RegiPortal - Berichten beheren

Leestijd: ongeveer 5 minuten

In dit artikel leer je over de berichtenwidget, hoe je categorieën kunt aanmaken en berichten kunt plaatsen

INHOUDSOPGAVE

• Berichtenwidget
• Categorieën beheren
• Bericht toevoegen
• Distributiegroepen

Berichtenwidget

Berichten beheren vereist de rol Portal - Modulebeheerder.

Afbeelding 1: Het onderdeel Berichten van RegiPortal.

In het onderdeel berichten kunnen berichten worden toegevoegd die worden getoond in een nieuws- of prikbordwidget.

De opzet is gelijk aan Artikelen, maar het idee erachter is anders.

Artikelen worden gebruikt voor het beschikbaar maken van informatie voor de Portalbezoekers.

Denk hierbij aan informatie omtrent personeel & organisatie, een personeelshandboek, belangrijke formulieren e.d.

Berichten gebruik je voor nieuwsberichten en het prikbord waar Portalbezoekers zelf een bericht kunnen plaatsen.

Berichtenwidget: Dit is geschikt voor algemeen nieuws. Alleen gebruikers met de rol RegiPortal - Modulebeheerder kunnen hier berichten plaatsen.

Afbeelding 2: Selectie op Type bij het scherm Bericht toevoegen.

Prikbordwidget: Dit is geschikt voor algemeen nieuws. Alle gebruikers kunnen hier berichten plaatsen dus dit verloopt via de Home-pagina.

Afbeelding 3: Een prikbordwidget

Dergelijke widgets zijn toe te voegen via het onderdeel 'Widgets'.

Categorieën beheren

Als er meerdere nieuws-, prikbord- en informatiewidgets worden gebruikt, dan wordt het nodig om een indeling in categorieën te maken zodat de artikelen en berichten in de juiste widgets worden getoond.

Als je geen indeling maakt op categorie, dan toont de widget alle berichten.

Door het toevoegen van categorieën kan een structuur worden aangemaakt om de berichten in te plaatsen.

Deze structuur bestaat uit maximaal twee lagen. Een hoofdmap en een submap.

Zodoende krijgen de medewerkers een overzichtelijke Portal waar zij terecht kunnen voor nieuws, bestanden, formulieren, handleidingen e.d.

Deze indeling wordt ook gebruikt voor berichten op het Extranet.

Afbeelding 4: Het scherm Categorieën beheren bij het onderdeel Berichten.

Door bij het toevoegen een hoofdcategorie te kiezen kunnen subcategorieën worden aangemaakt.

Afbeelding 5: Een nieuwe categorie toevoegen bij het onderdeel Berichten.

De categorie wordt uiteindelijk het meest gebruikt bij het toevoegen van berichten. Bij ieder bericht moet worden bepaald in welk widget het bericht moet komen te staan.

De categorie wordt vervolgens gekoppeld in een widget. Zie hiervoor het onderdeel Widgets van de Portal.

Hieronder wordt in een nieuwswidget (type) de categorie ingesteld.

Afbeelding 6: Een nieuwswidget bewerken.

De categorieën die hier worden aangemaakt kunnen worden gekoppeld aan een nieuwswidget. Door deze categorie vervolgens te kiezen in een bericht wordt het bericht getoond in het betreffende widget.

Afbeelding 7: Categorieën bij een nieuwsbericht.

Bericht toevoegen

Bij het toevoegen van een bericht is het belangrijk om het juiste type en de juiste categorie te kiezen zodat de berichten op de goede plek komen te staan.

De functionaliteiten van een berichtenwidget worden verder toegelicht bij Nieuwsbericht toevoegen, Artikelen toevoegen en Afbeeldingen, links en bijlagen.

Distributiegroepen

Distributiegroepen zijn groepen in RegiCRM. Met behulp van deze groepen kan bij de berichten worden bepaald welke portalgebruikers de berichten kunnen zien.

Een persoon kan worden gekoppeld aan één of meerdere groepen.

Door bij het onderdeel Toegang van een bericht één of meerdere distributiegroepen te kiezen wordt bepaald welke groepen en bijbehorende leden het bericht kunnen bekijken.

Hiermee kan worden voorkomen dat bijvoorbeeld vrijwilligers berichten zien die niet voor hen zijn bedoeld.

Afbeelding 8: De toegang regelen bij een bericht.