RegiTijd full client - Toevoegen van opdrachten en opdrachtregels

Voorbereidende werkzaamheden

Verzamel onderstaande gegevens:

• alle opdrachten per opdrachtgever (= omschrijving in RegiTijd)
• alle deelopdrachten per opdracht (= opdrachtregels in RegiTijd)
• de start- en einddatum per opdracht en deelopdracht
• werkgebied per deelopdracht

Niet-noodzakelijke gegevens (tbv. bv. sturing):

• aantal begrote-/verkochte uren per opdracht en deelopdracht
• code per opdracht
• type opdracht
• verantwoordelijk manager
• werkmaatschappij per opdracht
• tarief per deelopdracht
• groep I, II en III

Toevoegen van opdrachten

- Open RegiTijd full client
- Klik in het menu op ‘Opdrachten’
- Check of het tabblad ‘Opdracht’ open staat
- Check of er bij het veld ‘periode’ een vinkje staat en in het veld de gewenste start- en einddatum van de opdracht staat (binnen een kalenderjaar)
Belangrijk: Er kunnen op de hele week waarin een startdatum van een opdracht valt al uren geregistreerd worden. Dus ook eerder dan de startdatum als deze bijv. op een vrijdag valt. Indien dit ongewenst is kan de startdatum het best op een maandag gezet worden (1e dag van de week voor RegiTijd).
- Zet een vinkje bij het veld ‘opdr.gever’
- Klik op het pijltje en selecteer de gewenste opdrachtgever
Als de gewenste opdrachtgever niet in de keuzelijst staat, voeg deze dan toe via Bestand --> Stamgegevens --> Opdrachtgever: selecteer onderin in het witte veld naast het tandwieltje de gewenste organisatie en klik op het plusje.
Als de gewenste organisatie niet in die lijst staat, voeg deze dan in RegiCRM toe via CRM --> Organisaties weergeven: voeg de gewenste organisatie toe m.b.v. de knop met de groene plus, voer gegevens in en sla op.

- Klik op de knop met de groene plus (‘Voeg een nieuwe opdracht toe’):

Als de melding ‘Selecteer een werkmaatschappij’ verschijnt, klik op ‘OK’, selecteer in veld ‘werkmij’ de gewenste werkmaatschappij, klik nogmaals op de knop ‘voeg een nieuwe opdracht toe’.

- Voer in de regel van de zojuist aangemaakte opdracht zo mogelijk alle velden in. Schuif de horizontale schuifbalk naar rechts om alle velden te zien
- Klik rechts onderaan op de knop met de witte vink in het groene vierkant om de wijzigingen op te slaan. Hou het scherm ‘Opdrachten’ open, omdat er minimaal één opdrachtregel aan een opdracht toegevoegd dient te worden

Toevoegen van opdrachtregels aan opdrachten

Aan een opdracht dient minimaal één opdrachtregel toegevoegd te worden. Een opdrachtregel vormt namelijk de koppeling tussen een opdrachtgever, een opdracht, een tijdschrijfrubriek en evt. een werkgebied.
De registratie van bestede tijd wordt gekoppeld aan een opdrachtregel.
 
- Open RegiTijd full client
- Klik in het menu op ‘Opdrachten’
- Klik op tabblad ‘Opdrachtregels’
- Selecteer links onderin in de velden ‘opdracht’ en ‘opdrachtgever’ uit de keuzelijsten de gewenste waarden
- Selecteer midden onderin onder ‘opdrachtregels’ in de velden ‘opdracht’, ‘rubriek’ en evt. ‘werkgebied’ uit de keuzelijsten de gewenste waarden

- Klik op de knop met de groene plus (‘Voeg een nieuwe opdrachtregel toe (….)’):

- Klik rechts onderaan op de knop met de witte vink in het groene vierkant om de wijzigingen op te slaan
- Voeg zonodig meer opdrachtregels toe
- Klik rechts onderaan op de knop met de witte vink in het blauwe vierkant om de wijzigingen op te slaan en het scherm ‘Opdrachten’ te sluiten

Om op een opdrachtregel bestede tijd te kunnen registreren dient deze aan een medewerker gekoppeld te worden. In het kennisbankartikel ‘Tijdschrijfrubrieken koppelen aan medewerkers en ontkoppelen van medewerkers’ staat hoe een opdrachtregel aan een medewerk gekoppeld moet worden.

Toevoegen niet-noodzakelijke gegevens aan opdrachten en/of opdrachtregels 

Als er gegevens toegevoegd dienen te worden aan de opdrachten en/of opdrachtregels, heropen dan het venster 'Opdrachten'.
Voer op tabblad 'Opdracht' in de gewenste velden de gewenste gegevens in, bv. uren totaal, type opdracht.
Voer op tabblad 'Opdrachtregels in de gewenste velden de gewenste gegevens in, bv. uren deelopdr., groep I.

Vernieuwen van een bestaande opdracht van huidige jaar naar komende jaar

Als een bestaande opdracht van het huidige jaar vernieuwd moet worden naar het komende jaar, dan dient u dit door AdSysCo uit te laten voeren. U levert dan aan om welke opdracht(en) het gaat en geeft per opdracht aan welke opdrachtregels verlengd moeten worden.

Verlengen bestaande opdrachtregel

Als een bestaande opdrachtregel (toch) verlengd moet worden, maak dan svp niet een nieuwe opdrachtregel aan. Maar neem svp eerst contact op met AdSysCo voor advies en ondersteuning.