Een medewerker van de vrijwilligersadministratie is verantwoordelijk voor de vrijwilligers die binnen de eigen organisatie worden ingezet. Door middel van de ontwikkelingen die RegiCare in de afgelopen jaren heeft doorgemaakt kan de vrijwilligersadministratie nu via onze online module “RegiMatch Online” beheerd worden.
In “RegiMatch Online” bestaan veel functies die mogelijk al bekend zijn van de oudere full client variant “RegiMatch”. RegiMatch Online is echter vereenvoudigd in gebruik waardoor minder tijd nodig is voor het voeren van de vrijwilligersadministratie.
In deze handleiding zijn de RegiCare instructies voor het voeren van “de Eigen Vrijwilligersadministratie” in RegiMatch Online gebundeld.
Inhoudsopgave
- De basis
- Inloggen in de vrijwilligersadministratie
- Vrijwilligersbeheer
- Zelf een vrijwilliger aanmaken
- Het invoeren van dossierinformatie
- Aanbod
- Matches
- Profiel
- Kader
- Beschikbaarheid
- Notitie
- Contactmomenten
- Taken
- Bijlage
- Een vrijwilliger afmelden
- Matches met een organisatie
- Een organisatieonderdeel aanmaken
- Een match met een organisatie maken
- Overzichten en correspondentie
- Veel gestelde vragen
- BIJLAGE 1 Routering en goedkeuren
De basis
Het product RegiCare bestaat uit verschillende modules met ieder zijn eigen specialiteit. Er zijn binnen RegiCare onder andere modules voor tijdschrijven / de activiteitenadministratie / registratie van cliëntdossiers en we ondersteunen diverse vormen van vrijwilligerswerk (maatjes / vervoer / vacaturebank en eigen vrijwilligers).
Op https://adsysco.nl/regicare/ staat meer informatie over onze specifieke oplossingen.
De vrijwilligersadministratie op één plek organiseren biedt de volgende voordelen:
- Centralisatie van de vrijwilligersgegevens die in contact zijn met uw organisatie, welke inzet zij doen en welke contracten zij hebben.
- Een web-based omgeving voor de eigen professionals waarmee zowel de professionals als de vrijwilligers op diverse manieren ondersteuning kunnen krijgen.
- Mogelijkheid om per vrijwilliger een dossier aan te leggen waarin bijlagen (contract / VOG) afspraken en voortgangsgesprekken (notities / contactmomenten) worden vastgelegd.
Inloggen in de vrijwilligersadministratie
Ga naar RegiWeb en geef, indien niet automatisch wordt ingelogd, hier de gebruikersnaam en het bijbehorende wachtwoord op (zie afbeelding 1.1) .
Afbeelding 1.1: Inloggen op RegiWeb
Kies wanneer er meerdere tegels beschikbaar zijn de juiste tegel “Eigen Vrijwilligersadministratie”. Deze naam kan aangepast worden (het bijbehorende icoon niet, zie ook afbeelding 1.2).
Afbeelding 1.2: het groene puzzelstukje staat voor de “Eigen vrijwilligers administratie”, de naam kan afwijken.
Met de juiste rechten komen er vijf verschillende tegels naar voren. In het vervolg van dit artikel worden de verschillende functies die onder deze tegels beschikbaar zijn toegelicht.
Vrijwilligersbeheer
Dit hoofdstuk behandelt het aanmaken en onderhouden van vrijwilligers gegevens binnen de werksoort “de Eigen Vrijwilligersadministratie”.
Belangrijkste onderdelen hierin zijn;
- Het aanmaken van een vrijwilliger in de administratie
- Het invoeren en bewerken van dossierinformatie
- Een vrijwilliger afmelden
Zelf een vrijwilliger aanmaken
Om een nieuwe vrijwilliger aan te maken kan de tegel “Vrijwilliger” worden gebruikt. Zoek hier of de vrijwilliger al bekend is binnen RegiCare.
Afbeelding 1.3: het zoeken van een vrijwilliger geeft hier geen resultaat.
Als de persoon nog niet bekend is, dan wordt “Geen resultaten” weergegeven. Kies in dit geval voor de knop “Vrijwilliger Toevoegen” rechtsboven in de pagina.
Wanneer alle benodigde gegevens van de vrijwilliger bekend zijn (er zijn een aantal verplichte velden, te herkennen aan *) dan worden gestart met invoeren.
Let op: voor de naam van een vrijwilliger is er icoon dat meer informatie geeft over de getoonde persoon, hieronder is een korte toelichting opgenomen op de betekenis van deze “icoontjes”.
- Interne notitie
- Status Contract / Datum contract
- Datum aanmelding
- In bezit van VOG / in bezit van EHBO
- Reden aanmelding / Bekend via
Het invoeren van dossierinformatie
Wanneer via de zoekfunctie een vrijwilliger wordt gevonden, wordt door het aanklikken van de naam van de vrijwilliger het dossier geopend. Het dossier bestaat uit onderstaande onderdelen (tabbladen) deze worden hier verder toegelicht.
Afbeelding 2.1: het dossier van een vrijwilliger is in bovenstaande tabbladen opgedeeld.
Binnen het tabblad aanbod worden de diensten vastgelegd die de vrijwilliger graag zou willen doen of al doet. Wanneer er vrijwilligers nodig zijn die beschikbaar zijn om een bepaalde dienst uit te voeren kan hier op worden gezocht.
Wanneer er vanuit locaties specifieke diensten geboden worden, dan is het verstandig om hiervoor een match aan te maken met de vrijwilliger die de betreffende dienst op deze locatie uitvoert.
Het profiel van een vrijwilliger kent een aantal subniveaus, voor de onderdelen “Hobby’s / Interesses” en “Eigenschappen / Bijzonderheden” zijn er standaardinstellingen waar in overleg van afgeweken kan worden. In welke mate de gegevens van een vrijwilliger worden vastgelegd is aan de eigen organisatie om te besluiten.
Het subniveau “Overig” (zie onderstaande afbeelding) bevat concrete informatie over de aanstelling van de vrijwilliger. Zodra de vrijwilliger in RegiMatch Online wordt ingevoerd, wordt er gevraagd om de “Datum van Aanmelding”en de “Reden Aanmelding” in te voeren. Deze informatie kan later in dit onderdeel worden gevonden.
Afbeelding 2.2: in het subniveau “Overig” worden o.a. de contract gegevens vastgelegd.
In het kader kunnen de betrokken collega’s rondom de vrijwilliger worden vastgelegd.
De medewerker die een vrijwilliger in de werksoort toevoegt wordt automatisch als de “Dossierbeheerder” in het kader opgenomen. Binnen het kader kunnen andere collega’s eventueel toegevoegd worden als “Dossiermedewerker”.
Een persoon moet het kenmerk "RegiMatch - Medewerker" krijgen om deze te kunnen selecteren in het kader (als beheerder of medewerker) en moet daarbij ook een Rol hebben die hem of haar rechten geeft in RegiMatch Online!
Wanneer wordt gezocht naar vrijwilligers die beschikbaar zijn op specifieke dagen, dan is het belangrijk dat deze informatie hier ingevuld wordt. Het opzoeken op basis van “Beschikbaarheid” is mogelijk via het “Vrijwilligersoverzicht” .
Naast beschikbaarheid kan in hier de afwezigheid van een vrijwilliger worden opgegeven, dit is alleen ter registratie.
De notitie is uitsluitend beschikbaar binnen de werksoort “Eigen vrijwilligersadministratie” en zal niet inzichtelijk zijn voor collega’s die geen toegang hebben in deze werksoort.
Wanneer het binnen de organisatie gebruikelijk is om (formele) contact momenten zoals; intakegesprekken en evaluaties vast te leggen, dan is er onder “Contactmomenten” hier de ruimte voor. Via het scherm “RegiMatch Online - Overzichten” kan hiermee eenvoudig een overzicht van evaluaties worden opgevraagd.
Door middel van de taken kunnen collega’s van de vrijwilligersadministratie worden verzocht om acties te ondernemen, enkele voorbeelden zijn;
- Over twee weken opnieuw contact opnemen indien het ondertekende contract niet is ontvangen.
- Verzoeken om contact op te nemen (terugbelverzoek) etc.
Deze taken kunnen in een widget op de portal naar voren komen!
Binnen het vrijwilligers dossier is er één plaats om documenten aan het dossier te koppelen, het tabblad Bijlage.
Hier worden onder andere het “vrijwilligerscontract” en de “VOG verklaring” opgenomen.
Een vrijwilliger afmelden
Wanneer een vrijwilliger heeft aangegeven te willen stoppen met de uitvoering van werkzaamheden dan zijn er twee mogelijkheden:
- Verwijder het actieve aanbod bij de vrijwilliger, maar de vrijwilliger blijft wel actief in het systeem staan (en ontvangt bijvoorbeeld nog nieuws).
- De vrijwilliger wordt via de knop “Vrijwilliger afmelden” uitgeschreven als vrijwilliger. Vergeet hierbij niet de informatie zoals “reden afmelding” en “einddatum contract” te controleren.
Afbeelding 3.1: De knop “Vrijwilliger afmelden” wilt u natuurlijk niet te vaak gebruiken.
Mocht een vrijwilliger na enige tijd gestopt te zijn toch weer terugkomen, dan kan het dossier opnieuw geactiveerd worden via de knop “Vrijwilliger opnieuw aanmelden”.
Matches met een organisatie
Bij iedere organisatie worden er aparte afspraken en werkwijzen opgenomen met betrekking tot het aanmaken van organisatie onderdelen. Er is minimaal één organisatie (onderdeel) benodigd voor het aanmaken van een match binnen deze werksoort.
Door middel van de match wordt het inzichtelijk waar binnen uw organisatie welke vrijwilligers actief zijn en op wat voor manier ze worden ingezet.
Een organisatieonderdeel aanmaken
Een organisatie (onderdeel) aanmaken is mogelijk door op de tegel “Organisatie” te klikken en in het scherm dat hierna wordt weergegeven rechts bovenin op de button “organisatie toevoegen” te klikken (zie afbeelding 4.1).
Afbeelding 4.1: Ook hier, zoek eerst naar organisaties voordat u de knop “Organisatie toevoegen” gebruikt.
Bij het toevoegen van een organisatie zijn er een aantal verplichte velden, deze zijn te herkennen doordat er achter de veldnamen sterretjes [Symbool] * zijn opgenomen. Er kunnen geen aanpassingen gedaan worden in welke velden er verplicht zijn of niet.
Een match met een organisatie maken
Er is binnen de vrijwilligersadministratie één manier om een match tussen een vrijwilliger en een organisatie (onderdeel) aan te maken. Om een match te maken heeft de vrijwilliger een actief dossier nodig en is er minimaal één “aanbodregel” benodigd. In de aanbodregel is de “dienst” verplicht, de verschillende data zijn optioneel (zie de uitleg in het hoofdstuk “Het invoeren van dossier informatie”).
Om de match aan te maken moet in de aanbod regel op het schakelicoon met daarin het + teken geklikt worden (zie afbeelding 4.2).
Afbeelding 4.2: links ziet u een klein schakeltje waar een wit / groen plusteken in verwerkt is.
Na het aanklikken van het icoon dat bij “Match Aanmaken” hoort wordt er een klein scherm geopend waarin verplicht de betreffende organisatie opgegeven moet worden. De “datum van / tot” en “Notitie bij match” zijn optioneel en kunnen niet aangepast worden.
Er kunnen geen aanpassingen in de verplichte velden gedaan worden, of vrije velden worden toegevoegd.
Overzichten en correspondentie
Natuurlijk is het overzicht belangrijk, daarom is er in RegiCare de mogelijk om via drie verschillende wegen overzichten te raadplegen. Dit kan via RegiMatch Online, PowerBI en de RegiMatch Full Client.
De overzichten die hier toegelicht worden hebben betrekking op RegiMatch Online.
Het belangrijkste overzicht binnen de “Eigen Vrijwilligersadministratie” is het “Vrijwilligers Overzicht”.
Dit onderdeel is bereikbaar via de tegel zoals weergeven in afbeelding 5.1 .
Afbeelding 5.1, via deze tegel opent u het vrijwilligers overzicht waarin verschillende filter mogelijkheden beschikbaar zijn.
Binnen het “Vrijwilliger Overzicht” zijn er een aantal veel gebruikte combinaties van filter instellingen te benoemen. We hebben er hieronder enkele toegelicht.
Vraag: Toon alle vrijwilligers die kunnen helpen bij vragen rondom incidenten met Computerhulp.
Oplossing: Filter het overzicht op; Actief Aanbod – Ja & Dienst – Computerhulp. Dit geeft een overzicht van alle vrijwilligers met een actief aanbod van het type “computerhulp” .
Vraag: Is er iemand die nog weinig voor ons doet en in zijn eigen woonplaats (Heemstede in dit geval) wat reclamefolders voor ons kan rondbrengen?
Oplossing: Filter het overzicht op; Actief Aanbod – Ja & Actieve match – Nee & Dienst – Post & Woonplaats – Heemstede
Vraag: Zijn er vrijwilligers bij ons aan het werk die nog geen contract hebben?
Oplossing: Hiervoor is het overzicht twee keer nodig, één keer om te zoeken op het filter Status Contract - Aangemaakt en één keer om te zoeken op het filter Status Contract – Verzonden.
Vraag: Wij sturen iedere maand kaartje naar vrijwilligers die 5 / 10 of al 12,5 jaar bij ons actief zijn (nu juni).
Oplossing: Selecteer in het filter Jubilea type – Contract & Jubilea maand – Juni.
Veel gestelde vragen
- Mijn wachtwoord is kwijt / werkt niet meer, wat kan ik nu doen?
Via het loginscherm op RegiWeb kan de optie “wachtwoord vergeten” worden gebruikt.
Bijlage 1
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren