In RegiLocatie kan via het menu Locatie - Locatie / Ruimte een nieuwe locatie met ruimtes worden ingevoerd. Ook is het via de schermen hier mogelijk om onderdelen van reeds bestaande locaties / ruimtes aan te passen. Welke informatie er hier aangepast kan worden en waar en waarvoor deze informatie gebruikt wordt kan je in dit artikel terug vinden.

INHOUDSOPGAVE

• Algemeen
  • Locaties
    • toevoegen
    • bewerken
    • verwijderen
  • Ruimtes
    • toevoegen
    • bewerken
    • verwijderen
  • Openstelling
  • Adressen

Algemeen

Locatie en ruimtes komen binnen RegiCare terug in verschillende modules, de locaties die in RegiLocatie terug te vinden zijn kunnen ook gebruikt worden in RegiAct en RegiLoket.

Locaties

Met een locatie bedoelen we in RegiCare een gebouw (of onderdeel), filiaal of park (alleen indien afzonderlijke gebouwen in het park als ruimtes gezien kunnen worden). De locaties of onderdelen hiervan kunnen verhuurd worden (met RegiLocatie). Gebruikt worden om meldingen op vast te leggen (met RegiLoket) of gebruikt worden om activiteiten op te registreren (vanuit RegiAct).

toevoegen

In het scherm dat te openen is via het menu Locatie - Locatie ruimte kan een nieuwe locatie (of ruimte) worden toegevoegd, zie afbeelding 1.1 hieronder. 

Afbeelding 1.0, via dit menu open je het venster waarin locaties en ruimtes toegevoegd kunnen worden.

In het scherm dat nu getoond wordt (zie afbeelding 1.1 hieronder) kan er met het groene plusicoontje een nieuwe locatie worden toegevoegd. Geef in het witte deel van de regel die wordt aangemaakt eerst de Naam van de locatie in en vul vervolgens in de kolommen van en t/m de benodigde datums in (vanaf wanneer en t/m wanneer de gebruikt mag worden).

Afbeelding 1.1, na het aanklikken van het juiste menu onderdeel wordt bovenstaand venster getoond.

Door de grijze balk onderin naar rechts te slepen worden er velden zichtbaar om de locatie te koppelen aan RegiAct, RegiLocatie en RegiLoket.

Aan de rechterzijde kan een postcode + huisnummer combinatie worden opgegeven. De adresgegevens worden vervolgens uit de postcodetabel gehaald en automatisch ingevuld.

Een groot deel van de informatie die bij de locatie hoort is ondergebracht op een tweede tabblad met de naam (Locaties extra) hier kan de onderstaande informatie over deze locatie worden toegevoegd.

Bij Locaties extra kunnen een aantal extra algemene gegevens worden ingevoerd.

Aanwezigheid:
Op welke dagen is er een medewerker aanwezig op de locatie.

Financieel:
Kostenplaats, kostendrager en projectcode

Bijzonderheden:

Tekstveld

Filiaal: 

Filiaalcode

Beheer: 
Dropdown die kan worden gevuld via Stamgegevens - Eigen beheer ruimte.

bewerken

verwijderen

Ruimtes

Ruimtes in RegiLocatie zijn onderdelen van locaties. Ze zijn van elkaar te onderscheiden op basis van een naam of code. Ruimtes hebben vaste eigenschappen zoals een oppervlakte, type-ruimte of capaciteit.

toevoegen

Vanuit het scherm Locatie en ruimte kan er op het tabblad Ruimtes met het groene plusicoontje een nieuwe ruimte worden toegevoegd. Geef (net als bij de locatie) eerst de Naam van de ruime op .. t/m .. periode.

Na de invoer van de datums kan er verder naar rechts in het scherm (sleep hiervoor de balk onderin naar rechts) opgegeven worden in welke applicaties deze ruimte getoond moet worden. Aan de rechterkant van het scherm kan er hier ook per ruimte nog een opmerking worden toegevoegd.

Ook bij de ruimte moet een deel van de informatie op een tweede tabblad ingevuld worden. Ga voor invoer van extra specificaties naar het volgende tabblad (Ruimtes extra). Op dit tabblad bevinden zich de onderstaande gegevens.

Verhuur

Is de ruimte beschikbaar voor verhuur - Hier zijn de opties Nee of Ja beschikbaar, ruimtes die niet beschikbaar zijn voor verhuur kunnen op het eerdere tabblad wel aangevinkt worden zodat ... 

Soort verhuur - Hier kan gekozen worden voor Intern, extern of beide.

Ruimte
Type ruimte - Hier kan ingevuld worden over wat voor type ruimte het gaat. Dit kan handig zijn bij zoeken, bijvoorbeeld wanneer een klant een "computerruimte" of "kook ruimte" wil huren en de locatie is van ondergeschikt belang.

Gebruik ruimte  - Waar kan deze ruimte voor gebruikt worden, enkele voorbeelden zijn "feestjes" , "cursus", "voorstelling" of "Verhuur", "Openbaar" of "intern".

De opties die naar voren komen om te selecteren in Type ruimte en Gebruik ruimte worden opgehaald uit de stamtabellen die te vinden zijn via het menu Bestand - Stamgegevens - Type ruimte en Stamgegevens - Gebruik ruimte.

Specificaties
Oppervlakte - Hier kan de grote van de ruimte aangeduid worden (bijvoorbeeld in m²).

Capaciteit - Dit veld is om een indicatie te geven van het maximum aantal toegestane personen in de ruimte. 

Tafels - ?

Stoelen - ?

Technische faciliteiten - informatie over aantal stopcontacten, WiFi, airco, zonneschermen etc.

Overige specificaties - specificaties over gebruik / apparatuur / doorloop / aanbevolen opstellingen etc. 

bewerken

Aanpassingen in ruimtes kunnen noodzakelijk zijn bij verbouwingen of verkoop van onderdelen van gebouwen.

verwijderen

..

Openstelling

Openstelling is een apart onderdeel binnen het scherm Locatie en ruimte. De openstelling is direct gekoppeld aan de locatie en moet per locatie apart worden ingesteld. Het invoeren van de openstelling is nodig om bijvoorbeeld een 

bezettingspercentage per locatie uit te kunnen draaien.

Wijzig openstelling:
Geef per locatie, per dag de openingstijden op voor een bepaalde periode.

In onderstaand voorbeeld zijn de openingstijden aangegeven voor 2018 van Kantoor Heemstede - 'de Uil'.

Er is aangegeven dat de locatie is geopend van 8:00 uur tot 22:00 uur op maandag tot en met vrijdag.

Hierbij is 1x geklikt in het eerste blokje onder 8:00 en vervolgens 1x geklikt in het laatste blokje onder 21:00.

Rekening houden met vakanties houdt in dat de locatie gesloten is in de periodes die zijn aangegeven bij Stamgegevens - Vakantie perioden.

Wanneer bij een contract een reeks bijeenkomsten wordt toegevoegd, zal de vakantieperiode worden overgeslagen indien bij het toevoegen ook wordt gekozen voor rekening houden met vakantieperioden.

Wijzig bestaande openingstijden:
Door een ander bereik te kiezen bij de openingstijden en vervolgens te klikken op het icoontje onder Rekening houden met vakanties kan een bestaande openstelling worden gewijzigd.

De wijziging moet worden bevestigd met 'Yes/Ja' in de volgende melding:

Grafisch overzicht:
Er kunnen op basis van de openstelling 2 overzichten worden aangemaakt.

Uren per maand in jaar (in dit geval 2018): aantal uren openstelling per maand van een locatie

Percentage per maand in jaar (in dit geval 2018): bezettingspercentage per maand van een locatie op basis van de uren bij 'Op basis van een normale bezetting van x uur per dag' en 'Op basis van x dagen per week'.

In het voorbeeld is gekozen voor 14 uur per dag voor 5 dagen per week i.v.m. de openingstijden van 8:00 - 22:00 uur op ma t/m vrij.

Week overzicht:
Het weekoverzicht toont alle weken van een bepaald jaar met per dag het aantal uur openstelling.

Adressen