Koppelingen - AFAS - Configuratie - Personeelskoppeling

Gemaakt door Jos Koedam, Gewijzigd op Do, 5 Sep om 8:42 AM op Jos Koedam

Door middel van een koppeling met AFAS HR is het mogelijk om organisatie, locatie, medewerkersgegevens en meer uit te wisselen met RegiCare. Door AFAS te koppelen worden deze gegevens vanuit AFAS ingelezen in RegiCare. AFAS blijft dus leidend.

Voor deze koppeling is een GetConnector binnen AFAS nodig. Het onderhouden van toegang* en het dubbel bijhouden van medewerkergegevens is hiermee verleden tijd.
In dit artikel van AFAS is opgenomen hoe een GetConnector binnen AFAS kan worden aangemaakt.

Voor meer informatie over het aanmaken van de connectoren in AFAS kunt u bij uw AFAS-partner terecht.

*voor automatische gebruikerstoegang tot RegiCare moet er naast AFAS ook Single Sign-on worden geconfigureerd.



INHOUDSOPGAVE



1. Configureren


Om AFAS te koppelen met RegiCare moet er binnen de AFAS omgeving een GetConnector aangemaakt worden. In dit artikel van AFAS is te lezen op wat voor manier een GetConnector toegevoegd kan worden.


Om de gewenste gegevens uit te wisselen met RegiCare is het belangrijk dat er twee connectoren worden aangemaakt, 

één connector voor personen, één connector voor contracten (zie onderstaande afbeelding 1.0). Afhankelijk van de opzet zijn er extra Get- en UpdateConnectoren nodig. Deze worden in een later stadium aan dit artikel toegevoegd. 



Afbeelding 1.0, binnen de app connector RegiCare bestaan er twee GetConnectoren. 


Binnen deze connectoren is het belangrijk dat de connectoren ingesteld zijn op historische gegevens en niet op actuele gegevens.


1.1 de GetConnector voor medewerkers instellen


Binnen de connector voor medewerkers zijn een aantal velden verplicht (oranje in onderstaande tabel), een aantal zijn optioneel. Wanneer de wens bestaat om meer dan de verplichte velden uit te wisselen dan moet dit afgestemd worden met uw RegiCare-consultant.


Welke velden u overgezet wilt hebben naar RegiCare kunt u opnemen in de bijlage MS Excel AFAS Connector V2.xsls te vinden onderin dit artikel. Na het invullen van deze MS Excelsheet kan het ingevulde formulier worden verstuurd naar projecten@adsysco.nl .

 

AFAS (Medewerkers)
FormaatRegiCareVerplicht = x / Gewenst = xxOpmerking






EmployeeId
STRINGsyncfield_employee_synckey x
PersonId
STRINGsyncfield_person_synckeyx
EmployerId
STRINGsyncfield_organization_synckey x
Naam_werkgever
STRINGsyncfield_organization_name x
Naam
STRINGsyncfield_person_displaynamex
BirthName
STRINGsyncfield_person_birthname x
Initials
STRINGsyncfield_person_initials x
PrefixBirthName
STRINGsyncfield_person_birthnameprefix x
DateOfBirth
DATEsyncfield_person_datofbirth x
Gender
STRINGsyncfield_person_gender xCode
MaritalStatus
STRINGsyncfield_afas_maritalstatus 
Code
PrefixPartner
STRINGsyncfield_person_partnernameprefix 

BirthNamePartner
STRINGsyncfield_person_partnername 

NameUse
STRINGsyncfield_afas_nameuse 
Code
Mobile
STRINGsyncfield_person_privatemobile

Phone
STRINGsyncfield_person_privatephone 

E-mail_prive
STRINGsyncfield_person_privateemail 

Street
STRINGsyncfield_person_address_street 

HouseNumber
LONGsyncfield_person_address_number 

AddNumber
STRINGsyncfield_person_address_suffix 

ZIPCode
STRINGsyncfield_person_address_zipcode 

City
STRINGsyncfield_person_address_city 

Country
STRINGsyncfield_person_address_country 
Code
In_dienst__i.v.m._dienstjaren_
DATEsyncfield_employee_yearsofservice 

EmploymentStart
DATEsyncfield_employee_since xDatum in dienst
EmploymentEnd
DATEsyncfield_employee_till xDatum uit dienst
HourPerWeek
DECIMALsyncfield_employee_hoursperweek 

EmploymentType
STRINGsyncfield_afas_employmenttype 
Code dienstbetrekking
EmploymentTypeDesc
STRINGsyncfield_afas_employmentdesc 
Type dienstbetrekking
FTE
DECIMALsyncfield_employee_fte 

OrgUnit
STRINGsyncfield_department_synckey 

OrgUnitDesc
STRINGsyncfield_department_name 

FunctionId
STRINGsyncfield_function_synckey x
FunctionDesc
STRINGsyncfield_function_description x
DateDeceased
DATEsyncfield_person_datedeceased 

Mail
STRINGsyncfield_employee_email x
FirstName
STRINGsyncfield_person_firstname x
Cao_code
STRINGsyncfield_cao_synckey x
Cao_omschrijving
STRINGsyncfield_cao_name x
BSN
STRINGsyncfield_person_bsn 

Type_contract
STRINGsyncfield_afas_contracttype 
Code contract type
Leidinggevende_nr.
STRINGsyncfield_manager_synckey x
Leidinggevende_Naam
STRINGsyncfield_employee_manager_namex




1.2 de GetConnector voor contracten instellen


Voor de GetConnector voor contracten gelden dezelfde regels als voor de connector voor medewerkers.


Welke velden u overgezet wilt hebben naar RegiCare kunt u opnemen in de bijlage MS Excel AFAS Connector V2.xsls te vinden onderin dit artikel. Na het invullen van deze MS Excelsheet kan het ingevulde formulier worden verstuurd naar projecten@adsysco.nl .

 

AFAS (Contracten)
FormaatRegiCareverplichtOpmerking






FormatieGUID
STRING


Naam
STRINGsyncfield_person_displaynamex
Medewerkercode
STRINGsyncfield_employee_synckeyx
DienstbetrekkingCode
STRINGsyncfield_afas_employmenttype
Code dienstbetrekking
DienstbetrekkingOmschrijving
STRINGsyncfield_afas_employmentdesc
Type dienstbetrekking
TypeContractCode
STRINGsyncfield_afas_contracttype
Code contract type
TypeContractOmschrijving
STRINGsyncfield_afas_contractdesc
Beschrijving / label contract type
SoortMedewerkerCode
STRINGsyncfield_afas_employee_type

SoortMedewerkerOmschrijving
STRINGsyncfield_afas_employee_typedesc

Rooster_GUID
STRINGsyncfield_contract_synckeyx
BegindatumRooster
DATEsyncfield_contract_fromx
EinddatumRooster
DATEsyncfield_contract_tillx
Uren
DECIMALsyncfield_contract_hoursx
LeidinggevendeCode
STRINGsyncfield_contract_managerx
VervLeidinggevendeCode
STRING


DatumIndienst
DATEsyncfield_employee_sincex
DatumUitdienst
DATEsyncfield_employee_tillx
FormatiePercentage
DECIMAL


KostenplaatsCode
STRING


FunctieCode
STRINGsyncfield_function_synckeyx
Functie
STRINGsyncfield_function_descx
VestigingCode
STRINGsyncfield_department_synckey

VestigingOmschrijving
STRINGsyncfield_department_desc

Contract_GUID
STRING


WerkgeverCode
STRINGsyncfield_organization_synckeyx
Naam_werkgever
STRINGsyncfield_organization_namex
Cao_code
STRINGsyncfield_cao_synckey 

Cao_omschrijving
STRINGsyncfield_cao_name 



Nadat deze GetConnectoren zijn aangemaakt en ingesteld is de configuratie binnen AFAS gereed!


1.3 benodigde instellingen in RegiCare


Voordat de test kan beginnen moeten er binnen de RegiCare omgeving van de organisatie verschillende configuratie-opties aangepast worden, deze moeten door de (externe) AFAS contactpersoon doorgegeven worden aan het projectbureau van AdSysCo (projecten@adsysco.nl). De verschillende configuratie opties zijn hieronder opgenomen.


Let op: Wanneer RegiCare al in gebruik is moet het test moment in overleg bepaald worden.


configuration.AFASconnection.endpoint="https://"

Het endpoint is het adres waarop wij AFAS kunnen bereiken om gegevens uit te wisselen. Dit is een URL met een vaste opbouw oa. de AFAS klantcode is in deze URL opgenomen. In principe is voor de configuratie in RegiCare de klantcode voldoende. De url die wij nodig hebben is als volgt opgebouwd (000 is als voorbeeld klantcode gebruikt):


https://000.rest.afas.online/profitrestservices/ 


configuration.AFASconnection.token="<token><version>1</version><data>xxxx-xxxx-xxxx-xxx-xxxxxxx"</data></token>

Het token is de code die zorgt voor de beveiliging, iedereen met deze token kan verbinding maken, verstuur deze in overleg en apart van het endpoint.


Na het invoeren van deze gegevens kan er in RegiCRM ingesteld worden welke informatie er binnen deze koppeling leidend is. Standaard is voor alle onderdelen AFAS leidend, er kunnen echter uitzonderingen gemaakt worden (zie afbeelding 1.1 hieronder).


Afbeelding 1.1, via het menu "RegiCRM - Instellingen Algemeen" kunnen de instellingen bereikt worden.


De instelling "Koppeling is leidend" betekent dat na het aanpassen van bijvoorbeeld de functie of afdeling in RegiCare, deze aanpassing bij een nieuwe sync ongedaan gemaakt wordt. De gegevens worden dan vervangen door de meest recente informatie uit AFAS. Onderin afbeelding 1.1 zijn nog twee extra opties te vinden.


Contractkoppeling gebaseerd op
hiermee is het mogelijk om ???

Gegevens fixeren gesynchroniseerd voor
hiermee kan de ???



2. Testen


2.1 voordat er getest kan worden


2.2 de test uitvoeren



2.3 


Nu alle instellingen en opties zijn geconfigureerd is het mogelijk om de gegevens uit AFAS op te halen. Om er zeker van te zijn dat dit bij een eerste keer in de live omgeving zonder problemen verloopt wordt er door de RegiCare consultant een test omgeving geconfigureerd.


Hierin worden bovenstaande configuraties toegepast en 


3. Gebruiken


Het ophalen van gegevens uit AFAS HR wordt gedaan via RegiCRM of RegiTijd, in dit artikel is te vinden hoe de uitwisseling gestart kan worden en dient te verlopen.


4. FAQ

   



Was dit artikel nuttig?

Dat is fantastisch!

Hartelijk dank voor uw beoordeling

Sorry dat we u niet konden helpen

Hartelijk dank voor uw beoordeling

Laat ons weten hoe we dit artikel kunnen verbeteren!

Selecteer tenminste een van de redenen
CAPTCHA-verificatie is vereist.

Feedback verzonden

We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren