In RegiLocatie kan via het menu Locatie - Locatie / Ruimte een nieuwe locatie met ruimtes worden ingevoerd. Ook is het via de schermen hier mogelijk om onderdelen van reeds bestaande locaties / ruimtes aan te passen. Welke informatie er hier aangepast kan worden en waar en waarvoor deze informatie gebruikt wordt kan je in dit artikel terug vinden.

INHOUDSOPGAVE

• Algemeen
  • Locaties
    • toevoegen
    • bewerken
    • verwijderen
  • Ruimtes
    • toevoegen
    • bewerken
    • verwijderen
  • Openstelling
  • Adressen

Algemeen

Locatie en ruimtes komen binnen RegiCare terug in verschillende modules, de locaties die in RegiLocatie terug te vinden zijn kunnen ook gebruikt worden in RegiAct en RegiLoket.

Locaties

Met een locatie bedoelen we in RegiCare een gebouw (of onderdeel), filiaal of park (alleen indien afzonderlijke gebouwen in het park als ruimtes gezien kunnen worden). De locaties of onderdelen hiervan kunnen verhuurd worden (met RegiLocatie). Gebruikt worden om meldingen op vast te leggen (met RegiLoket) of gebruikt worden om activiteiten op te registreren (vanuit RegiAct).

toevoegen

In het scherm dat te openen is via het menu Locatie - Locatie ruimte kan een nieuwe locatie (of ruimte) worden toegevoegd, zie afbeelding 1.1 hieronder. 

Afbeelding 1.0, via dit menu open je het venster waarin locaties en ruimtes toegevoegd kunnen worden.

In het scherm dat nu getoond wordt (zie afbeelding 1.1 hieronder) kan er met het groene plusicoontje een nieuwe locatie worden toegevoegd. Geef in het witte deel van de regel die wordt aangeamakt eerst de Naam van de locatie in en vul vervolgens in de kolommen van en t/m de benodigde datums in (vanaf wanneer en t/m wanneer de gebruikt mag worden).

@Henny, wat adviseren we over die van en t/m datum, vanaf vandaag t/m 2199 ?

- datum is nodig omdat dit een gecombineerde tabel uit RegiAct is, 5 jaar in de toekomst zetten en met de jaarovergang dit natuurlijk nalopen.

Afbeelding 1.1, na het aanklikken van het juiste menu onderdeel wordt bovenstaand venster getoond.

Door de grijze balk onderin naar rechts te slepen worden er velden zichtbaar om de locatie te koppelen aan RegiAct, RegiLocatie en RegiLoket.

@Henny, wat als je die vinkjes niet zet, waarom staat hier geen RegiCRM / RegiVrijwilliger / RegiMatch etc.? 

- vinkje is alleen voor tonen / in uitschakelen er wordt niks verwijderd oid bij het uitvinken / aanvinken.

Aan de rechterzijde kan een postcode + huisnummer combinatie worden opgegeven. De adresgegevens worden vervolgens uit de postcodetabel gehaald en automatisch ingevuld.

@Henny, je kunt hier ook een opmerking opnemen, wanneer is die te zien?

Een groot deel van de informatie die bij de locatie hoort is ondergebracht op een tweede tabblad met de naam (Locaties extra) hier kan de onderstaande informatie over deze locatie worden toegevoegd.

Bij Locaties extra kunnen een aantal extra algemene gegevens worden ingevoerd.

Aanwezigheid:
Op welke dagen is er een medewerker aanwezig op de locatie.

@Henny, waar kun je dit vervolgens terug vinden? Hoe verhoud dit zich tov openstelling?

- is alleen in dit scherm te zien zodat je dit kunt opvragen in dit scherm...

Financieel:
Kostenplaats, kostendrager en projectcode

@Henny, is dit bruikbaar via RegiJournaal, voor het maken van boekingen of op een andere manier?

- voor het doorboeken van de opbrengsten (omzet) via RegiJouraal kan er uitgesplitst worden naar deze kostenplaatsen / kostendrager / projectcode.

Bijzonderheden:

Tekstveld

@Henny, wanneer gebruik je dit veld bijzonderheden en wanneer het veld "opmerking" in het tabblad Locaties, waar komt deze informatie terug?

- onbekend waar we dit terug kunnen laten komen.

Filiaal: 

Filiaalcode

@Henny, waar kan de filiaalcode voor gebruikt worden?

- onbekend waar deze voor gebruikt kan worden.

Beheer: 
Dropdown die kan worden gevuld via Stamgegevens - Eigen beheer ruimte.

@Henny, ik heb de stamtabel gevonden, maar waarom zou ik dit willen invullen? Welke functionaliteit zit hier aan vast?

- wordt vrijwel nooit gebruikt, onduidelijk of er functionaliteit achter zit.

bewerken

@Henny, wanneer bewerk je een locatie, hoe pak je dit aan. Zijn er bijzonderheden waar je op moet letten? Bepaalde velden waarvoor je eigenlijk beter een nieuwe locatie kunt aanmaken ipv bewerken (gaat bewerken van kostenplaats / kostendrager per direct financieel doorgevoerd worden in de volgende boeking die je maakt?).

- onbekend, kostenplaatsen bewerken alleen in overleg met adsysco

verwijderen

@Henny, wat doen we bij het verwijderen (vinkje per module handig, of dat nooit gebruiken?) , kan je gewoon op de rode min klikken en kan er niks stuk gaan of horen er hier nog 6 controles bij die je eerst moet uitvoeren? Is verwijderen ook echt weg in de database of is dit een status waardoor alles per heden verborgen wordt maar nog wel voor rapportage gebruikt kan worden bijvoorbeeld?

- niet gebruiken, beter uitschakelen (einddatum invullen of vinkjes mbt zichtbaarheid in applicatie weghalen).

Ruimtes

Ruimtes in RegiLocatie zijn onderdelen van locaties. Ze zijn van elkaar te onderscheiden op basis van een naam of code. Ruimtes hebben vaste eigenschappen zoals een oppervlakte, type-ruimte of capaciteit.

toevoegen

Vanuit het scherm Locatie en ruimte kan er op het tabblad Ruimtes met het groene plusicoontje een nieuwe ruimte worden toegevoegd. Geef (net als bij de locatie) eerst de Naam van de ruime op .. t/m .. periode.

@Henny, hierbij eigenlijk dezelfde vraag als bij locaties, wat met die t/m datum?

- hetzelfde als bij locaties, 5 jaar vooruit, jaarlijks controleren bij de jaar overgang!

Na de invoer van de datums kan er verder naar rechts in het scherm (sleep hiervoor de balk onderin naar rechts) opgegeven worden in welke applicaties deze ruimte getoond moet worden. Aan de rechterkant van het scherm kan er hier ook per ruimte nog een opmerking worden toegevoegd.

@Henny, ook hier dezelfde vraag als bij vinkjes voor locaties.

@Henny, weet jij waar deze opmerking (per ruimte) terug komt?

- waarschijnlijk samenvoegveld, maar niet helemaal duidelijk (testen).

Ook bij de ruimte moet een deel van de informatie op een tweede tabblad ingevuld worden. Ga voor invoer van extra specificaties naar het volgende tabblad (Ruimtes extra). Op dit tabblad bevinden zich de onderstaande gegevens.

Verhuur

Is de ruimte beschikbaar voor verhuur - Hier zijn de opties Nee of Ja beschikbaar, ruimtes die niet beschikbaar zijn voor verhuur kunnen op het eerdere tabblad wel aangevinkt worden zodat ... 

@Henny, waarom is dat dan, wat lost dit op? Wordt erg ingewikkeld zo? Krijg ik trouwens errors als ik toch een contract maak?

- onduidelijk of hiernaar geluisterd wordt, makkelijker lijkt gewoon de ruimte uitschakelen voor gebruik in RegiLocatie (tabblad eerder). 

Soort verhuur - Hier kan gekozen worden voor Intern, extern of beide.

@Henny, als ik alleen intern aanklik kan ik dan ook bij invoeren van een contract geen "externe verhuur" selecteren?

- adviseren altijd beide, heeft te maken met welk tarief je kunt gebruiken binnen het contract, maar dit werkt niet omdat je interne en externe ruimtes kan combineren in één contract maar het tarief per contract moet opgeven.

Ruimte
Type ruimte - Hier kan ingevuld worden over wat voor type ruimte het gaat. Dit kan handig zijn bij zoeken, bijvoorbeeld wanneer een klant een "computerruimte" of "kook ruimte" wil huren en de locatie is van ondergeschikt belang.

Gebruik ruimte  - Waar kan deze ruimte voor gebruikt worden, enkele voorbeelden zijn "feestjes" , "cursus", "voorstelling" of "Verhuur", "Openbaar" of "intern".

@Henny, kunnen we zoeken op Type Ruimte of Gebruik Ruimte, klopt mijn aanname hierboven? Ik zie dit helemaal niet terug in RegiAccommodatie. Waarom hebben we dit?

- alleen informatief, kan niet op gezocht worden, advies niet invullen. Zonde van de tijd.

De opties die naar voren komen om te selecteren in Type ruimte en Gebruik ruimte worden opgehaald uit de stamtabellen die te vinden zijn via het menu Bestand - Stamgegevens - Type ruimte en Stamgegevens - Gebruik ruimte.

Specificaties
Oppervlakte - Hier kan de grote van de ruimte aangeduid worden (bijvoorbeeld in m²).

Capaciteit - Dit veld is om een indicatie te geven van het maximum aantal toegestane personen in de ruimte. 

Tafels - ?

Stoelen - ?

Technische faciliteiten - informatie over aantal stopcontacten, WiFi, airco, zonneschermen etc.

Overige specificaties - specificaties over gebruik / apparatuur / doorloop / aanbevolen opstellingen etc. 

@Henny, bij tafels en stoelen gewoon het aantal dat standaard in de ruimte aanwezig is vermelden, nog feedback over mijn andere uitleg op dit onderdeel?

- is ook alleen informatief, kan niet op gezocht worden, advies niet invullen. Zonde van de tijd.

bewerken

Aanpassingen in ruimtes kunnen noodzakelijk zijn bij verbouwingen of verkoop van onderdelen van gebouwen.

@Henny, verder info over openstaande facturen, contracten die niet zijn verwerkt mbt aanpassingen van de ruimten nodig?

- er zit geen controle op het aanpassen van de einddatum, Henny checkt dit in de database van Velsen.

verwijderen

..

@Henny, wanneer verwijderen we ruimtes (alleen bij verkeerde invoer?)

- inderdaad

Openstelling

Openstelling is een apart onderdeel binnen het scherm Locatie en ruimte. De openstelling is direct gekoppeld aan de locatie en moet per locatie apart worden ingesteld. Het invoeren van de openstelling is nodig om bijvoorbeeld een 

bezettingspercentage per locatie uit te kunnen draaien.

@Henny, ik ben hier gebleven, heb lopen puzzelen met het scherm dat hierbij hoort maar kom hier niet uit, moet ik voor iedere dag in de week, of per periode of 1 voor 1 voor alle dagen van het jaar nu openstelling invoeren (per locatie?).

Wijzig openstelling:
Geef per locatie, per dag de openingstijden op voor een bepaalde periode.

In onderstaand voorbeeld zijn de openingstijden aangegeven voor 2018 van Kantoor Heemstede - 'de Uil'.

Er is aangegeven dat de locatie is geopend van 8:00 uur tot 22:00 uur op maandag tot en met vrijdag.

Hierbij is 1x geklikt in het eerste blokje onder 8:00 en vervolgens 1x geklikt in het laatste blokje onder 21:00.

Rekening houden met vakanties houdt in dat de locatie gesloten is in de periodes die zijn aangegeven bij Stamgegevens - Vakantie perioden.

Wanneer bij een contract een reeks bijeenkomsten wordt toegevoegd, zal de vakantieperiode worden overgeslagen indien bij het toevoegen ook wordt gekozen voor rekening houden met vakantieperioden.

Wijzig bestaande openingstijden:
Door een ander bereik te kiezen bij de openingstijden en vervolgens te klikken op het icoontje onder Rekening houden met vakanties kan een bestaande openstelling worden gewijzigd.

De wijziging moet worden bevestigd met 'Yes/Ja' in de volgende melding:

Grafisch overzicht:
Er kunnen op basis van de openstelling 2 overzichten worden aangemaakt.

Uren per maand in jaar (in dit geval 2018): aantal uren openstelling per maand van een locatie

Percentage per maand in jaar (in dit geval 2018): bezettingspercentage per maand van een locatie op basis van de uren bij 'Op basis van een normale bezetting van x uur per dag' en 'Op basis van x dagen per week'.

In het voorbeeld is gekozen voor 14 uur per dag voor 5 dagen per week i.v.m. de openingstijden van 8:00 - 22:00 uur op ma t/m vrij.

Week overzicht:
Het weekoverzicht toont alle weken van een bepaald jaar met per dag het aantal uur openstelling.

Adressen

@Henny, dit is mij helemaal een raadsel.