RegiPortal 2.0 - De nieuwe portal activeren en opbouwen

Leestijd: 5 minuten

Vanaf 14 maart 2025 kan de nieuwe Portal worden geactiveerd. In dit artikel wordt uitgelegd hoe dit werkt en wat er beschikbaar is.

Na de update op donderdag 13 maart zal de nieuwe Portal inzetbaar zijn. 
De opzet is compacter en eenvoudiger.
Bovenin staan de Mijn RegiCare widgets die de gebruiker informatie kunnen bieden over de modules die worden gebruikt.
Direct onder Mijn RegiCare staan berichten, informatie, prikbord, de kalender, nuttige links en een artikelenwidget (oude stijl).

Rollen en Rechten

De omzetting kan worden gedaan mits de gebruiker voldoende rechten heeft voor RegiPortal.

Als Portal - Modulebeheerder of RegiCare - Applicatiebeheerder heb je toegang tot de benodigde onderdelen. 

De nieuwe Portal activeren

De nieuwe Portal moet worden geactiveerd in de instellingen van RegiPortal.

Navigeer via het menu naar RegiPortal. Kies daar bovenaan voor "Wijzig".

 Wissel nu naar de nieuwe Portal.

Zoals te zien is in bovenstaande afbeelding zijn er 3 opties:

1. Oude Portal: alles blijft bij het oude

2. Oude Portal met Mijn RegiCare: De bestaande Portal krijgt bovenin het nieuwe onderdeel Mijn RegiCare

3. Nieuwe Portal: volledig over op de nieuwe Portal met de widgets voor berichten, nieuws, links en uiteraard Mijn RegiCare

Gebruik Bekijk om een preview te zien van de betreffende keuze

Als er wordt gekozen voor optie 3, dan dienen de nieuwe widgets te worden geactiveerd.

Tijdens dit proces kan de positie van de widgets ook worden bepaald.

De widgets activeren en bewerken

De widgets zijn de blokjes met informatie in de Portal. Er zijn verschillende soorten.

Via de tegel Widgets kun je zelf bepalen welke onderdelen de Portal bevat en waar deze staan binnen de 2 blokken:

"Mijn RegiCare" en "Berichten en Informatie".

We starten met "Mijn RegiPortal". 

Het beheren begint steeds bij RegiPortal - Widgets.

De nieuwe Portal staat op Actief en vervolgens kies je dus voor "Widgets".

Beheerscherm

Door op de tegel Widgets te klikken, kom je in het beheerscherm.

Mijn RegiPortal

De widgets van dit onderdeel tonen up to date informatie aan de gebruiker uit de verschillende modules zoals RegiMaDi, RegiMatch, RegiAct en RegiTijd. Je ziet bijvoorbeeld Open casussen, Korte contacten, de status van de tijdregistratie e.d.

Ieder blokje heeft een korte beschrijving die aangeeft wat de widget doet.

Je kunt ervoor kiezen om alle widgets aan te zetten en de gebruikers zelf te laten bepalen welke ze aan laten staan en welke ze uitzetten.

Als een gebruiker geen toegang heeft tot een bepaalde module, bijvoorbeeld RegiMaDi, dan komen de widgets voor die gebruiker sowieso niet naar voren.

Naast het tonen van aantallen, heeft dit onderdeel een waarschuwingsfunctie.

Wat de waarschuwing precies is verschilt per widget. Hieronder zie je een aantal voorbeelden.

Via RegiPortal - Widgets beheer je een aantal zaken m.b.t. deze widgets. 

1. Welke widgets worden getoond. Je kunt widgets aan- of uitzetten.
2. Waar deze worden getoond. Je kunt de widgets verplaatsen
3. Mag de widget worden uitgeschakeld door gebruikers? Kies voor vastzetten als de widget aan moet blijven.
4. Is de widget zichtbaar voor alle Portalgebruikers of alleen gebruikers die in bepaalde Distributiegroepen staan?

Met de rode plus voeg je widgets toe, met een rood minnetje zet je widgets weer uit.

Hieronder zie je de belangrijkste icoontjes bij het beheren:

1. Dit icoontje opent het schermpje waarin je verschillende zaken kunt bewerken. Dat zijn de titel, het vastzetten van een widget waardoor gebruikers deze niet kunnen uitschakelen en de toegang m.b.v. distributiegroepen.

Distributiegroepen zijn groepen in RegiCRM. Met behulp van deze groepen kan bij de artikelen worden bepaald welke portalgebruikers de artikelen kunnen zien.
Een persoon kan worden gekoppeld aan één of meerdere groepen.
Door bij het onderdeel Toegang van een artikel één of meerdere distributiegroepen te kiezen wordt bepaald welke groepen en bijbehorende leden het artikel kunnen bekijken.


Hiermee kan worden voorkomen dat bijvoorbeeld vrijwilligers artikelen zien die niet voor hen zijn bedoeld.

Een vastgezet widget kan de gebruiker niet deactiveren en heeft het volgende icoontje: 

Als er sprake is van toegang o.b.v. distributiegroepen, dan wordt het volgende icoontje getoond:

2. Met dit icoontje kan de widget worden verplaatst. Klik op het icoontje en versleep de widget naar een andere plek.

3. Met het rode minnetje kan een widget worden uitgeschakeld. Inactieve widgets zijn grijs (zie bovenstaande afbeelding).

Bij de eerste keer moeten widgets nog worden geactiveerd. Dat kan middels het rode plusje.

Berichten en Informatie

Het tweede blok is Berichten en Informatie en dit bestaat uit de volgende onderdelen:

1. Nieuws - Hier worden berichten geplaatst die een stukje tekst bevatten. Maak het leuk door een afbeelding toe te voegen of link naar (embedded) video van Youtube of Vimeo.
   Om berichten te kunnen plaatsen moet de gebruiker de rol RegiPortal - Auteur of Modulebeheerder hebben.
   Nieuws kan worden ingedeeld in Categorieën.
   
   
2. Prikbord - Hier kunnen de gebruikers korte tekstberichten plaatsen. Bij prikbordberichten kan ook een afbeelding worden toegevoegd. Prikbordberichten plaatsen is toegestaan voor alle rollen van RegiPortal, dus ook voor kijkers.
   
   
3. Kalender - De kalender bevat de activiteiten die worden toegevoegd via de Portal. Daarnaast worden de bijeenkomsten in RegiAct getoond waar de gebruiker aan is gekoppeld als medewerker.
   De kalender kan worden beheerd door een RegiPortal - Modulebeheerder.
   
   
4. Organisatie - Dit onderdeel bevat de Portretgalerij.
   Medewerkers in RegiTijd en/of personen met het kenmerk RegiPersoneel - Personeelslid worden getoond in deze galerij.
   
   
5. Links - Bij links worden nuttige links naar verschillende websites toegevoegd. Bijvoorbeeld een link naar deze kennisbank. Dit kan worden uitgevoerd door de RegiPortal - Modulebeheerder.
   Je kunt de links direct in de widget zelf toevoegen via het icoontje bewerken.
   Het is mogelijk om meerdere linkwidgets aan te maken.
   
   
6. Artikelen - Artikelen zijn uitgebreide berichten die bedoeld zijn om bijvoorbeeld informatie over de organisatie te publiceren. Denk aan handboeken e.d.
   De indeling van artikelen noemen we Bibliotheken. Hiermee kan een structuur worden gemaakt in de widget.
   Artikelen worden beheerd door RegiPortal - Modulebeheerder en het is mogelijk om meerdere widgets van deze soort aan te maken.

Je ziet hier dezelfde icoontjes terug als bij "Mijn RegiPortal" om te bewerken, verplaatsen en uitschakelen.

De toegang regelen voor de widgets

Je kunt de toegang tot bepaalde widgets beperken door een distributiegroep aan de widget te koppelen.

Alleen de leden van de groep zien dan deze widget.

Vooral bij Nieuws, Prikbord en Artikelen is het belangrijk om rekening te houden met deze vorm van toegang. 

Met behulp van distributiegroepen kan je nieuws en informatie gescheiden houden voor groepen gebruikers. 

Zo kun je bijvoorbeeld een Artikelenwidget aanmaken onder de naam "Artikelen vrijwilligers".

Koppel vervolgens de distributiegroep "Vrijwilligers" aan deze widget.

Bij de artikelen die je maakt koppel je vervolgens deze distributiegroep en zo heb je een onderdeel alleen toegankelijk gemaakt voor de vrijwilligers.

Staat alles goed? Heb je via de instellingen gekozen voor de nieuwe Portal?

Informeer jouw collega's dan over de mogelijkheid om hun eigen indeling te maken!

Vind je het lastig om keuzes te maken of loop je tegen problemen op bij het inrichten?
Neem contact met ons op via de helpdesk.
We denken en helpen graag mee bij het opbouwen van de Portal!