RegiPortal - Artikelstructuur en toegang beheren

Gemaakt door Jos Koedam, Gewijzigd op Vr, 16 Aug om 9:50 AM op Jos Koedam

Leestijd: ongeveer 2 minuten

In dit artikel leer je meer over het beheren van o.a. bibliotheken voor artikelen en het koppelen van distributiegroepen aan een artikel

INHOUDSOPGAVE

Het onderdeel artikelen beheren

Artikelen beheren

Artikelen beheren vereist de rol Portal - Modulebeheerder.

Artikelen worden gebruikt voor het beschikbaar maken van informatie voor de Portalbezoekers.

Denk hierbij aan informatie omtrent personeel & organisatie, een personeelshandboek, belangrijke formulieren e.d.

De opzet is gelijk aan berichten, maar het idee erachter is anders.

Berichten gebruik je voor nieuwsberichtjes en het prikbord waar Portalbezoekers eventueel zelf een berichtje kunnen achterlaten.

Via het onderdeel artikelen kunnen artikelen worden toegevoegd die worden getoond in de widgets op de Portal.

Dat doen we middels een structuur die we bibliotheken noemen.

De toegang tot deze structuren wordt geregeld m.b.v. groepen.

Bij de artikelen zelf kan de status worden beheerd.

Er zijn 4 statussen:

Aankomend: de publicatiedatum moet nog komen. Het artikel wordt dan zichtbaar.
Actief: het artikel is zichtbaar
Verlopen: de verloopdatum is bereikt. Het artikel wordt niet meer getoond.
Uitgeschakeld: het artikel wordt niet getoond

Met het groene vinkje aan de linkerkant kan het artikel worden uitgeschakeld en weer actief worden gemaakt.

Bibliotheken beheren

Door het toevoegen van bibliotheken kan een structuur worden aangemaakt om de artikelen in te plaatsen.

Deze structuur bestaat uit maximaal twee lagen. Een hoofdmap en een submap.

Zodoende krijgen de medewerkers een overzichtelijke Portal waar zij terecht kunnen voor nieuws, bestanden, formulieren, handleidingen e.d.

Afbeelding 1: De button Bibliotheek toevoegen bij artikelen.

Door 'Hoofden' toe te voegen ontstaat de eerste indeling.

Afbeelding 2: Het scherm Bibliotheek toevoegen bij artikelen.

Onder deze hoofden kunnen weer onderdelen worden geplaatst voor een verdere indeling.

Afbeelding 3: Een titel invoeren bij het toevoegen van een bibliotheek.

Op de Portal kan een indeling met hoofden en subtitels leiden tot een informatiewidget met bijvoorbeeld onderstaande indeling:

Afbeelding 4: Een voorbeeld van een artikelwidget in RegiPortal.

De onderstreepte links zijn de artikelen.

Distributiegroepen koppelen

Distributiegroepen zijn groepen in RegiCRM. Met behulp van deze groepen kan bij de artikelen worden bepaald welke portalgebruikers de artikelen kunnen zien.

Een persoon kan worden gekoppeld aan één of meerdere groepen.

Door bij het onderdeel Toegang van een artikel één of meerdere distributiegroepen te kiezen wordt bepaald welke groepen en bijbehorende leden het artikel kunnen bekijken.

Hiermee kan worden voorkomen dat bijvoorbeeld vrijwilligers artikelen zien die niet voor hen zijn bedoeld.

Afbeelding 5: De toegang regelen m.b.v. distributiegroepen.

Het sleutelicoontje geeft aan dat er distributiegroepen zijn gekoppeld:

Afbeelding 6: Sleutelicoontje bij een artikel.

Hoe voeg je een artikel toe aan de Portal?

Dat hebben we uitgewerkt in het volgende artikel: RegiPortal - Artikelen toevoegen