RegiAct full client - Factuurwijzen en aanpassen activiteitbijdrage

Bij de financiële instellingen van een activiteit kunnen een aantal factuurwijzen worden gekozen. In dit artikel bespreken we een aantal mogelijkheden.

Eenmalig bedrag (evt. in termijnen te betalen)

1: Hele bedrag (direct): een eenmalig bedrag. De datum bij factureren vanaf is de inschrijfdatum van de deelnemer

2: Hele bedrag (bij start activiteit): een eenmalig bedrag. De datum bij factureren vanaf is de startdatum van de activiteit

3: Hele bedrag op: een eenmalig bedrag. De datum bij factureren vanaf is de datum die wordt ingesteld

4: Bedrag in termijnen: een eenmalig bedrag te verdelen in maximaal 20 termijnen met een interval variërend van 15 dagen tot maximaal 12 maanden. De datum bij factureren vanaf is de datum die wordt ingesteld

---------------------------------

Bijdrage per bijeenkomst

5: Alle bijeenkomsten: een bedrag per bijeenkomst. De deelnemer krijgt iedere maand een factuur die bestaat uit het aantal bijeenkomsten in de betreffende maand maal de activiteitbijdrage

6: Allen indien aanwezig: een bedrag per bijeenkomst. De deelnemer krijgt iedere maand een factuur die bestaat uit de bijgehouden presentie op de bijeenkomsten in de betreffende maand. De presentie van deelnemers wordt via verslaglegging in RegiAct Online bijgehouden of via de tab Presentie in de full client

---------------------------------

Bijdrage per uur (deze factuurwijzen zijn vervallen)

7: Alle uren: een bedrag per uur op basis van de start- en eindtijd van bijeenkomsten. De deelnemer krijgt iedere maand een factuur die bestaat uit het aantal uren van bijeenkomsten in de betreffende maand maal de activiteitbijdrage

8: Alleen indien aanwezig: een bedrag per uur op basis van de start- en eindtijd van bijeenkomsten. De deelnemer krijgt iedere maand een factuur die bestaat uit de bijgehouden presentie op de bijeenkomsten in de betreffende maand. De presentie van deelnemers wordt via verslaglegging in RegiAct Online bijgehouden of via de tab Presentie in de full client

---------------------------------

Periodieke bijdrage

9: Vaste bijdrage per periode: een bedrag per periode. Die periode kan worden ingesteld op elke dag vanaf.. t/m elk jaar vanaf... met tussenliggende mogelijkheden zoals elke maand, elke 2 maanden, elke 3 maanden etc. De periode die wordt berekend kan worden ingesteld op 1 tot 6 maanden, het huidige jaar of gehele inschrijving (maximaal 1,5 jaar berekend in het factuurschema). 

Een bedrag per maand wordt het meest gebruikt en hier bestaan extra opties voor de instelling factureren op: Begin van de maand, 5e dag van de maand, 10e dag, 15e dag, 20e dag, 25e dag, eind van de maand.

Bij deze factuurwijze kan rekening worden gehouden met een vakantieperiode. In de vakantieperiode worden dan geen facturen aangemaakt. Dit is te vinden onder Bestand - Instellingen - Algemeen op de tab Financieel

---------------------------------

Bijdrage op basis van aantallen

10: Bijdrage x aantal: een eenmalig bedrag gebaseerd op vrije invoer van een aantal

11: Bijdrage x aantal per maand: een maandelijks bedrag gebaseerd op vrije invoer van een aantal

---------------------------------

0: Geen factuur

De nummering die hierboven wordt gebruikt komt overeen met de nummering in de kolom FW van het scherm met alle activiteiten.

Een kolom FW wordt ook gebruikt in het deelnemersscherm van de activiteit.

Toelichting

Om te kunnen bepalen welke factuurwijze geschikt is voor de activiteit zou de volgende afbeelding kunnen worden gebruikt:

Bij een activiteit die binnen 1 seizoen of 1 boekjaar plaatsvindt (kop-staart activiteit) wordt meestal factuurwijze 1 - 4 gekozen.

De ingestelde factuurwijze in de financiële instellingen van de activiteit wordt bij iedere nieuwe inschrijving gebruikt. 

Het is mogelijk om binnen een inschrijving van de deelnemer te wisselen naar 1 van de andere factuurwijzen 1 t/m 4.

Dat kan op de tab Factuur van de inschrijving.

Bij grote bedragen kan een deelnemer de mogelijkheid krijgen om het bedrag in termijnen te betalen.

De datum factureren vanaf, de interval, de termijnen en het aantal resterende termijnen kunnen worden gewijzigd.

Bij doorlopende activiteiten die gedurende meerdere seizoenen of boekjaren plaatsvinden is factuurwijze 9 een veelgebruikte optie.

Bij een zomerstop kan rekening worden gehouden met de vakantieperiode (niet factureren). In de betreffende maanden worden dan geen facturen aangemaakt in de inschrijvingen van de deelnemers.

Als gedurende de looptijd van de activiteit de activiteitbijdrage wijzigt, dan kan dit worden aangepast en worden voorlopige facturen bij deelnemers gewijzigd naar het nieuwe bedrag (indien melding wordt bevestigd).

Bij de meeste andere factuurwijzen zou een verandering de bijdrage betekenen dat de contractprijs per deelnemer moet worden aangepast.

Aangezien er maximaal 1,5 jaar kan worden berekend in een factuurschema is het nodig om zo nu en dan nieuwe periodes te laten berekenen.

De knop 'Reken inschrijvingen door' kan worden gebruikt om dit te bewerkstelligen.

Instroom na de start van een activiteit

Bij doorlopende activiteiten stromen deelnemers in gedurende de looptijd van de activiteit.

Stel dat er twee keer per jaar wordt gefactureerd. In de activiteit wordt ingesteld dat er wordt gefactureerd op 1-3-2018, 1-9-2018, 1-3-2019, 1-9-2019 etc.

Dat is een vaste interval die zal gelden voor alle deelnemers die worden ingeschreven.

Een deelnemer die instroomt in oktober gaat betalen vanaf de maand van de instroom.

Bij een doorlopende activiteit (activiteiten in meerdere jaren) kan een overzicht worden gemaakt van de jaren met bijbehorende factuurwijzen en bedragen.

Dat kan op de tab Financieel met de keuzebutton Alle jaren: financieel

Hier kunnen tevens de gegevens worden aangepast/toegevoegd voor o.a. het grootboeknummer, kostenplaats en kostendrager.

Aanpassen activiteitbijdrage bij een doorlopende activiteit

• Ga naar het menu-item Activiteiten en selecteer vervolgens de juiste activiteit
• Ga naar het tabblad Stamgegevens en klik op 'Toon detailinformatie'.
• Op het tabblad 'Financieel' staat de activiteitbijdrage aangegeven, selecteer eerst het juiste jaar voor de aanpassing.

Het datumveld wordt oranje indien niet het huidige jaar is geselecteerd.

Voer onder Prijs dit jaar in het veld 'Activiteitbijdrage' de nieuwe prijs van de activiteit in en klik op het groene vinkje.

Er worden nu een aantal vragen gesteld en meldingen getoond. Lees deze zorgvuldig zodat duidelijk is wat de gevolgen zijn van de keuzes die kunnen worden gemaakt.

• Bij keuze Ja wordt de prijs aangepast in het geselecteerde jaar en volgende jaren
• Bij keuze Nee wordt de prijs alleen in het geselecteerde jaar aangepast
• Bij keuze Annuleren wordt de prijs niet aangepast

Er wordt vervolgens een vraag gesteld over de melding:

Na deze keuze wordt gevraagd of de voorlopige facturen bijgewerkt moeten worden.

Bij bevestiging worden de activiteitbijdragen in de factuurschema's bij deelnemers aangepast.

Let op: dit kan enige tijd in beslag nemen. De factuurschema's worden één voor één nagelopen. 

Laat het programma dit proces even doorlopen en de facturen met de nieuwe bedragen staan klaar.

Aanpassen rekeningnummer Automatische Incasso SEPA:

Mocht het voorkomen dat het rekeningnummer waarvan geïncasseerd dient te worden aangepast moet worden, kan dit op de volgende manier:

Voeg een nieuw IBAN toe en maak de juiste keuzes bij Incasso / Betaling.

Als er meerdere IBAN beschikbaar moeten zijn, selecteer dan het vinkje onderin genaamd 'Selectie rekeningnummers mogelijk bij aanmaak van AI's".