RegiAct full client - Facturen e-mailen

In de financiële module van RegiAct worden de facturen gecontroleerd en definitief gemaakt (er zijn artikelen beschikbaar over deze onderwerpen).

In dit artikel wordt uitleg gegeven over het samenvoegen van de facturen naar brieven. Naast samenvoegen kan er worden gemaild. In dit artikel lichten we het gebruik van de mailmodule bij het verzenden van facturen toe.

Een selectie maken

De eerste stap bij het e-mailen van de facturen is het maken van de juiste selectie die gemaild dient te worden.

We veronderstellen hier dat de facturen al definitief zijn gemaakt. Als dat nog niet het geval neem dan eerst de artikelen door over voorlopige en definitieve facturen.

In het scherm Afdrukken facturen wordt de selectie gemaakt.

Let hierbij goed op het volgende:

• Factuur periode: Geef het juiste bereik op zodat er niet te veel of te weinig facturen worden gemaild.
• Activiteiten selecteren: Selecteer 'alle activiteiten', 'alleen activiteiten met kenmerk' of kies 1 specifieke activiteit met 'alleen voor'.
• Status facturen: Standaard worden de facturen gekozen in de kolom status. Dit zijn de 'nog te verzenden facturen'.

Als de juiste factuurperiode, activiteiten en status zijn gekozen, kan er op het printericoontje worden geklikt. Het onderstaande scherm komt dan naar voren.

Onder de knop email staat aangegeven hoeveel deelnemers met een e-mailadres in de selectie bestaan.

E-mailen

Aan: E-mails worden één voor één verzonden naar de betreffende e-mailadressen en deelnemers krijgen nooit de e-mailadressen van andere personen te zien. 

Het toevoegen van een cc of bcc houdt dan ook in dat er voor iedere geadresseerde een e-mail wordt verstuurd!!

Het is mogelijk om in RegiAct een standaard bcc e-mailadres op te geven. Als er een speciale e-mailbox wordt ingesteld, dan kan op deze manier worden bijgehouden welke e-mails er zijn verstuurd naar de deelnemers.

De standaard bcc kan ingesteld worden door een applicatiebeheerder via Bestand - Instellingen - Algemeen op de tab 'Overig'.

Van: Het standaard e-mailadres van de organisatie wordt gekozen als afzender, maar het is mogelijk te wisselen naar andere e-mailadressen. Deze e-mailadressen worden opgehaald uit het persoonsscherm (CRM) van de ingelogde gebruiker.

Testen: Er wordt een testmail gestuurd naar het standaard e-mailadres van de ingelogde gebruiker. Als deze knop niet werkt is er geen e-mailadres aanwezig.

Versturen: De e-mails worden verstuurd naar de geadresseerden en één voor één verzonden.

Met behulp van het tandwielicoontje kunnen twee geavanceerde instellingen worden geactiveerd.

Dit gaat om een tab met SMTP log voor foutopsporing en een optie om HTML te tonen bij het opmaken van de e-mail.

Als er een fout naar voren komt bij het mailen, zet dan het log aan voor foutopsporing. Er wordt dan een tab 'Log' toegevoegd in de mailmodule.

Op deze tab wordt bij het verzenden alle informatie getoond die de mailserver teruggeeft over de aangeboden mails. Deze informatie kan nuttig zijn voor de helpdesk bij een incident.

Samenvoegvelden

Bij het versturen van facturen per e-mail naar meerdere deelnemers moeten samenvoegvelden worden gebruikt om de juiste factuur- en persoonsgegevens te tonen.

Aan het einde van dit artikel staat een voorbeeld van een factuur met samenvoegvelden (ook beschikbaar als bijlage).

Het is (op dit moment) niet mogelijk om voor iedere deelnemer een aparte PDF als bijlage toe te voegen. Daarnaast zijn er in RegiAct geen standaard e-mailtemplates beschikbaar.

Het is praktisch om een standaardfactuur te maken in de e-maileditor en dit als tekstbestand op te slaan met zo min mogelijk opmaak (logo's, tabellen, afbeeldingen etc.).

Verzonden facturen

Zoals eerder aangegeven worden facturen één voor één verzonden. Per e-mail zal RegiAct aangeven of deze succesvol is aangeboden bij de mailserver.

Als alle e-mails succesvol zijn verzonden, dan moet er worden aangegeven dat de facturen/aanmaningen zijn verzonden.

Ga hiervoor terug naar het volgende scherm:

Klik hier op de button 'Facturen verzonden ja/nee' en kies vervolgens voor 'Ja'.

Het kan gebeuren dat het verzenden van een mail fout gaat. Een bekende oorzaak is: 

• Het toevoegen van een afbeelding of bijlage die is geplaatst op een netwerkschijf in de eigen omgeving 

Oplossing: plaats afbeeldingen/logo's altijd eerst in de Hosted RegiCare omgeving.

Log hiervoor in via https://hosting.regicare.nl en selecteer de 'Verkenner'. Ga vervolgens bijvoorbeeld naar RegiCRM - Documenten en plaats daar de afbeelding of bijlage.

Voorbeeld eenvoudige factuur:

FACTUUR

«P_Dhr» «p_naam»
«p_straat_nr»
«p_plaats_pc»

Plaatsnaam, «F_FactDatum»

«P_AANHEF»,

Hierbij ontvangt u de factuur voor de onderstaande activiteit. Wij verzoeken u het bedrag binnen 14 dagen over te maken op rekening:
NL.... t.n.v. naam organisatie, onder vermelding van het factuurnummer.

_________________________________________________________________________________

Deelnemer: «A_Deelnemer»
Activiteit: «A_Code» «A_Omschrijving»
Startdatum: «I_Instroom»

Cursusprijs: € «I_Act_Bijdr»

Korting: € - «I_Korting»

Subtotaal: € «I_BijdrExcl»

BTW 21%: € «I_BTWBedrag»

Totaal te betalen: € «I_BijdrIncl»
_________________________________________________________________________________

Factuurnummer : «F_FactNr»

Termijn: «F_Termijn»

Te betalen (termijn)bedrag € «F_FactBedrag»

_________________________________________________________________________________

Wij verwachten u bij de eerste bijeenkomst zoals hierboven is vermeld. Mocht de activiteit niet doorgaan, dan ontvangt u ..... voor de startdatum een bericht van ons.
Wanneer een cursus wordt geannuleerd, wordt het reeds betaalde bedrag teruggestort.
Als u vragen of opmerkingen heeft naar aanleiding van dit bericht, dan verzoeken wij u contact met op te nemen per e-mail: info@organisatie.nl. Wilt u bij correspondentie het factuurnummer vermelden.

Met vriendelijke groet,

..............

IBAN: NL....                              BIC:....