RegiExtranet - Instellen Notificatieteksten Vacaturebank

Het onderstaande icoon geeft aan dat de instelling door AdSysCo wordt beheerd.

De codes die in de toelichting van de e-mail templates zijn opgenomen verwijzen naar de standaard e-mail templates die RegiCare bevat

De codering heeft de volgende opzet:

@ X.1 --> e-mail naar vrijwilliger

@ X.2 --> e-mail naar servicepunt

@ X.3 --> e-mail naar dossierbeheerder

Acties vrijwilligers

Contact aanvraag vrijwilliger 

In de full client is dat te vinden op onderstaande plek:

De vrijwilliger kan op twee manieren een contact aanvraag indienen; 

1. Een algemene contact aanvraag via de 'footer' van de website of via het vraagteken rechts onderin de pagina (zie onderstaande afbeelding).

 Deze optie kan alleen door AdSysCo uitgeschakeld worden. 

2. Na het aanklikken van 'reageren' op de vacaturepagina of 'inschrijven' op de activiteitenpagina kan een bezoeker kiezen voor de optie 'hier contact opnemen', bij deze optie zijn er twee mail templates in te stellen: 

   
   

• Een bedank mail voor het invullen van het contact formulier (1.1). 

• Een mail die naar uw organisatie verstuurd wordt (1.2). 
  
  

Deze templates kunnen in de RegiMatch fullclient aangepast worden. 

Aanmelding vrijwilliger

Een vrijwilliger kan zich via het RegiExtranet aanmelden. Op deze manier ontvangt de vrijwilliger een online account met gebruikersnaam & wachtwoord. Dit account zorgt ervoor dat vrijwilligers zelf; 

Een reactie kunnen doen op een vacature, het nieuws kunnen bekijken en een inschrijving bij een activiteit (cursus / workshop) kunnen plaatsen. Ook kan een vrijwilliger na het aanmaken van een profiel zelf zijn profiel gegevens inzien en wijzigen. 

• Een mail naar de vrijwilliger met een bevestiging van de aanmelding (1.1).

• Een mail die ter kennisgeving naar uw organisatie verstuurd wordt (1.2). 

  
  

Full client:

Afhankelijk van de instelling bij “routering” krijgt een vrijwilliger in de email direct een bevestiging. Wanneer er in de instelling is gekozen voor de routering “via servicepunt”, dan moet de tekst in template 1.1 aangepast worden. 

De optie “routering” kan alleen door AdSysCo gewijzigd worden.

Wachtwoord vergeten 

Alle vrijwilligers en medewerkers van externe organisaties met een profiel kunnen op het RegiExtranet de functie 'Wachtwoord vergeten' gebruiken. 

Na het invullen van de benodigde gegevens (het e-mail adres waar het account op geregistreerd is moet bekend zijn) kan er automatisch een wachtwoord reset uitgevoerd worden.  

Hiervoor wordt een e-mail template gebruikt die niet verder aangepast kan worden. 

Profiel aanpassingen vrijwilliger

Full client:

Wanneer vrijwilligers online een wijziging in hun profiel doorvoeren kunnen er na het opslaan twee notificatie e-mails geconfigureerd worden. 

• Een e-mail naar de vrijwilliger ter informatie dat zijn / haar gegevens gewijzigd zijn (3.1). 

• Een e-mail die naar uw organisatie verstuurd wordt (3.2). 

Reageren op een vacature 

Wanneer een vrijwilliger ingelogd is en via de vacature pagina een reactie op een vacature plaatst is het mogelijk om tot drie verschillende notificatie e-mails te versturen. 

• Een e-mail naar de vrijwilliger ter informatie dat de reactie bij de organisatie uitgezet is (1.1). 

• Een e-mail die naar uw servicepunt verstuurd wordt, dit ter informatie (1.2). 

• Een e-mail naar de (contactpersoon van de) externe organisatie met de vraag om de reactie van de vrijwilliger te accepteren, of af te wijzen (2.3).  

Full client:

Er kan binnen RegiCare via de instelling bij “routering” voor gekozen worden om de organisatie niet direct op de hoogte te brengen. De instelling moet dan op “via servicepunt” staan. 

Om ervoor te zorgen dat er ook geen notificatie e-mails verstuurd worden moet hiervoor de e-mail template 4.3 handmatig uitgeschakeld worden in RegiMatch full client.

Notificatie e-mails naar de externe organisatie worden in dit geval handmatig geselecteerd en pas verstuurd nadat de status van de inschrijving is goedgekeurd door het servicepunt.
 

De opties met betrekking tot routering zijn aan te passen in de RegiMatch full client.

Reactie annuleren 

Een vrijwilliger kan een reactie op een vacature na het indienen (maar voordat deze “succesvol bemiddeld is”) nog intrekken / annuleren. 

Wanneer de vrijwilliger de reactie annuleert kunnen er ook weer drie e-mail notificaties verstuurd worden: 

• Een e-mail naar de vrijwilliger ter informatie dat de reactie is ingetrokken / geannuleerd (1.1). 

• Een e-mail die naar uw servicepunt verstuurd wordt, dit ter informatie (1.2). 

• Een e-mail naar de (contactpersoon van) externe organisatie om te melden dat de vrijwilliger zich heeft bedacht (2.3)

Full client:

Uitschrijven vrijwilliger 

Indien een vrijwilliger zich definitief wil uitschrijven uit de vacaturebank, kan dit worden gedaan via het profiel van de vrijwilliger.  De onderstaande tekst verschijnt met de button om uit te schrijven. Na de uitschrijving is de vrijwilliger niet meer vindbaar op de vacaturebank 

Na de uitschrijving worden de volgende mails verzonden: 

• Een mail naar de vrijwilliger met de bevestiging van de uitschrijving (4.1) 

• Een mail naar uw servicepunt met de melding dat de vrijwilliger is uitgeschreven (4.2) 

Full client:

Proces na inschakelen uitnodigingen 

Het is mogelijk om op het extranet de functionaliteit “Uitnodigingen” in te schakelen. Hierbij kunnen externe organisaties de vrijwilligers die hun profiel open hebben gezet uitnodigen voor vacatures. 

Deze instelling kan alleen door AdSysCo in- of uitgeschakeld worden. Iedere vrijwilliger kan zelf na het instellen van ”uitnodigingen” aangeven of zijn profiel wel of niet gevonden kan worden. 

Uitnodiging afwijzen 

Wanneer een organisatie een vrijwilliger heeft uitgenodigd, dan is het mogelijk dat de vrijwilliger de uitnodiging afwijst. et resultaat is hieronder te zien. Er worden geen e-mails verzonden 

Uitnodiging accepteren 

Zodra de vrijwilliger de uitnodiging van de externe organisatie accepteert zijn de contactgegevens van de vrijwilliger zichtbaar voor de externe organisatie. Het contact kan worden gelegd.  

Full client:

Acties externe organisatie 

Nieuwe medewerker van externe organisatie 

Zowel een nieuwe externe organisatie als een nieuwe medewerker van een bestaande externe organisatie worden handmatig door het servicepunt aangemaakt.

Wachtwoord vergeten 

Vacature toevoegen

Externe organisaties kunnen op het Extranet hun eigen vacatures invoeren.

De volgende mails worden verzonden na invoeren van de vacature:

• Een mail naar het servicepunt met daarin het bericht dat er een vacature is aangemaakt (1.2)
• Een mail naar de externe organisatie met een bevestiging dat de vacature is aangemaakt (1.3)

Full client:

Vacature wijzigen 

Externe organisaties kunnen op het extranet hun eigen vacatures beheren. 

De volgende mails worden verzonden na wijzigen van de vacature: 

• Een mail naar het servicepunt met daarin het bericht dat er een vacature is gemuteerd (2.2). 

• Een mail naar de externe organisatie met een bevestiging dat de vacature is gemuteerd (2.3). 

Full client:

Na het versturen van de mails hangt het verdere proces af van de inrichting van de vacaturebank.

Vacature verwijderen 

Een externe organisatie kan een vacature verwijderen.

De volgende mails kunnen worden verzonden: 

• Een mail naar het servicepunt dat de vacature verwijderd is (4.2). 

• Een mail naar de externe organisatie dat de vacature is verwijderd (4.3). 

Full client:

Reactie accepteren

Externe organisaties kunnen reactie van vrijwilligers goedkeuren.

Full client:

De volgende mails kunnen worden verzonden:

• Een mail naar de vrijwilliger dat de reactie is geaccepteerd (10.1)
• Een mail naar het servicepunt dat de reactie van een vrijwilliger is geaccepteerd (10.2).
• Een mail naar de externe organisatie dat de reactie van de vrijwilliger is geaccepteerd (10.3).

Reactie afwijzen

Een reactie kan ook worden afgewezen.

De volgende mails kunnen worden verzonden:

• Een mail naar de vrijwilliger dat de reactie is afgewezen door de organisatie (11.1)
• Een mail naar het servicepunt dat de reactie van de vrijwilliger is afgewezen (11.2).
• Een mail naar de externe organisatie dat de reactie van de vrijwilliger is afgewezen (11.3).

Match opheffen

Bestaande matches kunnen worden opgeheven. 

De volgende mails kunnen worden verzonden:

• Een mail naar het servicepunt dat een bestaande match is opgeheven (12.2).
• Een mail naar de externe organisatie een bestaande match is opgeheven (12.3).

Profiel wijzigen 

Een externe organisatie kan via het eigen profiel de eigen gegevens wijzigen. 

De onderstaande mails kunnen worden verzonden: 

• Een mail naar het servicepunt dat het profiel van de externe organisatie is aangepast (3.2). 

• Een mail naar de externe organisatie dat het bedrijfsprofiel is aangepast (3.3). 

       Proces na inschakelen uitnodigingen 

Vrijwilliger uitnodigen 

Externe organisaties kunnen vrijwilligers (die hun profiel hebben opgezet) uitnodigen voor een vacature. 

De onderstaande mails kunnen daarbij verzonden worden: 

• Een mail naar de vrijwilliger dat de organisatie hem/haar heeft uitgenodigd (1.1) de vrijwilliger kan in het extranet de uitnodiging accepteren of weigeren. 

• Een mail naar het servicepunt (1.2) dat de externe organisatie een vrijwilliger heeft uitgenodigd 

• Een mail naar de externe organisatie met de bevestiging dat een vrijwilliger is uitgenodigd (2.3). 

Uitnodiging intrekken  

Een uitnodiging kan alleen worden ingetrokken als de vrijwilliger deze nog niet heeft geaccepteerd. Er worden geen mails verzonden. 

Uitnodiging succesvol markeren 

Nadat een vrijwilliger is uitgenodigd en de twee partijen besluiten met elkaar te gaan samenwerken, dan dient de externe de vacature als succesvol bemiddeld te kenmerken. Er worden geen mails verzonden