RegiAct full client - Einddata en perioden (vakanties, locaties, kenmerken)

In RegiAct zijn er een aantal stamtabellen waarbij einddatums worden opgegeven. Denk hierbij aan locaties, vakantieperiodes en kenmerken.

Dit vraagt enig onderhoud indien de einddatum van een locatie of kenmerk nadert en deze in gebruik moet blijven.

Voor vakanties geldt dat de nieuwe vakantieperiodes ingevoerd moeten worden.

INHOUDSOPGAVE

• Vakantieperioden
• Kenmerken
• Locaties en ruimtes

De vakantieperioden en locaties in RegiAct worden tevens gebruikt in RegiLocatie.

Vakantieperioden

Het invoeren van vakantieperiodes is belangrijk voor het toevoegen van bijeenkomsten. In veel gevallen is het niet wenselijk om tijdens het toevoegen van een reeks bijeenkomsten deze ook aan te maken in vakantieperioden en op officiële feestdagen. Bij het toevoegen van bijeenkomsten wordt daarom rekening gehouden met de ingevoerde vakantieperioden.

Bijeenkomsten die in de vakantieperiode zouden vallen worden niet aangemaakt.

Via Bestand - Stamgegevens - Vakantie perioden kan de stamtabel worden geopend.

1. Stel de juiste periode in zodat de vakanties zichtbaar worden (na invoer).

2. Voeg vakantieperiodes toe met het groene plusje.

Let bij het invoeren van nieuwe vakantieperiodes goed op de van en t/m datums.

Een overlap in vakantieperiodes zal in rood worden aangegeven. Hierdoor wordt het makkelijker om een fout op te sporen in de invoer.

Controleer de rood gekleurde regels en pas de datums aan om de overlap op te heffen indien noodzakelijk.

In een activiteit in RegiAct is op de tab Bijeenkomsten het volgende te zien:

Standaard staat hier 'Rekening houden met vakanties'. Bij het toevoegen van bijeenkomsten worden dus automatisch bijeenkomsten die zouden vallen in een vakantie weggelaten.

Als een bepaalde vakantieperiode later wordt ingevoerd of aangepast, dan kan het nodig zijn om de bijeenkomsten op te schonen in een activiteit. Dat kan middels het rode kruisje naar 'Verwijder bijeenkomsten die in een vakantieperiode vallen'. In 1 handeling worden dan alle bijeenkomsten in een vakantieperiode weggehaald.

Kenmerken

Activiteitkenmerken zoals seizoen, werksoort, activiteittype e.d. hebben een einddatum.

Op het seizoen na worden dergelijke kenmerken automatisch meegenomen in het opschuiven van de einddatum.

Handmatige aanpassingen zijn uiteraard mogelijk. Hoe werkt dit?

Breidt de periode uit of pas deze aan wanneer nodig via Bestand - Kenmerken - Lokaal.

De meeste kenmerken (niet het seizoen) worden automatisch opgehoogd met enkele jaren.

1. Selecteren welk activiteitkenmerk toegevoegd of aangepast moet worden begint met het selecteren van het juiste type kenmerk.

2. Stel de periode in zodat de invoer/aanpassingen zichtbaar zijn.

3. Voeg eventueel nieuwe kenmerken met de groene plus.

4. Door op een kolomheader te klikken (bijvoorbeeld Omschrijving) kan de volgorde worden aangepast. Met het icoontje bij nummer 4 kan vervolgens de huidige sortering worden opgeslagen.

Let vooral bij het kenmerk seizoen goed op het voorkomen van overlap. Bij andere kenmerken is dat geen issue.

Locaties en ruimtes

Via Bestand - Stamgegevens - Locatie kunnen de locaties en ruimtes worden bekeken.

Zowel locaties als ruimtes hebben een einddatum en deze kan worden toegepast indien een locatie of ruimte niet langer zal worden gebruikt.

1. Selecteer de juiste periode om de locaties/ruimtes zichtbaar te maken

2. Selecteer de locatie of

3. Selecteer de ruimte

4. Geef de van en t/m datums op

5. Voeg een nieuwe locatie of ruimte toe

6. Door op een kolomheader te klikken kan een sortering in de locaties of ruimtes worden aangebracht. De huidige sortering wordt opgeslagen met de button bij nummer 6.

7. Door een vinkje te plaatsen bij Toon alle locaties/ruimtes worden alle locaties of ruimtes zichtbaar ongeacht de periode of koppelingen aan applicaties (zie uitleg verder in dit artikel)

Locaties en ruimtes in RegiAct, RegiLocatie en RegiLoket

Locaties of ruimtes die niet meer gebruikt mogen worden kunnen ook worden uitgeschakeld voor een specifieke applicatie.

Schuif het scherm een stuk naar rechts (zie de pijltjes in onderstaande afbeelding) en de vinkjes bij de applicaties RegiAct, RegiLocatie en RegiLoket worden zichtbaar.

Gebruik deze om de locatie/ruimte te koppelen aan of ontkoppelen van een applicatie.