RegiVervoer - Inplannen vrijwilligers

Gemaakt door Jos Koedam, Gewijzigd op Do, 18 Jul om 4:18 PM op Jos Koedam

Leestijd: ongeveer 6 minuten

In dit artikel leer je meer over het inplannen van vrijwilligers via het rooster. Er worden enkele manieren benoemd om dit plannen uit te voeren. Daarnaast gaan we dieper in de 2 weergaven - kalender en lijst.

INHOUDSOPGAVE

Inleiding
Kalenderweergave
Lijstweergave
Planningscherm
Shifts

Inleiding

Het inplannen van vrijwilligers op voertuigen wordt in RegiVervoer gedaan via de tegel 'Rooster'.

Het roosterscherm bestaat uit 2 weergaves:

Kalenderweergave (incl. lijst met actieve vrijwilligers)
Lijstweergave van de ingeplande vrijwilligers via de button:

De kalender toont per individuele dag de volgende blokken:

'Algemeen', Dit is een blok dat bedoeld is voor de algemene functies (planner en -indien in gebruik- de coördinator). Deze functies zijn overkoepelend voor alle voertuigen van de betreffende dag.
Per voertuig één blok binnen een dag

Kalenderweergave

De kalenderweergave heeft 2 niveaus waarop de kalender bekeken kan worden. Standaard is dit op maandniveau, de andere is op weekniveau. Het weekniveau heeft het voordeel dat er initieel al iets meer wordt getoond.

Hieronder een screenshot van het maandniveau.

Afbeelding 1: Kalenderweergave van het onderdeel Rooster van RegiVervoer.

Het filter om specifieker te kijken/plannen:
In het geval er een voertuig of een vrijwilliger gekozen is in het filter boven het kalenderscherm zal de weergave van de blokken hierop aangepast worden, zodat er al direct meer informatie getoond kan worden.
Wisselen tussen week- en maand
Kopiëren rooster. Hiermee kan een ingevoerd rooster van een tijdperiode gekopieerd worden.
Controleer rooster. Hiermee kan een ingevoerd rooster worden gecontroleerd op onvolkomenheden
Tonen ingeplande vrijwilligers. Een overzicht van ingeplande vrijwilligers
Tonen in volledige breedte. Hiermee wordt het rooster over de volle breedte van het scherm getoond
PDF maken van de planning
Maand of week verder/terug of terug naar vandaag
Blok met:
- "Algemeen". Dit is een blok dat bedoeld is voor de algemene functies Plannen en indien in gebruik de coördinator
- De verschillende voertuigen

Betekenis kleuren

De blokken hebben een kleur afhankelijk van de status van inplannen:

Rood - Het voertuig is nog niet ingepland
Oranje - Het voertuig is deels ingepland volgens de dagelijkse begin- en eindtijd van de planning
Lichtgroen - Het voertuig is volledig ingepland op basis van de dagelijkse begin- en eindtijd van de planning
Donkergroen - Het voertuig is volledig ingepland, ingegeven door een gebruiker
Grijs - Het voertuig is de gehele dag niet beschikbaar en daarom niet in te plannen

Bij het inplannen van een voertuig wordt ervan uitgegaan dat zowel een chauffeur als een begeleider ingepland wordt. Indien alleen een chauffeur wordt ingepland dient de planning handmatig compleet (donkergroen) te worden gemaakt.

Alleen in de kalenderweergave is er de mogelijkheid om vrijwilligers in te plannen. Dit kan op 3 manieren:

Via de lijst met vrijwilligers onderaan het scherm
Via het voertuig op een bepaalde dag
Via de knop “Kopieer rooster”

Inplannen via de lijst met vrijwilligers

Onder de kalender wordt een lijst met vrijwilligers getoond. Hierbij wordt onder andere getoond wat de functies zijn in combinatie met de beschikbaarheid voor de opgegeven maand/week. Ook een eventuele afwezigheid of notitie is hier te vinden. Tot slot wordt er nog weergegeven op welke momenten de vrijwilliger is ingepland in de betreffende maand/week.

Via de knop aan het eind van de regel kan een vrijwilliger ingepland worden of zijn/haar al ingeplande momenten aan te passen. Bij het inplannen van een vrijwilliger is minimaal het volgende benodigd: datum, functie, voertuig (behalve bij de functies planner en coördinator), starttijd en eindtijd.

Inplannen via het voertuig

Klik hiervoor in de kalender op een voertuig, er verschijnt dan een pop-up, met daarin getoond de al ingeplande vrijwilligers. Er worden verder nog 1 of 2 knoppen getoond.

Bij de eerste knop “Planning bewerken” kunnen er vrijwilligers ingepland worden op het gekozen voertuig of de al ingeplande vrijwilligers bewerkt worden.
Bij de tweede knop “Planning voltooien” wordt de planning (handmatig) als afgerond beschouwd voor het betreffende voertuig. Deze knop komt niet naar voren bij Algemeen.

Bij het inplannen van een voertuig is minimaal het volgende benodigd:

vrijwilliger
functie
starttijd
eindtijd

Afbeelding 2: Rooster vrijwilliger.

Inplannen via de knop 'Kopieer rooster'

Afbeelding 3: De button Kopieer rooster.

De knop “Kopieer rooster” maakt het mogelijk om (een deel van) de planning te kopiëren naar een toekomstige periode. Zeker in gevallen waarbij vrijwilligers op vaste tijden rijden op vaste voertuigen kan het kopiëren van planningen handig zijn.

Het is raadzaam het rooster te kopiëren per X aantal weken.

Afbeelding 4: Het scherm Kopieer rooster.

Kopieer periode vanaf. Startdatum van de te kopiëren periode
Kopieer periode t/m. Einddatum van de te kopiëren periode
Naar periode vanaf. De eerste datum van de nieuwe periode
Kopieer enkel voor voertuig. Optioneel
Kopieer enkel voor functie. Optioneel
Kopieer enkel voor vrijwilliger. Optioneel

Klik op “Volgende” om het rooster te kopiëren. Wat volgt is een pagina waarin de dagen getoond worden met de nieuwe planning. Op deze pagina kan hetgeen gekopieerd is gecontroleerd worden op eventuele issues. Als een vrijwilliger bijvoorbeeld geen beschikbaarheid heeft opgegeven of toevallig deze periode afwezig is, zal dit door middel van een uitroepteken aangegeven worden. Mochten er teveel issues opgetreden zijn dan kan met de button “Kopiëren terugdraaien” de gemaakte wijzigingen teniet worden gedaan.

De controlepagina die wordt getoond kan ook handmatig worden opgestart via de knop “Check rooster” in het maand- of weekoverzicht. Dit om ook op een eenvoudige manier te kijken of er geen complicaties in de planning zijn.

Lijstweergave

De lijst weergave is een overzicht van ingeplande vrijwilligers met welke rol op welk voertuig, eventueel ook aangevuld met korte rit informatie. Dit zelfde scherm was voorheen te vinden onder de tegel “Rooster” in “Overzichten”.

Planningscherm

Het planningscherm waar de ritten/reserveringen ingepland worden heeft ook enkele wijzigingen ondergaan:

Het inplannen van een planner/coördinator is aangepast naar een informatie blok. Het inplannen van een vrijwilliger voor deze functies kan via de bewerk knop naast het blok.
Het vrijwilligers gedeelte aan de onderkant van het scherm is aangepast en is hetzelfde nu als de lijst met vrijwilligers bij de kalender weergave in “Rooster”. Het inplannen van een vrijwilliger werkt op nu beide plekken hetzelfde.
De ingeplande vrijwilligers bij een voertuig zijn nu ook hier te bewerken, dit werkt hetzelfde als inplannen via het voertuig bij de kalender weergave in “Rooster”. Er wordt nu ook een blokje getoond als er nog geen vrijwilligers zijn ingepland op de bus.
In de header zijn extra knoppen toegevoegd om eenvoudiger naar de volgende of vorige dag te gaan en ook eenvoudiger naar de dag van vandaag.
De header met de voertuigen heeft een andere kleur gekregen.

Afbeelding 5: Voorbeeld van het planningsscherm.

Shifts

Er is een mogelijkheid om shifts te definiëren. Deze shifts zijn te beheren onder de tegel “Beheer” en vervolgens de tegel “Shifts”.

Bij de shift dient minimaal een benaming, dag van de week, starttijd en eindtijd opgegeven te worden.

De shift kan gebruikt worden bij het inplannen van een vrijwilliger, hierbij worden de starttijd en eindtijd ingevuld op basis van de opgegeven start en eindtijd bij de shift.

Verder kan de shift ook gebruikt worden bij het filter bij route op de planningpagina.