RegiLocatie full client - Toevoegen reservering

INHOUDSOPGAVE

• Een nieuw contract aanmaken
• Het toevoegen van bijeenkomsten
• Dubbele bezetting
• Het toevoegen van diensten
• Het toevoegen van faciliteiten
• Een brief maken voor een contract
• FAQ

Een nieuw contract aanmaken

Het aanmaken van een nieuwe contractregel kan met het groene icoontje linksonder.

In de lijst met bestaande reserveringen wordt een regel toegevoegd en kunnen de volgende gegevens worden ingesteld:

• Organisatie: Een dropdown met alle organisaties in CRM
• Afdeling: Na selectie van een organisatie worden de afdelingen van de organisatie hier getoond
• Naam: Naam medewerker of naam privé persoon uit CRM - personen
• Locatie: De verantwoordelijke locatie van de reservering
• Omschrijving: Tekstveld, vrije invoer
• Reservering: Intern / extern
• Contactpersoon: Contactpersoon van de eigen organisatie
• Kenmerk: Tekstveld, vrije invoer

N.B.: Reservering, contactpersoon en kenmerk zijn niet direct zichtbaar. Sleep de balk onderin naar rechts om de andere kolommen te tonen.

Als een nieuwe organisatie of persoon wordt toegevoegd terwijl het scherm met contracten al is geopend, dan kan het nodig om de personen- en organisatieboxen te vernieuwen.

Dat kan met behulp van het tandwielicoontje aan de rechterkant.

Met het vergrootglasicoontje onderin kan boven de contracten een selectiescherm worden aangeroepen om te filteren binnen bestaande reserveringen.

Bij grote hoeveelheden contracten kan het makkelijk zijn om te filteren op contracten van een bepaalde huurder 

Na invoer van de algemene contractgegevens zijn er nog 4 stappen te doorlopen:

1. Het toevoegen van de bijeenkomsten
2. Het toevoegen van de diensten
3. Het toevoegen van de faciliteiten
4. Een contract aanmaken voor de huurder

Het toevoegen van bijeenkomsten

Bijeenkomsten toevoegen kan op 2 manieren.

• Toevoegen bijeenkomsten: bijeenkomsten één voor één toevoegen via de kalender
• Uitvullen bijeenkomsten: toevoegen in een bepaalde periode, op basis van een start- en einddatum

Toevoegen bijeenkomsten: Bij een contract met één of enkele bijeenkomsten is de eerste methode praktisch.

Selecteer locatie en ruimte

Selecteer starttijd en eindtijd

Selecteer eventueel extra tijd. Dit is tijd die door beheerders wordt gebruikt om de ruimte klaar voor gebruik te krijgen en eventuele faciliteiten en/of horeca te regelen.

Bestaande bijeenkomsten kunnen worden aangepast door een vinkje te plaatsen bij 'Aanpassen plaats en tijd' en vervolgens dezelfde stappen uit te voeren als het toevoegen van een bijeenkomst.

Door op een bepaalde datum in de kalender te klikken en vervolgens op het groene plus icoontje wordt een bijeenkomst toegevoegd.

Door een vinkje te plaatsen bij 'Direct toevoegen' wordt een bijeenkomst toegevoegd zodra op de datum in de kalender wordt geklikt.

Naast uitvullen bijeenkomsten staat een blokje met RegiAct dat aangevinkt kan worden.

Dit wordt gebruikt om aan te geven dat de bijeenkomsten die worden toegevoegd reeds bestaan bij een activiteit in RegiAct.

Op deze manier kan worden voorkomen dat dit wordt gezien als dubbele bezetting.

Uitvullen bijeenkomsten: Bij een contract met meerdere bijeenkomsten in een vaste interval is de tweede methode praktisch. Door 1 keer te klikken op de knop uitvullen bijeenkomsten worden de knoppen voor deze methode zichtbaar.

Net als bij het toevoegen van enkele bijeenkomsten geldt:

Selecteer locatie en ruimte

Selecteer start- en eindtijd en eventueel extra tijd voor werkzaamheden van de beheerder

Selecteer een start- en einddatum van de reeks bijeenkomsten die moet worden toegevoegd

Rekening houden met vakanties betekent dat er geen bijeenkomsten worden aangemaakt in vakanties

Selecteer de dag. Er kan één dag worden aangevinkt. Herhaal de handeling voor andere dagen.

Selecteer een interval (bijvoorbeeld wekelijks)

Voeg eventueel een opmerking toe die wordt getoond bij alle bijeenkomsten die worden toegevoegd

Aantal personen en vervallen bijeenkomsten:

Als de bijeenkomsten zijn toegevoegd kan er nog worden opgegeven hoeveel personen aanwezig zullen zijn in de kolom pers.

De kolom verv. staat voor vervallen. Door hier een vinkje te plaatsen komt een bijeenkomst te vervallen. Let op: diensten en faciliteiten blijven bestaan en moeten worden verwijderd als er niet wordt gefactureerd bij vervallen bijeenkomsten.

Als een nieuwe bijeenkomst samenvalt met een bijeenkomst van een ander contract die op "vervallen" staat, dan wordt automatisch de vervallen bijeenkomst verwijderd en wordt er een nieuwe bijeenkomst aangemaakt 

Dubbele bezetting

Een bijeenkomst wordt rood als er sprake is van dubbele bezetting. Je kunt dubbele boekingen controleren via de tab Beschikbaarheid in het contractenscherm.

In Bezetting kunnen overzichten worden getoond van alle bezetting, dus van zowel verhuur in RegiLocatie als activiteiten in RegiAct (indien van toepassing).

Via de applicatiebeheerder kan worden ingesteld dat er altijd wordt gecontroleerd op dubbele boekingen.

Bij contracten met grote aantallen bijeenkomsten wordt niet standaard gecontroleerd op dubbele boekingen.

Er kan worden geklikt op 'Toon dubbele boekingen' in de tab bijeenkomsten om handmatig te controleren.

Via de algemene instellingen op de tab Overig kan dubbele bezetting mogelijk worden gemaakt.

Het toevoegen van diensten

Op de tab diensten kunnen diensten worden gekoppeld aan bestaande bijeenkomsten. Er moeten dus bijeenkomsten bestaan voor iedere reservering.

• Soort dienst: Onder diensten verstaan we met name de zaalhuur / reservering, maar het kan ook gaan om schoonmaak, gastheer/vrouw of andere diensten.
• Soort tarief: Zaalhuur kan intern of extern zijn, maar dit kan worden hernoemd, bijvoorbeeld naar sociaal en commercieel.
• Type tarief: Er kan worden gekozen of het gaat om een uur of een dagdeel.
• Aantal: Het aantal dagdelen of uren
• Korting: Het toevoegen van een korting tussen 5% en 100%. Er kan ook een vast tarief worden ingevoerd.

Bij het toevoegen van een dienst staan een aantal icoontjes en er is een dropdown waarin alle datums kunnen worden gekozen (boven) of een specifieke bijeenkomst.

Groen plusje: Voeg toe / wijzig de geselecteerde bijeenkomst

Rood minnetje: Verwijder de geselecteerde bijeenkomst

Blauw pijltje: Voeg toe / wijzig voor alle identieke bijeenkomsten (zelfde locatie/ruimte) of voor alle data vanaf de geselecteerde datum

Rood pijltje: Verwijder voor alle bijeenkomsten of bijeenkomsten vanaf de geselecteerde datum

Alleen voor identieke bijeenkomsten: Van toepassing op bijeenkomsten in dezelfde locatie en ruimte met dezelfde start- en eindtijd.

Let op de selectie onderin het scherm. Selecteer toon alle bijeenkomsten en/of toon alle diensten tijdens het toevoegen van reserveringen.

Het toevoegen van faciliteiten

Op de tab faciliteiten kunnen faciliteiten worden gekoppeld aan bestaande bijeenkomsten. Er moeten dus bijeenkomsten bestaan voor iedere datum waarop een faciliteit moet worden gekoppeld.

Soort faciliteit: Onder faciliteiten verstaan we zaken als beamers, whiteboards, televisies, mediacenters e.d. Ook horeca (eten en drinken) valt onder faciliteiten.

Soort tarief: Extern of intern, maar dit kan ook zijn hernoemd naar bijvoorbeeld sociaal en commercieel

Check beschikbaarheid: Controlescherm. Hierin staat aangegeven of een faciliteit al is gereserveerd op een bepaalde datum / tijd in een ruimte.

Aantal: Het aantal faciliteiten of kopjes koffie of broodjes etc.

Korting: Het toevoegen van een korting tussen 5% en 100%. Er kan ook een vast tarief worden ingevoerd.

Voor het toevoegen van faciliteiten en horeca worden dezelfde icoontjes gebruikt als bij de diensten met dezelfde werking.

Een brief maken voor een contract

Op de tab Bevestiging kan een contract worden aangemaakt met behulp van een sjabloon. Daarnaast staat hier een overzicht van de totale kosten van alle bijeenkomsten of van een specifieke bijeenkomst.

Er wordt door AdSysCo een standaardset sjablonen geleverd en tijdens de implementatie worden de sjablonen meestal aangepast met een eigen logo, IBAN etc.

Klik op Maak contract om het 'Maak verhuurcontract' schermpje aan te roepen.

De selectie staat standaard op 'Bestaand document'. Selecteer vervolgens een sjabloon via het mapicoontje.

Er zijn steeds 3 opties bij het samenvoegen van diensten en faciliteiten.

Gegroepeerd: Diensten en/of faciliteiten worden zoveel mogelijk in 1 regel geplaatst

Uitgebreid: op datum: Diensten en/of faciliteiten worden per bijeenkomst uitgesplitst

Uitgebreid: op categorie: Diensten en/of faciliteiten worden per categorie (soort) uitgesplitst

Contractgegevens vanaf: Bij doorlopende contracten kan het nodig zijn om een nieuw contract voor een nieuwe periode te versturen. Let dus op de datum vanaf m.b.t. de bijeenkomsten/reserveringen.

Samenvoegen: Met de knop samenvoegen wordt het contract aangemaakt en wordt een Word document met de gegevens van de huurder aangemaakt.

Status: Er wordt bijgehouden of het contract is verzonden via de Status knop. Selecteer Ja/Yes om aan te geven dat het contract is verzonden.

FAQ

Vraag: “Het contract is zichtbaar in RegiLocatie, maar niet in RegiAccommodatie. Hoe kan dit?"
Antwoord: In RegiLocatie moet er nog een locatie aan het contract worden gekoppeld.