFS) . | |
 | Twee staps authenticatie Wanneer deze optie aan staat dan is het voor dit account verplicht om doormiddel van twee factor authenicatie in te loggen (via de Google Authenticator). | |
 | Gebruiker is een interne medewerker mogelijk niet getoond – deze optie kan aangevinkt worden om de gegevens van de persoon af te schermen. Je kunt de gegevens van de persoon niet bekijken in CRM, maar de persoon is bijvoorbeeld nog wel te koppelen als medewerker aan een activiteit | |
 | Wachtwoord verplicht – bij het aanmaken van een nieuwe medewerker moet er (indien er geen gebruik gemaakt wordt van single sign on) direct een wachtwoord ingevoerd worden. Dit is het meest eenvoudig door de twee knopjes rechts van het wachtwoord invoerveld na elkaar aan te klikken. Hiermee wordt er een willekeurig wachtwoord aangemaakt en gekopieerd naar het klembord. | |
 | Wachtwoord wijzigen bij volgende login niet verplicht – bij het toekennen van een nieuw wachtwoord kan er ingesteld worden dat bij de eerstvolgende login er door de gebruiker zelf direct een nieuw wachtwoord aangemaakt moet worden. Hiermee wordt voorkomen dat wachtwoorden rondslingeren en door de verkeerde personen gebruikt kunnen worden. | |
 | Wachtwoord verloopt niet verplicht – deze optie kan op dit moment niet uitgeschakeld worden en staat voor alle accounts aan. |
Na het in- of uitschakelen van de gewenste opties kan er onderin het scherm voor Opslaan gekozen worden. Het gebruikersaccount is nu aan de betreffende medewerker of klant/cliënt gekoppeld. Er kan nu met dit account ingelogd worden op RegiCare maar is nog niet klaar, zie het artikel Rollen en rechten toekennen.
Een extern persoon
Naast collega's van de eigen organisatie kunnen ook externe personen zoals klanten, cliënten, vrijwilligers, medewerkers van externe organisaties en netwerkpartners gebruikmaken van RegiCare.
Externe personen die je toegang gaat geven tot RegiWeb voer je ALTIJD in als medewerker van de eigen organisatie. Dat geldt ook als de persoon al in CRM staat. Mogelijk creer je dus dubbele invoer, maar bij een medewerker van een organisatie staat altijd de koppeling met de organisatie aangegeven.
Je wilt een strikte scheiding behouden tussen het account van de externe persoon in het extranet en het account in regiWeb met rollen en rechten in bijvoorbeeld RegiAct of RegiMaDi.
Klik op de knop Toevoegen
Laat in het veld Type de optie Nieuwe medewerker staan
Voer minimaal de verplichte velden in en het veld E-mailadres in en klik op Opslaan
Een externe persoon heeft vaak ook de mogelijkheid om een account te hebben in de mijn-omgeving of het klantportaal. Het is zeer wenselijk om dit strikt gescheiden te houden van een account in RegiWeb met rollen en rechten in bijvoorbeeld RegiMatch of RegiMaDi.
Net gestart met een mijn-omgeving of klantportaal? In dit artikel lees je meer over accounts voor deelnemers, cliënten en/of vrijwilligers in bulk aanmaken.
Volg onderstaande stappen voor het aanmaken van een account!
1. Zoek vanuit de tegel met de naam Vrijwilliger de vrijwilliger op waarvoor het account wil aanmaken .
2. Klik vervolgens ongeveer in het midden van de pagina op de knop "Account aanmaken" (zie afbeelding 2.1 hieronder).
3. Geef de gebruikersnaam en het wachtwoord in en kies voor opslaan.
4. Deel de gebruikersnaam en het wachtwoord met de klant, wijs de klant op de mogelijkheid dit wachtwoord aan te passen en de 2FA opties op het klantportaal.
Afbeelding 2.1, wanneer er al een account bestaat wijzigt de tekst op deze knop naar Account bewerken.
- voor het reageren op een vacature (RegiMatch)
Een account aanmaken, waarmee een persoon kan reageren op een vacature, kan eenvoudig vanuit een vacaturebankwerksoort (zie afbeelding 2.0 hieronder) gedaan worden.
Afbeelding 2.0, een vacaturebankwerksoort herken je aan het groene logo rechts bovenin de werksoort tegel.
- voor het aanmaken van vacatures (RegiMatch)
Om vacatures te kunnen aanmaken als medewerker van een externe organisatie moet de vacaturebank-werksoort in RegiMatch opnieuw gestart worden.
Volg de onderstaande stappen:
- Zoek eerst vanuit de tegel "Organisaties" naar de organisatie waarvoor deze medewerker vacatures mag gaan aanmaken. Als de organisatie nog niet actief is, voeg deze dan op de gebruikelijke manier toe.
- Klik nu op de organisatie en ga naar het tabblad "Medewerkers". Zoek de betreffende medewerker op of voeg deze toe indien nodig.
- Om het account aan te maken, klik je helemaal aan de rechterkant van het scherm op het sleutelicoontje met het groene plusje (zie onderstaande afbeelding).
- Deel de gebruikersnaam en het wachtwoord met de betreffende medewerker. Wijs de medewerker op de mogelijkheid om het wachtwoord te wijzigen en de aanpassingsmogelijkheden en 2FA-opties in het klantportaal.
Afbeelding 2.2, helemaal rechts van het scherm (op dezelfde hoogte als de naam van de medewerker) is het sleuteltje, met de groene plus, te zien.
- voor het toegang tot het vrijwilligersportaal (RegiVrijwilliger)
Om een extern persoon toegang te geven tot het vrijwilligersportaal moet deze persoon reeds bekend zijn in RegiCare en geregistreerd zijn als actieve vrijwilliger in de module RegiVrijwilliger.
Volg de onderstaande stappen om de toegang te verlenen:
- Zoek de betreffende vrijwilliger op via de tegel "Vrijwilligers" in de module RegiVrijwilliger.
- Zodra je de juiste vrijwilliger hebt gevonden, zie je rechtsboven een blauw/grijs kader met daarin de optie "Account" en een knop met de tekst "Aanmaken".
- Klik op de knop en voer een gebruikersnaam en wachtwoord in. Klik vervolgens op "Opslaan".
- Deel de gebruikersnaam en het wachtwoord met de betreffende gebruiker. Wijs de gebruiker op de mogelijkheid om het wachtwoord te wijzigen en de 2FA (tweestapsverificatie) opties in het klantportaal.
- voor dossiertoegang (RegiMaDi)
Let op: accounts voor dossiertoegang kunnen niet worden aangemaakt door reguliere medewerkers van de RegiMaDi module. Hiervoor is de rol "applicatiebeheerder" nodig. Nadat het account is aangemaakt door de applicatiebeheerder (zonder rollen), zijn er nog extra instellingen nodig in RegiMaDi om de cliënt online toegang te geven tot de inhoud van de casus.
Volg de onderstaande stappen:
- Zoek de betreffende casus in RegiMaDi, nadat de applicatiebeheerder een regulier account (zonder rollen) heeft aangemaakt, en je deze met de cliënt wilt delen.
- Klik helemaal rechtsboven van de casus op de knop met de tekst "Bewerken".
- Scroll in het pop-up scherm "Casus bewerken" helemaal naar beneden en zet de optie "Toegankelijk" op "Ja".
- Deel de accountinformatie die je van de applicatiebeheerder hebt ontvangen met de cliënt. Wijs de cliënt op de mogelijkheid om het wachtwoord te wijzigen en de 2FA-opties in het klantportaal.
- voor activiteitdeelname (RegiAct)
Let op: accounts voor activiteitdeelnemers (waarmee je jezelf kunt inschrijven als deelnemer op een activiteit) kunnen niet worden aangemaakt door reguliere medewerkers van de RegiAct-module. Hiervoor is de rol "applicatiebeheerder" nodig.
- voor het plaatsen van een groepsboeking (RegiAct)
Let op: een account waarmee je een groepsboeking kunt maken, kan niet worden aangemaakt door een reguliere medewerker van de module RegiAct. Hiervoor is de rol "applicatiebeheerder" nodig.
Om een groepsboeking te kunnen plaatsen, moet je medewerker zijn van een externe (!) organisatie en een account hebben. Daarnaast kunnen groepsboekingen alleen geplaatst worden bij activiteiten waarvoor dit is ingesteld.
Hoe nu verder?
Na het aanmaken van een account, dient een rol te worden gekoppeld.
De rol bepaalt de toegang tot een bepaalde module. De rol bepaalt tevens wat er in binnen de module mag worden gedaan, bekeken, geëxporteerd etc.
Veelgestelde vragen:
vraag:
Nadat ik voor mijn collega een account heb aangemaakt kan hij/zij inloggen maar er komt een foutmelding naar voren.
antwoord:
Wanneer dit om onderstaande melding gaat dan zijn er geen rollen gekoppeld. Door middel van rollen wordt bepaald waar je collega in RegiCare bij mag. Zonder deze rollen kan je collega na het inloggen nergens bij.
Afbeelding 1.2, melding na het inloggen met een account zonder rollen.
In dit artikel lees je alles over het toekennen van rollen.
vraag:
Welke karakters mag ik gebruiken bij het aanmaken van een wachtwoord?
antwoord:
Dit kan binnen RegiCare ingesteld worden, de minimale benodigdheden voor een wachtwoord zijn bij het aanmaken van het wachtwoord in het scherm zichtbaar.
vraag:
Ik heb een account voor mijn collega aangemaakt maar het account werkt niet.
antwoord:
Wanneer het inloggen niet lukt wordt er altijd een duidelijke melding getoond. Zoals bijvoorbeeld "Opgegeven gebruikersnaam en/of wachtwoord is ongeldig." . Controleer welke foutmelding je collega krijgt en neem hierover contact op met onze helpdesk.
vraag:
Wij maken in onze organisatie gebruik van single sign on, kan dit ook aan RegiCare accounts gekoppeld worden?
antwoord:
Afhankelijk van de provider kan RegiCare ook gekoppeld worden, wij ondersteunen Microsoft Azure Active Directory koppelingen voor Single Sign On.
vraag:
Bieden RegiCare-accounts ondersteuning voor 2FA (twee factor authenticatie)?
antwoord:
Ja, zowel interne medewerkers als externe gebruikers (van bijvoorbeeld een klantportaal) kunnen 2FA activeren. Dit wordt geactiveerd door middel van een Google Authenticator app (authenticators van andere maak, bijvoorbeeld van Microsoft, zijn ook beschikbaar).
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren